Pourquoi investir dans un logiciel ? Projetez-vous simplement avec une équipe plus efficace et une concentration plus forte sur la vérification des données et les relations humaines grâce à un grand nombre de tâches quotidiennes automatisées. En soi, un risque d’erreur presque à 0 en combinant la concentration améliorée, et l’automatisation, mais aussi une meilleure ambiance au sein du département. Les ressources humaines auront moins de frustration et pourront se concentrer sur le développement des talents. Au final, vous investissez pour une meilleure productivité et donc un impact financier positif pour votre entreprise. Découvrez une solution développée selon notre propre expérience utilisateur RH:  notre SIRH Nova Smart NG !

 

Engagez votre stratégie vers l’innovation des processus de Ressources Humaines. Soutenez et valorisez le travail de votre département concrètement en mettant à disposition des outils modernes et adaptés aux tâches quotidiennes.  Dénichez des nouveaux talents, améliorez vos performances, motivez vos équipes, calculez les salaires avec précision, analysez pertinemment grâce à des indicateurs justes ou encore planifiez facilement avec une vision d’ensemble.

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L’agence de placement interagit avec 3 différents acteurs. Leurs principaux besoins sont les suivants:

• Automatiser les processus
• Communiquer efficacement
• Se libérer de la responsabilité législative de la paie locale.

Nous intervenons auprès de ces agences de deux manières:

1. En mettant en place une solution SIRH qui automatise chaque processus entre les différents acteurs de ce secteur d’activité.

2. En prenant en charge la gestion des salaires et des ressources humaines des employés de l’agence de placement. .

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En début de chaque année, souvent de nouvelles législations sont mises en place. Certaines législations concernent directement les entreprises qui doivent s’adapter. Dans cet article, nous faisons le tour des changements à prendre en compte pour les employeurs et RH en 2021.

Impôts à la source

Une nouvelle loi fédérale entre en vigueur au 1 janvier 2021 pour l’imposition à la source. Elle introduit des nouveautés pour les employeurs et les salariés. Le but est de mettre à égalité les contribuables imposés à la source avec ceux qui effectuent leur déclaration annuelle, de se conformer aux obligations envers l’international et d’harmoniser les cantons. Novative s’engage à intégrer les nouvelles réglementations et à rendre compatible entièrement sa solution Nova Payroll avec la nouvelle version SwissDec 5.0. Pour des conseils ou des questions concernant les changements liés à l’impôts à la source en 2021, vous pouvez contacter notre équipe par email : info@novative.com ou consulter le site admin.ch.

Congé paternité

Une nouvelle loi est entrée en vigueur au 1er janvier 2021. Un particulier qui exerce une activité lucrative, pourra bénéficier d’un congé paternité de 14 semaines. La caisse qui prendra en charge les indemnisations sera l’APG (Allocation pour perte de Gain) auprès de laquelle il faudra faire les démarches soit par l’employeur ou le salarié selon leur accord. L’indemnisation est prise en charge à 80% du salaire et les weekends sont inclus. Si l’employeur continue de verser le salaire à l’employé, il sera indemnisé par la caisse, si ce n’est pas le cas, l’employé sera directement indemnisé par la caisse. Vous trouverez plus d’informations ici. Notre équipe d’experts qui traite la paie et l’administration RH de votre entreprise est informée à ce sujet et répond à vos questions. Nova Smart NG est totalement et facilement paramétrable pour prendre en compte ce nouveau calcul et changement de situation du salarié.

L’égalité des sexes

Le conseil fédéral a fixé au 1er juillet 2020 l’obligation aux entreprises de réaliser une analyse de l’égalité destinée à améliorer la mise en œuvre de l’égalité salariale et de prendre des mesures si nécessaire. Les entreprises employant 100 travailleurs et plus devront avoir effectué leur première analyse de l’égalité des salaires au plus tard avant fin juin 2021. Plus d’infos ici.
D’autant plus que, désormais le conseil d’administration des entreprises cotées en bourse devra être plus féminin. Les femmes devront représenter au moins 30% des membres des conseils d’administration et au moins 20% des membres de direction. Dans le cas contraire, il n’y aura pas de sanction mais les entreprises devront se justifier dans leur rapport annuel. Faites un bilan social facilement de vos effectifs par fonction, secteur d’activité, département et période à l’aide de notre solution RH Nova Smart NG. Générez vos rapports annuels automatiquement. Contactez-nous pour des informations complémentaires : info@novative.com.

