Toute entreprise a succès a un processus d’évaluation bien défini, pourquoi ? Accorder de l’importance aux évaluations de performance peut vous aider à reconnaître les employés qui ont besoin d’une formation ou d’outils supplémentaires pour réussir. Cependant, elles peuvent parfois devenir une source de discorde et de frustration sur le lieu de travail. Les employeurs peuvent changer la dynamique des évaluations en les utilisant comme une ressource pour mesurer non seulement la performance des employés mais aussi la performance de l’entreprise à travers la perception de ses employés.

Avez-vous lu la première partie de notre série d’articles sur l’importance de l’évaluation de performance ? Découvrez-la maintenant !

Pour mieux comprendre les besoins de vos employés

Bien souvent, les entreprises font peser une trop grande responsabilité personnelle sur les employés sans leur donner les outils dont ils ont besoin pour réussir. Les managers reprochent aux employés leurs mauvaises performances. Pourtant, si un employé n’est pas performant, il y a de fortes chances qu’il s’agisse d’un excellent employé qui n’a pas reçu les outils nécessaires à la bonne réalisation de son travail. Les outils matériels ne sont pas les seuls qui contribuent au succès d’un collaborateur, parfois il s’agit de donner les droits d’accès à certaines ressources, de proposer une formation ou d’assurer un canal de communication clair. Les évaluations de performance sont le moment idéal pour discuter de ces questions probables et mieux comprendre les besoins de vos employés pour qu’ils donnent le meilleur d’eux-mêmes.

Pour mettre en place une discipline plus raisonnable

Lorsque vous évaluez régulièrement vos employés, il devient plus facile de distinguer ceux qui essaient de réussir dans une situation difficile de ceux qui ne se soucient pas assez de leur travail pour faire des efforts. Ne réprimandez pas vos employés pour les erreurs commises par votre entreprise. Ayez des conversations ouvertes avec eux et assurez-vous qu’ils ont tout ce dont ils ont besoin pour réussir.

La discipline ne doit pas être appliquée tant qu’un chemin clair vers la réussite n’est pas dessiné. De plus, elle doit être un ultime recours si l’employé ne s’applique pas dans son travail alors qu’il a tous les éléments pour y parvenir. Vous ne souhaitez pas réprimander un employé pour quelque chose sur lequel il n’a aucun contrôle. Sinon, vous risquez de fâcher vos employés et c’est toute votre entreprise qui peut en pâtir.

Pour obtenir de meilleures performances grâce à une reconnaissance régulière

Alors que certains employés font du bon travail et méritent d’être reconnus, d’autres vont constamment au-delà des attentes. Ce sont généralement les collaborateurs sur lesquels comptent les managers et qui doivent souvent faire face à une plus grande charge de travail. De nombreux managers pensent que ces employés sont d’accord avec ça et les laissent réaliser leurs tâches sans se plaindre. Cependant, ce n’est pas la bonne approche. Si vous n’ouvrez pas la conversation, il peut être difficile de dire si ces employés sont proches de l’épuisement professionnel ou non. 

Si un employé dépasse régulièrement les attentes, il mérite de le savoir et d’être récompensé pour cela. Les évaluations de performance vous permettent de parler de ces contributions et de savoir ce que l’employé attend et considère comme une juste compensation pour un travail bien fait. Lorsque vous reconnaissez les contributions d’une personne, elle se sent plus à l’aise et motiver à l’idée d’atteindre ses objectifs. L’évaluation de performance aide vos employés à fixer des objectifs et permet aux managers de réévaluer la charge de travail.

Pour fidéliser les employés en créant un parcours de réussite

Les évaluations peuvent contribuer positivement à la fidélisation des employés si elles sont réalisées correctement. Si vos employés ont des objectifs clairs, des canaux de communication ouverts et des systèmes de récompense qu’ils acceptent et auxquels ils participent, ils seront plus heureux, plus investis et plus productifs. Ces mesures sont bénéfiques pour retenir vos talents.

Une évaluation de performance mal réalisée peut perturber votre lieu de travail. Sur plus de 1 000 employés américains interrogés dans le cadre de l’enquête de Reflektive, 85% ont déclaré qu’une évaluation de performance injuste de leur travail les pousseraient à envisager de démissionner. Dans ce groupe, plus de la moitié ont déclaré qu’il était « très probable » ou « extrêmement probable » qu’ils envisagent de quitter l’entreprise. C’est pourquoi, la création d’un parcours de réussite est une meilleure alternative à la discipline. Il est plus bénéfique pour que vos employés aient le sentiment que leur relation avec l’entreprise est coopérative plutôt que basée sur la peur.

