La gestion des absences en télétravail représente un défi pour vous ? Faites-en un succès grâce à nos conseils et astuces !
La gestion des RH a considérablement évolué au cours de l’année dernière et va sans doute évoluer encore plus pour l’année à venir, d’autant plus que la part des salariés en télétravail a considérablement augmentée. Gérer les absences c’était beaucoup plus facile au bureau : il vous suffisait de vous rendre au bureau de vos collègues ou employés pour savoir s’ils étaient présents ou non. Gérer les absences à distance peut représenter un défi dans la mesure où nous ne sommes pas habitués à communiquer tout le temps derrière un écran d’ordinateur et à ne pas voir nos collègues 5 jours par semaine.
Cependant, ce n’est pas le seul défi. Un autre défi consiste à réduire l’absentéisme et à maintenir une ambiance positive et chaleureuse au travail.
Découvrez nos meilleurs conseils et astuces pour relever haut la main tous ces défis !
Nos astuces pour la gestion des absences en télétravail
#1 Optez pour un système intelligent
Grâce à un système intelligent, vous avez à tout moment une vue d’ensemble précise de l’activité et présence de votre équipe.
Un logiciel RH intelligent est un système qui va intégrer un ensemble de modules et de fonctionnalités pour vous proposer la meilleure expérience possible. Il va prendre en compte les données d’absences de vos salariés et les intégrer dans le calcul de la paie, dans la planification des tâches ou encore vous proposer tout une série d’analyses en fonction du nombre d’absences, du type d’absence et bien plus encore. Dans un contexte de télétravail, ce sera l’un de vos meilleurs alliés pour assurer une gestion des absences précise et efficace. Vous n’avez pas encore opté pour un SIRH? Découvrez comment bien choisir son logiciel RH !
#2 Administrez efficacement les absences liées à la COVID-19
Une vue d’ensemble claire et globale des absences sera un atout pour la gestion des absences en lien avec la COVID-19.
Avec la COVID-19, les départements RH ont rapidement été débordés. Entre les absences pour maladie, celles pour garde d’enfants, les salariés devant cesser l’activité temporairement et ceux devant continuer à plein temps, la gestion des absences n’a pas été de tout repos. Les managers et gestionnaires RH se sont vite rendu compte qu’il était nécessaire de mettre en place un système numérique et intelligent pour gagner un temps considérable et y voir plus clair.
#3 Soyez clair au sujet de vos attentes
En communiquant clairement sur les moments où vos employés sont supposés travailler, vous serez mieux organisé et éviterez les absences imprévues.
En télétravail, il est plus important que jamais de faire de la communication une priorité. Il est conseillé de rédiger une politique de télétravail reprenant les conditions, attentes et objectifs. Pour la gestion des absences, c’est même plus que recommandé. Vous devez clairement indiquer à vos équipes quels sont les moments où il est obligatoire de travailler (créneaux horaires spécifiques, jours spécifiques…). La solution la plus efficace serait de fournir à vos employés un espace partagé avec l’ensemble de ces règles afin que chacun puisse y avoir accès et se tenir informé.
#4 Encouragez vos équipes à planifier leurs vacances
Planifier ses vacances à l’avance est motivant pour les employés et vous permet de vous organiser et d’être préparé au moment où ils seront en congé.
Quoi de plus motivant que de savoir que vous allez être en vacances bientôt ? C’est l’un des principaux avantages de planifier ses vacances à l’avance ! Vos employés seront plus productifs et motivés et seront moins susceptibles d’être absents sans justification. Encouragez-les également à prendre des vacances longues afin qu’ils puissent se reposer véritablement et revenir en pleine forme ! Pour vous, en tant qu’employeur, savoir quand les membres de vos équipe sont en congé vous permet de répartir immédiatement le travail et les responsabilités entre les autres employés.
#5 Soyez flexible et disponible
En étant flexible et disponible, vous montrez à vos employés que vous portez de l’intérêt à leur bien-être et à leur vie privée.
Dans un contexte inédit comme celui de la pandémie de COVID-19, il est primordial de se montrer compréhensif et flexible. En autorisant des horaires de travail plus flexibles, vous limitez le risque d’absences imprévues. Vous montrez à vos collaborateurs que vous leur faites confiance pour faire leur travail de manière responsable. Certains de vos employés sont certainement parents et apprécieront de pouvoir organiser leur journée de travail autrement pour respecter l’équilibre entre vie professionnelle et vie familiale. En étant disponible, vous identifierez facilement les besoins de vos employés. Il peut être difficile de mesurer concrètement les progrès et avancées des collaborateurs en télétravail, c’est pourquoi la communication est cruciale. N’oubliez pas de les remercier et les féliciter souvent, c’est un super coup de pouce à la motivation !
#6 Maintenez une ambiance chaleureuse avec vos équipes
Une ambiance conviviale et chaleureuse au travail est l’un des premiers facteurs du bien-être au travail. Lorsque vos salariés se sentent impliqués dans la vie de l’entreprise, ils sont plus performants.
Maintenir une ambiance positive et chaleureuse au travail alors que la plupart des membres de l’équipe sont derrière un écran est un défi, mais c’est possible ! Vous pouvez toujours mettre en place les mêmes petites habitudes que celles que vous aviez au bureau : heure du café, moments de détente…
#7 Analysez les données d’absence
Analyser les données d’absence de vos employés vous permet de voir si votre management est efficace et d’identifier les différents schémas d’absence.
Les données d’absence sont un outil puissant pour identifier les schémas d’absence. Par exemple, si vous voyez dans les chiffres qu’il y a un grand nombre d’absences injustifiées et non planifiées, vous pouvez essayer d’y remédier en changeant d’approche managériale ou en modifiant les plannings. Ces données sont également une porte ouverte à la communication et vous permettront d’en discuter avec vos équipes pour savoir quel est leur ressenti en télétravail.