Droit au remboursement pour les voyageurs

Si un salarié est en retard sur son lieu de travail à cause d’un service de transport public, il peut désormais demander un remboursement. Si le retard est de plus d’une heure, il s’agit d’un remboursement d’un quart du ticket. Si le retard est supérieur à deux heures, c’est un remboursement de la moitié du ticket. Cela s’applique également aux employés qui ont un abonnement. Il n’y aura pas de changements pour l’entreprise qui emploie le salarié « en retard » ou peut-être de fournir un justificatif de retard. Rien n’est précisé pour le moment.

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En tant que décisionnaire ou en charge des ressources humaines, cette année particulière vous a certainement amené à revoir les stratégies internes de votre entreprise. Vous vous concentrez davantage sur la réalisation des objectifs et la performance de vos collaborateurs (découvrez toutes nos astuces pour l’évaluation des performances à distance) au lieu du présentéisme et de l’assiduité. Cependant, pour mettre en place ces nouvelles stratégies, il est essentiel de bâtir une relation de confiance mutuelle avec les collaborateurs en se basant sur des éléments concrets. Sans les outils adaptés, il peut être difficile de s’assurer de la présence des salariés en télétravail. Vos méthodes de suivi peuvent s’avérer obsolètes et non adaptés au télétravail, une forme de travail qui prend de plus en plus d’importance. Découvrez nos astuces pour une gestion du temps de travail efficace, même à distance !

Opter pour une solution SIRH innovante permet de faire face à ces changements. Chaque processus est automatisé permettant aux managers de communiquer rapidement avec les collaborateurs tout en ayant une visibilité claire sur les informations saisies dans le système. Notre SIRH Nova Smart NG est facile d’utilisation pour les employés comme pour les équipes RH ou la direction. Il est accessible partout et à tout moment et vous offre une connexion hautement sécurisée.

Nos conseils pour la gestion du temps de travail à distance ! 

#1  Maintenez une relation de confiance avec les collaborateurs

Pour les ressources humaines ou les managers, il est essentiel de maintenir une relation de confiance avec les collaborateurs. Même si le résultat reste primordial, il faut s’assurer que le temps passé sur les tâches soit correct, notamment dans un contexte de télétravail. La confiance est alors nécessaire. Saisir directement ses heures sur une plateforme conviviale et numérique peut être la solution que vous cherchez. Notre logiciel Nova Smart NG offre plusieurs solutions de pointage : simple clic sur le compteur d’heures directement depuis un ordinateur ou smartphone, TimeSheets pour la saisie des heures par projets ou pour la saisie des heures manuelle… Optimisez la gestion du temps de travail à distance !

#2  Autorisez la flexibilité des heures de travail

Les collaborateurs en télétravail ont davantage besoin de flexibilité dans leurs horaires. En supprimant les déplacements sur le lieu de travail, ils peuvent débuter leur journée plus tôt et la terminer plus tôt ou l’inverse. Les pauses déjeuner sont souvent plus courtes et certains collaborateurs qui sont parents privilégieront le travail le soir pour s’adapter au mode de vie familial et s’occuper des enfants après l’école. Si vous accordez plus de flexibilité pour les horaires, vous montrez à vos employés que vous prenez en compte leur bien-être et que vous vous adaptez. C’est une source de motivation puissante pour les employés qui vous rendront la pareille en étant plus productifs.

Avec Nova Smart NG , vous pouvez garder le contrôle sur cette flexibilité avec la possibilité de paramétrer des tranches horaires de présence obligatoire, de vérifier la saisie des heures ou d’analyser le taux de présence grâce à des rapports personnalisés et concrets.

#3  Optez pour une communication efficace et fluide

Travailler à distance peut mener à des incompréhensions nuisibles pour l’ambiance de l’entreprise qui vous feront perdre un temps précieux. Il peut être alors judicieux de donner plus d’autonomie à vos équipes. Avec une plateforme numérique, ils pourront librement consulter leurs données, documents, heures saisies… En utilisant une solution adaptée comme Nova Smart NG, chaque acteur de l’entreprise peut accéder au logiciel grâce à un accès spécifique, réaliser ses demandes d’absences (maladie, vacances, déménagement, etc.), consulter ses horaires et vérifier leur planning. Les RH et managers recevront des alertes et notifications pour valider ou refuser les demandes tout en ayant une visibilité globale sur les différentes demandes ou absences déjà validées des collaborateurs ou les anomalies d’horaire.  Notre solution vous assure une communication, fluide, rapide et efficace.