Les évaluations de performance visent à établir la communication entre les employés et la direction. Les évaluations doivent permettre de récompenser les personnes qui obtiennent de bons résultats plutôt que de réprimander celles qui n’atteignent pas les objectifs. Les possibilités d’amélioration doivent toujours être envisagées de manière coopérative sans susciter la crainte des répercussions.

Les employés investis resteront plus longtemps dans votre entreprise. Les évaluations clarifient les attentes et donnent des occasions de discuter des problèmes qui peuvent survenir sur le lieu de travail. Lorsque vous vous engagez à réaliser les évaluations de performance avec soin, tout le monde est gagnant.

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Manager des équipes hybrides : un challenge récent

Avec la croissance fulgurante du télétravail suite à la crise sanitaire et le retour des employés sur site depuis quelques mois, manager des équipes hybrides est un challenge auquel beaucoup d’entreprises doivent faire face. Il n’est pas toujours évident de s’assurer que les employés se sentent à l’aise quand ils ne se trouvent pas tous au même endroit. De plus, le télétravail peut affecter le bien-être au travail. Les collaborateurs à distance peuvent ressentir de l’éloignement, une perte de motivation et cela peut même conduire au burnout. Quant aux employés qui reviennent sur site après une longue période d’absence, ils ont besoin d’être rassurés et de renouer progressivement avec les habitudes qu’ils avaient avant.

Adoptez la culture du bien-être !

Le bien-être au travail est partie intégrante de la culture de votre entreprise. Votre entreprise doit promouvoir une culture du bien-être pour que vos collaborateurs se sentent bien. Faire la promotion du bien-être au travail c’est en faire une priorité, une condition de réussite de votre entreprise au même titre que les objectifs commerciaux. Vos collaborateurs se sentiront à l’aise, compris et surtout fiers de participer au succès de leur employeur.

Nos conseils pour assurer le bien-être de vos collaborateurs sur site et en télétravail : 

Formez vos managers

Une fois que vous vous êtes mis d’accord sur la manière dont vous souhaitez promouvoir le bien-être dans votre entreprise, l’étape suivante consiste à informer et à former vos managers. Prenez quelques heures pour leur expliquer la vision du bien-être de l’entreprise. Donnez-leur les clés pour manager efficacement tout en préservant la santé mentale de leurs équipes. Vous pouvez assurer cette formation en interne, mais vous pouvez aussi aller plus loin et financer une formation externe pour acquérir les bases.

Autorisez la flexibilité

La flexibilité est un maître mot dans la gestion des équipes hybrides. En accordant de la flexibilité à vos employés, vous les responsabilisez car ils se sentent en confiance et peuvent adapter leur emploi du temps personnel à leur temps de travail. Prenons l’exemple d’une personne qui aime danser la salsa, mais qui ne peut aller qu’au cours de midi. Si vous autorisez la flexibilité, l’employé pourra y aller et se sentira beaucoup plus motivé au travail car il aura réussi à faire de l’exercice et à faire quelque chose qu’il aime. La flexibilité peut concerner les horaires, la manière d’organiser le travail, mais aussi le travail à distance ou sur site. Comme de nombreux employés reviennent au bureau, vous pouvez leur donner la possibilité de choisir quand ils reviennent et combien de fois par semaine. Un retour progressif au bureau leur permettra de retrouver leurs repères.

Mettez en place un programme d’aide aux employés (PAE)

Le Covid-19 a eu un impact sur la vie de nombreuses personnes dans le monde. Beaucoup ont été confrontés à des problèmes personnels entraînant des niveaux de stress élevés. Les employés ne sont pas toujours à l’aise à l’idée d’en faire part à leur hiérarchie. Vous pouvez donc adopter un programme d’aide aux employés (Employee Assistance Program). Il s’agit d’un programme volontaire, basé sur le travail, qui offre des évaluations gratuites et confidentielles, des conseils à court terme, des références et des services de suivi aux employés qui ont des problèmes personnels et/ou liés au travail. Les programmes PAE contribueront à améliorer l’engagement, la santé mentale des employés et à réduire l’absentéisme ou le présentéisme.

Fournissez à vos équipes un cadre de travail sûr et confortable

Dans le contexte sanitaire actuel, vous devez assurer la sécurité des employés qui retournent au bureau. Pour ce faire, vous pouvez vous veiller au respect des gestes barrières ou désinfecter régulièrement les zones de travail. Vos employés seront soulagés et moins stressés à l’idée de tomber malade.

