Depuis mai 2019, les employeurs au sein de l’Union-Européenne doivent mettre en place un système de suivi du temps de travail permettant de mesurer le nombre d’heures effectuées quotidiennement par les employés. Les employeurs doivent donc décider s’ils souhaitent mettre en place un logiciel de gestion des temps et activités (GTA) ou conserver la méthode du suivi manuel des heures de travail.
Mettre en place un nouveau système peut s’avérer complexe. De nombreux employés peuvent se montrer réfractaires au changement et trouver plus pratique de remplir des feuilles de présence. Cependant, le suivi des heures sur papier peut être source de nombreux risques et coûts qui peuvent facilement être évités grâce à un logiciel de gestion des temps de présence.
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La saisie manuelle conduit à des erreurs qui peuvent être évitées
Les humains ne sont pas des robots et certaines erreurs sont parfois inévitables. Avez-vous déjà arrondi les chiffres de vos heures de travail pour des raisons de praticité ? C’est quelque chose qui peut arriver au quotidien que ce soit en partant un peu plus tôt, en prolongeant la pause déjeuner ou lorsque qu’un collègue pointe à la place d’un autre.
Dix minutes de plus par employé chaque jour peut sembler dérisoire au premier abord. Cependant, ces minutes supplémentaires peuvent provoquer une perte annuelle de plusieurs centaines d’euros par employé. Avec un logiciel de gestion des temps et activités, ces manquements ne seront plus que de l’histoire ancienne car les heures ne peuvent pas être ajustées manuellement par les employés.
COVID-19 : la recherche de cas contacts plus difficile
Les réglementations liées à la COVID-19 en matière de santé et de sécurité sont introduites et mises à jour en permanence dans chaque pays. Les RH ont besoin d’un outil permettant de gérer facilement les roulements et l’occupation des bureaux conformément aux règles locales et nationales. Sans un outil approprié pour manager le personnel présent sur site, la recherche des cas contacts peut alors devenir un problème majeur.
Les feuilles de présence doivent être vérifiées manuellement et cela prend beaucoup de temps. Pourtant, le temps presse lorsque l’un de vos collaborateurs se retrouve infecté. Pour assurer la bonne santé de vos clients et de vos salariés et maintenir vos activités en cas d’infection, vous avez besoin d’un outil simple qui puisse vous donner des réponses rapides. En quelques clics, un logiciel GTA vous donne les résultats dont vous avez besoin sans que vous ayez à consulter feuille après feuille les heures de travail vous faisant perdre ainsi un temps précieux.
Pas de vue d’ensemble claire sur les coûts salariaux
Sans un système de gestion centralisé pour suivre les heures de présence, il sera difficile de savoir combien de temps vos salariés ont travaillé exactement. Cela peut être problématique pour la gestion du personnel ou bien être à l’origine d’heures supplémentaires inutiles pouvant être évitées si les heures de travail des employés sont clairement communiquées.
Les heures supplémentaires sont parfois nécessaires pour terminer un projet à temps. Cependant, si vous optez pour un suivi manuel des heures, vous aurez plus de probabilité de vous perdre dans le suivi des coûts des heures supplémentaires et de dépasser votre budget que si vous utilisez un logiciel de gestion des temps et activités. Un logiciel GTA vous permet de superviser vos coûts dans un tableau de bord simple et personnalisable vous évitant ainsi un choc à la fin du mois lorsque vous évaluez les feuilles de présence pour procéder à la paie.
Les employés sont payés sur une base imprécise de leurs heures de travail
Les salaires sont calculés sur la base des heures effectuées par les employés. Si le suivi des heures n’est pas correctement réalisé, la paie peut comporter des erreurs et en fin de compte, prendre plus de temps et coûter plus d’argent. Saviez-vous qu’actuellement, les dépenses salariales représentent jusqu’à 50% des coûts de l’employeur ?
Une étude a également montré que 2 erreurs dans la paie causent le départ de 49% des travailleurs. Avec un logiciel de gestion des temps et activités, votre paie sera calculée en fonction des heures réalisées et enregistrées dans le système. Il améliore donc considérablement l’expérience des employés et minimise le risque d’erreurs dans la paie.
S’assurer du bien-être des employés s’avère plus complexe
Dans un contexte de rythme de travail rapide où règne la mentalité d’être toujours plus productif, de nombreux employés se retrouvent avec la pression de devoir fournir des résultats 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 sans tenir compte des signes d’épuisement de leur propre corps.
Avec un suivi manuel des heures de travail, il est difficile de superviser les heures supplémentaires de chaque employé, de contrôler les absences ou encore de repérer les habitudes de travail malsaines. Pourtant, c’est essentiel ! Si vos employés ne sont pas heureux, et en bonne santé, vous ne pourrez pas obtenir les résultats escomptés. Avec un logiciel GTA, vous avez une visibilté sur ces indicateurs et vous pouvez agir en conséquence dès que vous constatez des habitudes de travail malsaines. Le bien-être de vos employés doit passer avant tout car ils sont votre atout le plus précieux pour le bon déroulement de vos activités.
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