#4  Mesurez l’impact de la pandémie sur l’entreprise

Mesurer l’impact des absences cette année sur l’entreprise vous permettra de fixer des objectifs précis pour la nouvelle année. Vous pouvez également fournir un rapport détaillé à la direction afin qu’elle puisse ajouter les données d’absentéisme liées à la COVID-19 dans l’analyse générale de l’impact de la pandémie sur les activités de l’entreprise.

Nova Smart NG, vous fournit des statistiques précises sur le nombre d’absences de l’année. Mesurez l’absentéisme par département, période, âge, fonctions, etc. Vous pouvez extraire les fichiers dans le format que vous souhaitez (Excel, pdf, docx…).

#5  Motivez les équipes grâce à des plannings anticipés

Préparer les plannings d’activités par équipe à l’avance montre aux collaborateurs que l’entreprise continue de fonctionner et les rassure pour leur avenir. Cela contribue au dynamisme de l’entreprise et améliore considérablement son organisation. Notre module Planification Nova Smart NG vous permet de planifier les horaires de vos équipes par secteur d’activité, créer des templates, ajouter vos événements, créer une liste de remplaçants ou encore partager le planning aux équipes concernées uniquement.

Le projet de mettre en place une solution RH demande une préparation particulière. Découvrez nos conseils pour Bien choisir un SIRH !

Contactez-nous pour une démo de notre SIRH sans engagement et bénéficiez de notre offre exclusive pour le mois de décembre : un devis SANS frais initiaux ! 

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Si vous êtes arrivé sur cet article, c’est que vous avez certainement besoin de laisser tomber vos vieux fichiers Excel pour vous tourner vers des solutions modernes. Vous cherchez à obtenir un changement significatif et efficace ? Pour cela, il est important de choisir le logiciel RH adapté aux besoins de votre entreprise !

Découvrez notre liste de critères et nos conseils pour faire votre choix !

L’éditeur et la provenance du logiciel

Afin d’opter pour un logiciel et un service de qualité, il est préférable de se renseigner sur sa provenance. Le domaine des ressources humaines requiert un certain niveau d’expertise et de connaissance et il est nécessaire de s’assurer que le logiciel soit en mesure de traiter convenablement chaque aspect de ce vaste domaine. Posez-vous alors les questions suivantes :  Qui est l’éditeur du logiciel ? Depuis combien d’années le logiciel est-il sur le marché ? Quel est le niveau d’expertise de l’entreprise ?

Les fonctionnalités

Avant d’adopter un nouveau système, prenez le temps d’assister à une démonstration de la solution pour vous assurer que les fonctionnalités soient en accord avec vos besoins et votre routine professionnelle. La plupart des prestataires de logiciel proposent des démonstrations et des devis gratuits, profitez-en !  Assurez-vous que la solution soit adaptable aux spécificités de votre entreprise comme par exemple les schémas d’horaires en vigueur, vos processus de paie, votre système d’analyse et de rapports, les différents droits d’accès selon les rôles et responsabilités de vos collaborateurs ou encore les conventions collectives de travail qui régissent vos activités.

La sécurité et le stockage des données

Les données traitées par les ressources humaines sont précieuses et très confidentielles. Si vous ne choisissez pas d’héberger les données chez vous, il faut alors vous assurer de la sécurité et de la fiabilité du serveur sur lequel vos données sont stockées. Vous devez aussi prendre en compte la capacité de stockage de votre fournisseur. Vérifiez également que l’accès au logiciel soit fait par un authentifiant et un mot de passe complexe et qui suit le protocole SSL pour les données cryptées.

Les mises à jour et la maintenance

Veillez à ce que les mises à jour du SIRH n’aient pas d’impact sur le bon fonctionnement du logiciel. Nous vous conseillons d’inclure votre équipe IT dans le choix du nouveau logiciel RH afin qu’elle puisse intervenir sur ce sujet et vous aider à comparer et évaluer les différents SIRH.