Offrir un environnement sûr signifie également offrir un environnement confortable. Les employés au bureau disposent de tout l’équipement nécessaire pour travailler efficacement, il devrait en être de même pour vos employés en télétravail. Vous devez vérifier que chaque employé à distance dispose de ce dont il a besoin, comme un ordinateur puissant, un clavier, une souris, une chaise de bureau…

Proposez des activités de bien-être

Un bon moyen de retenir vos talents et de garantir leur santé mentale et physique est de leur proposer des activités de bien-être. Vous pouvez offrir à vos équipes des réductions ou des activités gratuites telles qu’un abonnement à une salle de sport ou des cours de danse. De cette façon, vous pouvez également encourager vos employés à y aller ensemble, à passer un bon moment et à créer des liens en dehors du travail.

Promouvoir le bien-être dans votre entreprise est bénéfique pour votre productivité car les employés se sentent compris et motivés, mais aussi pour votre marque employeur. Une entreprise qui se soucie du bien-être de ses employés et qui communique sur ce sujet sera d’autant plus appréciée. Aujourd’hui, c’est un enjeu majeur qui dépasse le monde de l’entreprise et peut être perçu par vos clients comme un avantage comparatif.

L’importance de la transparence sur le lieu de travail

La transparence sur le lieu de travail est centrale pour une atmosphère de travail positive et axée sur les performances. La transparence sur le lieu de travail décrit une organisation qui s’efforce de partager librement les informations sans omettre ni les bons, ni les mauvais points. En faisant preuve d’intégrité et d’honnêteté, les employeurs peuvent éviter une ambiance de travail toxique où les informations ne sont partagées qu’à huit clos et les employés spéculent sur ce qui se passe réellement. Un lieu de travail transparent instaure la confiance et donne aux employés le sentiment de faire partie de quelque chose de plus grand. L’employeur encourage les idées et les commentaires à s’exprimer librement afin de développer et de valoriser en permanence les points forts de chaque employé. Cela élimine le risque de négliger les grands esprits qui pourraient être bénéfiques pour les performances de l’entreprise.

Globalement, la transparence encourage la collaboration, la confiance, l’engagement et la performance entre les employés et les employeurs. Elle renforce le bien-être et la motivation de vos équipes.

Voici comment mettre en place un environnement de travail transparent :

5 façons de parvenir à un lieu de travail transparent

Définissez le but de la transparence

Définissez clairement en quoi cela vous est bénéfique d’avoir plus de transparence sur votre lieu de travail afin d’être stratégique et d’en comprendre le véritable intérêt. Communiquez clairement à vos employés ce qui est attendu et comment cela est mis en œuvre. Etablissez la confiance en donnant l’exemple.

  Programmez régulièrement des réunions de mise au point

La plupart du temps, les employés ne savent pas sur quoi leurs collègues travaillent. Cela peut nuire au plein potentiel car il n’y a pas de collaboration ou de conversation entre les employés qui peuvent s’entre-aider pour résoudre les problèmes. Cette forme de manque de communication conduit à la solitude et favorise le sentiment que son propre travail n’est pas remarqué.

Les réunions quotidiennes ou hebdomadaires pour faire une mise au point peuvent remédier à ce problème. Ces réunions visent à donner aux employés la possibilité de partager leur travail et de communiquer sur les éventuelles actualités. Cette forme de transparence favorise la communication au sein de l’équipe et l’appréciation des employés.

Partagez le bon comme le mauvais

Nous avons tendance, que ce soit dans la sphère privée ou professionnelle, à ne faire part que du positif afin de ne pas donner l’impression que nos propres performances sont insuffisantes. Personne n’aime admettre ses erreurs, mais elles sont d’autant plus cruciales pour se développer et s’améliorer à l’avenir. C’est pourquoi vous devez encourager la franchise au sujet des erreurs commises et mettre l’accent sur ce qu’elles vous ont appris. Expliquez comment vous allez réagir et aller de l’avant avec le projet ou la tâche pour que les autres en tirent des leçons. N’enrobez pas les résultats car cela ne peut que mener à une répétition des erreurs par d’autres employés qui ne connaissent pas votre courbe d’apprentissage.

Abattez les murs entre les départements

Les départements sont automatiquement séparés par la nature de leurs tâches, leurs projets, la direction d’équipe ou encore, spatialement. C’est parfois la cause de faux préjugés, d’une mauvaise communication et d’une collaboration insuffisante ou médiocre car il n’y a pas de sentiment d’unité.

Il n’est pas nécessaire d’abattre les murs entre les départements au sens propre du terme mais il est possible de prévoir des exercices d’équipe interdépartementaux. Pour cela, les chefs d’équipes peuvent organiser des déjeuners ou des pauses café en commun.

Pas de sujets tabous

Le sujet tabou le plus connu est probablement celui qui mentionne les salaires des employés. Ce tabou existe depuis longtemps dans de nombreux pays et entreprises. Pourquoi ? Pour économiser. Pourtant, la communication ouverte de sujets tabous tels que le salaire peut grandement contribuer à une meilleure atmosphère de travail et à la prévention de la discrimination. Le sentiment d’appartenance est renforcé et le travail est valorisé.

Ces cinq méthodes constituent une très bonne base pour parvenir à une transparence totale au sein de votre entreprise et, en fin de compte, à plus de créativité, de solidarité, d’honnêteté et de bonheur.

Vous souhaitez améliorer le bien-être de vos employés ? Consultez notre page dédiée au bien-être avec de nombreux articles sur ce sujet ainsi que sur la façon dont les logiciels peuvent soutenir votre processus.

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Est-ce qu’un mauvais bien-être financier peut avoir un impact sur la santé mentale d’un employé ?

Selon une étude récente, 39% des employés interrogés pensent que si leurs finances sont en mauvaise santé, cela aura un impact négatif sur leur santé mentale et par conséquent, sur leur travail. Il a été démontré qu’une mauvaise santé mentale réduit la productivité, augmente le présentéisme et l’absentéisme affectant ainsi les résultats de l’entreprise.

Une mauvaise santé financière se reflètera également sur la retraite des employés. Les résultats d’une enquête récente ont montré que 59% des employés pensent qu’ils n’épargnent pas suffisamment pour l’avenir. Il est donc plus probable que ces employés retardent leurs départs à la retraite. Cela affectera la progression de leur carrière et bien d’autres facteurs au sein de la population active.

Le bien-être financier est en passe de devenir l’une des priorités de nombreuses entreprises en matière de bien-être au travail.

Comment les entreprises peuvent-elle agir ?

Pour lancer votre politique de bien-être financier, nous vous suggérons ces 3 premières étapes.

1. Communiquez librement avec vos employés et découvrez ce qu’ils pensent de leur situation financière. Vous pouvez le faire par le biais d’un entretien individuel ou bien d’une enquête interne. 
2. Assurez-vous que vos employés sont conscients des avantages que votre entreprise leur offre et voyez s’ils en bénéficient.
3. Trouvez des conseils financiers gratuits auprès des gouvernements et des organismes agrées dans votre pays.

Mettre en place une politique efficace de bien-être financier peut prendre du temps mais les avantages pour vos employés seront durables.

La réputation des évaluations de performance

L’évaluation des performances peut être un excellent outil pour stimuler les performances, la croissance et obtenir de meilleurs résultats. Cependant, certains employeurs ont abusé des évaluations dans le passé. Des employés ont été licenciés sans préavis en raison de mauvaises performances, des évaluations ont été fondées sur les traits de personnalité plutôt que sur des critères objectifs ou bien les politiques et procédures de l’entreprise n’ont pas été respectées. Tous ces facteurs ont causé de l’anxiété chez les employés à l’approche des évaluations. Pourtant, les évaluations de performance devraient être tout sauf une expérience effrayante et stressante.

Lorsqu’elle est menée correctement, l’évaluation de performance est passionnante. Les employés et les employeurs en tirent de nombreux enseignements. Elle ne doit pas se transformer en un interrogatoire au cours duquel les employés se voient informés de toutes les petites choses qu’ils ont mal faites. Au contraire, elle doit mettre en évidence la manière dont le travail peut être amélioré dans l’intérêt des deux parties. Il s’agit d’écouter, de comprendre et de faire preuve d’empathie pour la situation et les remarques de l’employé tout en gardant à l’esprit les objectifs de l’entreprise.

En faisant de l’évaluation une expérience positive, vous réduisez automatiquement le stress inutile, améliorez les performances globales de vos équipes dans les jours qui précèdent l’évaluation et améliorez le bien-être au travail. Vous constaterez également un changement positif dans l’ambiance de l’équipe avec moins de peur, de tension et d’anxiété.