L’intégration avec les autres logiciels

Si vous utilisez une autre application pour la comptabilité ou les salaires par exemple, il est important de vérifier que le logiciel puisse intégrer le système utilisé. Cela vous évitera du temps en saisissant à nouveau les données.

La convivialité de l’application

Pour gagner du temps, il est essentiel que tout le monde puisse se sentir à l’aise avec l’application, même les collaborateurs qui n’ont pas ou peu de notions en ressources humaines. Le logiciel RH doit aussi vous permettre de naviguer facilement pour vous faire gagner un temps précieux.

Le support technique

Comme pour chaque logiciel tiers utilisé, il est essentiel de s’assurer que l’entreprise propose un service support technique de qualité. Il faut que vous puissiez être rapidement assisté si vous rencontrez un quelconque problème avec la solution. Assurez-vous de la qualité et de la disponibilité du service client de votre prestataire.

La solution SaaS

Informez-vous sur le système d’exploitation. Quelles sont les possibilités d’hébergement et d’installation du logiciel ? Optez pour un service Cloud sécurisé peut s’avérer vraiment intéressant et notamment en cette période de Covid 19 où le télétravail a pris une importance considérable. Avec une solution SaaS, vous pouvez suivre ou assurer le management des collaborateurs depuis votre domicile et eux-mêmes peuvent saisir leurs données et consulter leurs documents partout et à tout moment.

Pour conclure : il est conseillé de se préparer avant de commencer la recherche d’un SIRH, de définir les besoins de l’entreprise, l’objectifs sur le long terme que doit accomplir le logiciel, les fonctionnalités et la sécurité des données etc.

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Vous découvrez Nova Smart NG ? Voici comment se présente la solution: entrez dans Nova Smart NG via votre navigateur en ligne par une connexion avec un mot de passe sécurisé. Découvrez différents modules de gestion du capital humain (planification, absences, présences, formations, payroll, timesheets, piquets, note de frais, pointage, évaluation, recrutement etc.). Naviguez où vous avez besoin et effectuez votre travail de ressources humaines aisément.

Fonctionnalités pour la gestion des services sur appel

Intégration des besoins en couverture

Dans un premier temps, vous intégrez vos besoins en couverture périodique. Vous paramétrez Nova Smart NG selon votre entreprise et ses besoins. Par exemple ; durant la période d’été, vous avez besoin de couvrir 3 fois par semaine, un aide-soignant, un médecin, et un pédiatre. Vous ajoutez ce besoin en couverture dans le système. Sur cette base, la planification sera simplifiée. Nova Smart NG vous offre la structure et la plateforme de gestion puis c’est vous qui la modelez à votre convenance.

Trois clics sur un planning convivial

Le manager ou responsable des ressources humaines, accède un planning annuel puis planifie par simple clic les services de piquets par collaborateur. Le jour entier sera représenté par une « lune complète » et une « demi lune » pour la demi journée.

Fiabilité grâce à une liste d’anomalies

En comparant vos besoins en couverture et votre planification, Nova Smart NG vous informera des anomalies. Par exemple : il vous manque du personnel de piquets durant telle ou telle période ou encore, vous avez planifié deux personnes le même jour etc. Cette fonctionnalité est essentielle car elle permet d’éviter toutes erreurs humaines et les conséquences qu’elles peuvent engendrées. Vous êtes réactif en temps réel et vos collaborateurs peuvent s’appuyer sur des plannings fiables.

Planification individuelle des temps de piquets

Selon le fonctionnement de l’entreprise, vous octroyez l’accès aux collaborateurs qui planifient eux-mêmes les temps de piquets. Ils seront restreints par des règles prédéfinies par l’entreprise et informés dans le cas où les temps saisis dans le planning crée une anomalie. Une validation hiérarchique peut être mise en place, dès lors à chaque planification le manager recevra une alerte en tant que demande de validation.

Synchronisation avec le calendrier Outlook

Comme la plupart des entreprises, vous travaillez éventuellement avec Microsoft Outlook, et consultez les calendriers partagés internes. Afin de faciliter l’accès à l’information, la planification des piquets est synchronisée de Nova Smart NG vers le calendrier Outlook. Ainsi les collaborateurs concernés sont directement informés et peuvent s’organiser en conséquence. Tout est plus simple quand on a les bons outils en main.