Nos conseils pour éviter le stress inutile lié aux évaluations de performance

Nous avons rassemblé quelques conseils pour vous aider à faire des évaluations de performance une expérience positive pour vos employés. Ce changement d’état d’esprit ne se fera pas du jour au lendemain en fonction de votre situation actuelle. Il s’agit d’un processus progressif qui portera ses fruits à long terme.

Soyez compatissant et compréhensif

Montrez à vos employés que vous vous souciez d’eux et que vous les écoutez non pas parce que vous y êtes obligé mais parce que vous vous souciez vraiment d’eux. Montrez-leur que leurs opinions et leurs remarques sont tout aussi importants que ceux de l’employeur. Comprenez leurs préoccupations et leurs situations et essayez de trouver des solutions qui favorisent le bien-être au travail et, par conséquent, les performances de votre entreprise.

Communiquez clairement sur les attentes et les processus

Une communication claire est importante, que ce soit dans la vie privée ou au travail. Sans communication claire, les employés ne peuvent pas se préparer aux évaluations de performance. L’anxiété peut s’accumuler en raison du manque d’information au sujet des attentes et la concentration sur leur travail diminue.  Faites savoir à vos employés ce qui va se passer, expliquez le processus, l’objectif et mettez-les à l’aise. Ce n’est que lorsque vous communiquerez efficacement que les employés se sentiront suffisamment à l’aise pour donner leur avis en toute sincérité car ils auront eu le temps de réfléchir à leur propre performance.

Avez-vous déjà opté pour un logiciel d’évaluation des performances ? Découvrez notre module d’évaluation Nova Smart NG qui vous permet de simplifier le processus, de communiquer clairement les attentes et de fixer des objectifs en accord avec les deux parties.

Revoyez vos critères d’évaluation

Arrêtez de juger un employé en vous basant sur le fait que vous l’appréciez ou non. Concentrez-vous sur ses performances, son intégration dans l’équipe et son éthique de travail. Ne confondez pas cela avec le nombre d’heures qu’une personne passe au bureau mais regardez plutôt la qualité du travail fourni. Montrez à vos employés que vous leur faites confiance pour faire du bon travail même s’ils ne font pas autant d’heures supplémentaires que leurs collègues. Définissez des critères clairs à appliquer à chaque employé pour que vos évaluations soient aussi compréhensibles et objectives que possible.

Soulignez le potentiel de croissance de l’employé

Personne n’a envie d’entendre que des commentaires négatifs sur ses performances. C’est le meilleur moyen de démotiver ses employés et de ne pas atteindre le résultat souhaité. S’il est bien sûr important de souligner les comportements et les performances qui ne répondent pas aux attentes de l’entreprise, la question se pose toujours de savoir comment entamer la conversation à ce sujet. Modifiez votre approche du feedback en passant des déclarations générales à la mise en évidence d’aspects spécifiques. Passez de « Tu as fait ceci » à « J’ai remarqué que… » en :

• Décrivant votre observation : « J’ai observé que… »
• Expliquant l’effet que cela a eu sur vous : « Cela a été pour moi… »
• Formulant votre demande de changement et en mentionnant des stratégies pour y parvenir, « Je souhaiterais que… »

N’hésitez pas à aborder le sujet de la santé mentale

Créez un lien de confiance avec vos employés afin qu’ils puissent parler de ce qu’ils ressentent et de ce qui les préoccupent. Ainsi, vous pourrez établir la confiance et l’honnêteté nécessaires pour une évaluation de performance réussie et efficace. Demandez-leur comment la pandémie a affecté leur travail et leur vie personnelle. Vous pourrez ainsi découvrir les raisons de leurs performances ce qui vous donnera l’occasion d’apporter les changements appropriés.

  Ne faites pas de comparaisons

Comparer les performances de l’employé avec celles d’un autre employé de l’équipe est une pratique à proscrire. Vous ne pouvez pas comparer une pomme avec une prune simplement parce qu’elles poussent toutes deux sur des arbres. Ce sont des individus complètement différents, avec des rôles, des possibilités de croissance, des tâches, des responsabilités et des résultats différents. Comparer les employés ne peut qu’engendrer une atmosphère négative au bureau car cela peut pousser vos employés à se faire concurrence et à agir de manière égocentrique.

Faites des feedbacks plus régulièrement

Un enfant est félicité lorsqu’il termine son assiette, à l’école, le travail est constamment évalué par des notes, pourquoi ce feedback régulier devrait-il soudainement cesser dans la vie professionnelle ? Le feedback est un élément important du processus d’apprentissage. C’est le seul moyen pour les employés de savoir s’ils font du bon travail. Le feedback est également un excellent moyen de motiver les employés à donner le meilleur d’eux-mêmes.

C’est pourquoi il est essentiel de faire des retours régulièrement. Les managers doivent prendre du temps pour leurs employés. C’est d’autant plus important dans un contexte de généralisation du télétravail car les employés ont plus de difficulté à savoir si leur travail est correct. Il n’est pas nécessaire de prévoir des conversations de 45 minutes chaque semaine. Environ 10 minutes par employé chaque semaine suffisent amplement. Cette régularité du feedback élimine également la crainte des évaluations de performance trimestrielles ou semestrielles car celles-ci font déjà partie intégrante de la semaine de travail de l’employé.

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1. Réalisez des enquêtes auprès de vos employés

Les enquêtes auprès des employés sont un excellent outil pour évaluer le bien-être. Choisissez la fréquence à laquelle vous souhaitez envoyer ces enquêtes : mensuelle, trimestrielle, annuelle. Plus la fréquence est élevée, plus vous aurez une idée précise du ressenti de vos équipes. Prenez le temps de rechercher et de tester les questions et n’hésitez pas à adapter l’enquête.

Vous pouvez envoyer les enquêtes de multiples manières mais l’outil numérique est plus sûr. C’est également un bon moyen d’organiser et classer les données que vous recevez.

2. Les entretiens individuels

Encouragez vos managers à réaliser des entretiens individuels avec les employés. Incluez une évaluation du bien-être mental dans ces évaluations. Soyez attentif à tout schéma ou tendance qui reviennent dans les remarques des employés.

3. Tirez profit des données RH

Faites bon usage des données RH que vous collectez au quotidien. En observant des indicateurs tels que les absences, les motifs d’absence et la rétention des employés, vous aurez un bon aperçu du bonheur de vos employés.

4. Management de l’information (MI)

Le management de l’information (MI) est une autre grande source de données que les entreprises peuvent utiliser pour analyser le bien-être de leurs employés. L’examen de données telles que l’âge, le sexe et les réclamations qui reviennent souvent peut contribuer à informer et à développer votre stratégie en matière de santé et de bien-être.

Ces méthodes vous donneront une base solide pour mesurer si votre stratégie de bien-être des employés fonctionne. L’essentiel est de maintenir la communication ouverte en accord avec votre culture d’entreprise.

Chez Novative, nous disposons de nombreux outils pour améliorer votre stratégie de bien-être des employés et pour en mesurer le succès >>.

Paie et bonheur au travail : deux notions liées

Selon de récentes études, 47%, soit près de la moitié des personnes interrogées ont cité la paie comme première source de motivation au travail. Dans le contexte de la crise sanitaire, le bien-être au travail est au centre de toutes les préoccupations et le bien-être financier y contribue fortement. Avec l’arrivée du Covid-19, de nombreux foyers ont été impactés financièrement. D’après les chiffres du bureau des statistiques nationales du Royaume-Uni (ONS), près de 12,5 millions de personnes ont déclaré que leur ménage a été affecté financièrement en raison du coronavirus entre le 20 mars et le 7 juin 2020.

Recevoir son salaire en temps et en heures, sans aucune erreur pendant la période du Covid-19 s’est avéré être un soulagement pour beaucoup de salariés. Le bien-être financier des employés doit impérativement être une priorité pour les ressources humaines. C’est l’un des piliers du bonheur au travail. 

Les éléments clés d’une bonne gestion de la paie

Afin d’assurer une paie précise, les gestionnaires de paie doivent prendre en compte une multitude de facteurs. Découvrez les 3 piliers d’une gestion efficace des salaires : 

Conformité

Une bonne gestion de la paie passe obligatoirement par un respect des règles et normes de paie. La législation en matière de paie est très encadrée et il est essentiel pour les gestionnaires de paie d’y prêter une grande attention. La paie est également une fonction qui est régulièrement réformée ou actualisée. Il faut donc réaliser régulièrement une veille afin d’adapter les salaires à tout changement légal, conventionnel ou interne à l’entreprise (respect du taux d’imposition, des taux de cotisation sociale, prélèvement à la source, etc.). Un logiciel de paie automatisé vous aidera à intégrer les changements rapidement et de manière globale pour l’ensemble des utilisateurs concernés.