Totalement configuré selon votre entreprise

Pour un travail efficace et en accord avec votre fonctionnement interne, le module des piquets est totalement paramétrable. Adaptez le nom des services, les types de périodes, les types de planification et de suivi, d’accès hiérarchique puis les processus de validations.

Contactez l’un de nos conseillés pour en savoir davantage sur la planification des piquets.

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Le salon RH

Le salon RH est un événement Suisse, qui se déroule chaque année à Genève Palexpo. Cette année il entre dans sa 13 ème édition et accueil plus de 160 exposants et plus de 2500 visiteurs. Le salon RH opère dans un cadre lucratif pour miser sur la qualité des visiteurs, ainsi offrir l’opportunité aux exposants de présenter leur solution à des décisionnaires de Ressources Humaines. Sans oublier l’exclusivité accordée aux prospects.

Novative partenaire Gold

En tant que partenaire Gold, nous avons le privilège depuis chaque année, de promouvoir Novative comme solution globale de Ressources Humaines et Payroll. Nous avons l’occasion de présenter notre logiciel Nova Smart qui couvre l’ensemble de la gestion de la planification, du temps et des activités, de la paie, du recrutement, des évaluations, formations, des statistiques, et notes de frais. Nous proposons une solution unique et modulaire, en Cloud ou licence et aussi disponible sur smartphone. C’est avec un grand plaisir qu’on vous invite sur notre stand afin d’explorer nos différents modules. Notre équipe d’expert RH et Payroll, sera aussi disponible pour discuter de nos services d’externalisation globale, locale et à la carte. Chaque année, nous avons créé des relations intéressantes et bénéfiques, nous sommes très fiers de soutenir le salon RH en tant que partenaire Gold.

Lieu et date

Le salon aura lieu le mercredi 2 et jeudi 3 octobre 2019.

Genève, Palexpo, Hall 2.

Pour plus d’informations, consultez le site internet du salon : https://www.salon-rh.ch/.

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La CCNT est une convention collective spécialement mise en place pour l’hôtellerie. Elle permet de s’assurer que le personnel hôtelier travail dans des conditions décantes. Cela comprend notamment des salaires minimums selon la qualification de l’employé, un taux de travail et des horaires règlementés, un minimum de jours de vacance à respecter, des jours de repos obligatoires, ou encore le droit à l’indemnisation des jours fériés etc.

Des contrôles envers les employeurs dans les hôtels et restaurants sont effectués régulièrement pour vérifier que la loi et que ces conditions soient proprement respectées. Les employeurs sont tenus de prouver le respect de ces lois.

L’hôtellerie est un domaine où chaque minute compte et l’organisation se joue beaucoup en temps réel. Les horaires sont irréguliers, les périodes de fluctuations intenses sont souvent pendant les jours fériés durant lesquels beaucoup de personnel est sollicité sur les lieux. Ces jours fériés doivent être compensés pour tout le monde pourtant l’hôtel doit bien continuer de tourner. Pour une multitude de raison comme celles mentionnées ci-dessus, ce n’est pas toujours facile pour les ressources humaines et manager de faire respecter ces lois, tout en organisant ses équipes. Ceci peut engendrer un réel stress.

Grâce à notre expérience dans l’hôtellerie et par notre propre métier de ressources humaines, nous avons conçu et développé Nova Smart pour répondre à ce type de problèmes. Nova Smart est conforme à la CCNT.

Qu’est-ce que cela signifie concrètement pour les RH en hôtellerie ?

Nova Smart est une solution RH qui propose différents modules comme la planification, les absences, présences, la paie, les évaluations etc. Chaque processus de ces modules est conforme.

Voici une liste non exhaustive des processus RH conforme à la CCNT dans Nova Smart:

• Alerte du temps de repos selon la CCNT
• Aperçu instantané du solde horaire, vacance, absences etc.
• Alerte de jours fériés qui doivent être récupérés
• Alerte d’heures supplémentaires trop élevés
• Calcul du salaire en conformité avec la CCNT
• Extraire des rapports pour la CCNT…

Nova Smart vous enlève un souci permanent en vous informant de la situation de chaque employé. Gardez une vision d’ensemble sur le personnel hôtelier.

Si vous souhaitez en savoir plus sur cette norme et sur comment nous l’intégrons dans nos services, contactez l’un de nos conseillés qui vous renseignera avec plaisir :

Je me renseigne !

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