Précision

Qui n’attend pas sa paie avec impatience tous les mois ? C’est le cas de beaucoup d’entre nous ! Et lorsqu’elle n’est pas conforme à ce que l’on attend, cela peut vite générer de la frustration ou des conflits. Chaque mois, nous avons besoin de payer un bon nombre de factures et  beaucoup organisent leur budget autour du jour de paie. C’est pourquoi il est nécessaire que la paie soit précise, exacte et qu’elle arrive à temps ! Il est également de plus en plus important de faciliter la lecture et la compréhension des fiches de paie. En France, depuis le 1er janvier 2018, le bulletin de paie est généralisé à toutes les entreprises et a été simplifié. Pour créer un lien de confiance avec vos employés, vous pouvez également leur proposer des aides à la lecture des fiches de paie. Le but ? Familiariser vos employés avec la paie afin d’éviter de potentiels litiges. A l’ère du digital, un logiciel de paie vous permettra de calculer les salaires avec une extrême précision. C’est également un excellent outil  pour fournir à vos employés un espace sécurisé et accessible à tout moment pour leurs fiches de paie.

Sécurité

La sécurité des données est un enjeu actuel et majeur. Il faut protéger les données personnelles, d’autant plus dans un monde digitalisé. Quant aux données salariales, elles sont considérées comme davantage sensibles et doivent être manipulées avec précaution. Vous devez assurer à vos collaborateurs la sécurité et la confidentialité de leurs données et documents en respectant les normes en la matière. À Novative, la sécurité est une priorité. Notre système de management de la sécurité de l’information est certifié ISO 27001:2013 et notre logiciel de paie est certifié Swissdec V4. Ces certifications témoignent d’une grande sécurité et rigueur dans la gestion des données qui nous sont confiées. Les données sont stockées dans un centre sécurisé.  Notre logiciel dispose également d’un ensemble de mesures visant à renforcer la confidentialité et la sécurité des données personnelles de nos clients : données cryptées, authentification à deux facteurs, droits d’accès spécifiques pour chaque profil…

Comment la paie contribue au bonheur au travail ?

Réputation

La paie a un impact sur la réputation de votre entreprise. A vous de faire en sorte que cet impact soit positif. Si votre entreprise a la réputation de payer ses salariés à temps, avec exactitude et d’être disponible pour toute question ou remarque, vos employés auront plus tendance à avoir confiance.

Levier de motivation

La paie est un levier de motivation puissant. Vos salariés seront plus motivés et plus engagés dans leur travail et leurs tâches si la paie est précise. Il peut être bénéfique de fixer un jour précis dans le mois (le 1er, le 5 ou le 25e jour du mois par exemple) car c’est une variable immuable qui permettra à vos collaborateurs de gérer plus facilement leur budget.

Accessibilité

Accéder à ses données de paie à tout moment et pouvoir consulter et télécharger ses fiches de paie facilement depuis son ordinateur ou téléphone est devenu un atout indispensable dans toute entreprise. La dématérialisation des fiches de paie a plusieurs avantages :

• Gain de temps par élimination des tâches chronophages
• Stockage et traçabilité
• Modernité
• Réduction de l’empreinte écologique
• Economies

Flexibilité

La flexibilité est l’une des tendances RH de cette année.  Flexibilité dans les horaires, dans le mode de travail mais aussi dans la paie ! Soyez flexibles avez vos employés et montrez-leur que vous leur faites confiance. Avec les complexités liées au contexte actuel, vos collaborateurs peuvent avoir besoin d’une avance sur salaire ou de modifier leur jour de paie. Aujourd’hui, proposer une rémunération flexible n’est plus une tâche aussi complexe qu’avant avec notamment le panel d’outils que les RH ont à disposition pour automatiser et suivre la paie de chaque salarié. 

Gérer la paie des salariés n’est pas toujours une mince affaire car il faut prendre en compte de nombreux facteurs. Avec le développement de la technologie, il existe actuellement des outils puissants qui vous feront gagner un temps précieux à chaque cycle de paie. Vous pouvez désormais optimiser la paie en automatisant les processus et en couvrant l’ensemble de ces spécificités. 

Les effets du mal-être des employés

Selon Forbes, la dépression et l’anxiété coûtent à l’économie mondiale environ 1 000 milliards de dollars par an en perte de productivité. Aux États-Unis, la santé mentale et la toxicomanie coûtent aux entreprises entre 80 et 100 milliards de dollars par an. La dépression serait à l’origine de 400 millions de dollars perdus à cause des jours non travaillés chaque année. Aux États-Unis, environ un adulte sur cinq, soit 18,5 % de la population, souffre d’une maladie mentale chaque année. Au Royaume-Uni, une analyse réalisée par Deloitte a révélé que la mauvaise santé mentale coûte aux employeurs britanniques jusqu’à 45 milliards de livres sterling par an. Les troubles liés à la santé mentale sont également la plus grande cause d’absence pour maladie dans ce pays (Health and Sickness Executive, 2018).

Il s’agit de pertes énormes à la fois pour les employés et pour les employeurs quand le bien-être au travail n’est pas une priorité et ces chiffres illustrent ce propos.

Les avantages du bien-être au travail

Il existe de nombreux avantages pour une entreprise à adopter une approche proactive du bien-être des ses collaborateurs au travail.

Moins de congés maladie et d’absentéisme

Une approche globale et concrète du bien-être des employés aura pour effet une diminution des congés maladies et un retour plus rapide et plus durable des employés au travail après les congés maladie. 

Meilleures performances

Si les employés ne sont pas constamment en congé maladie, ils sont plus présents pour atteindre leurs objectifs. L’alignement des objectifs des employés et de l’entreprise est mutuellement bénéfique. Les employés travaillent ensemble de manière positive et réalisent leurs performances de manière optimale.

Meilleure rétention du personnel

Une entreprise qui défend une vision positive de ses employés et de leur bien-être bénéficiera, en retour, de la fidélité de ses employés. De plus en plus d’employés veulent sentir qu’ils contributent au succès d’une entreprise et veulent se développer avec elle.

Renforcement de la marque employeur

La positivité de vos employés se reflétera dans votre marque d’employeur.

Par où commencer avec une bonne approche ?

Faites du bien-être du personnel une priorité dans tous les domaines de l’entreprise.

Créez une éthique selon laquelle vos employés peuvent vous parler et être ouverts. Faites-leur sentir qu’ils peuvent parler ouvertement sans crainte d’être stigmatisés.

La communication est un facteur clé de la santé mentale. Proposez à vos employés toutes les méthodes de communication possibles : « porte ouverte », FaceTime ou chat, selon ce qui leur convient le mieux.

La flexibilité du travail est un atout majeur pour les employés, elle leur donne également plus de chances de trouver un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

Assurez-vous que les employés savent ce que l’on attend d’eux au travail et ce qu’implique leur rôle.

Vérifiez toujours que les employés sont à l’aise avec leur charge de travail.

Le développement des employés est si important que vous devez vous assurer que votre entreprise se concentre sur ce point. Cela aidera vos employés à sentir qu’ils se développent et contribuent.

Veillez à ce que votre entreprise dispose d’un personnel diversifié et inclusif.

Mettez en place des politiques pour protéger vos employés contre l’intimidation et le harcèlement.

Le bien-être des employés et la pandémie

La pandémie a eu un impact sur la vie des gens, tant sur le plan professionnel que personnel. Certains ont pu être touchés directement par la maladie et ont besoin de temps pour se rétablir (tels qu’un long COVID par exemple). Des êtres chers ont pu être perdus. Des employés peuvent avoir été mis au chômage technique et être nerveux à l’idée de revenir après une longue période d’absence. Il y a aussi ceux qui ont travaillé tout au long de la pandémie et qui peuvent être proches de l’épuisement professionnel.

Le bien-être des employés est plus que jamais essentiel. La mise en place de quelques processus, pour commencer, peut faire une énorme différence pour que vos employés soient heureux. À long terme, vous constaterez que ces processus seront bénéfiques tant pour l’employé que pour votre entreprise.

Absentéisme, Présentéisme & Congéisme : le résultat d’un manque de considération du bien-être au travail ?

Même si les employeurs savent que contribuer au bien-être de leurs collaborateurs par des mesures concrètes permet d’améliorer considérablement leur moral, les cultures inclusives et de diminuer les absences pour cause de maladie, les entreprises ont encore du mal à entendre la voix de leurs salariés. Si de nombreuses entreprises ont intégré davantage de mesures pour la santé mentale à la suite du Covid-19, beaucoup d’autres ne l’ont pas fait. Les employeurs accordent encore trop peu de priorité à la mise en place de solutions concrètes pour le bien-être au travail. En conséquence, de nombreux employés cèdent à l’absentéisme comme dernier recours pour survivre à la pression du travail.

Absentéisme

L’absentéisme est généralement décrit comme une absence non planifiée d’un employé due à la maladie, au stress ou à d’autres causes qui l’empêche de venir travailler. Le stress, principalement causé par la charge de travail, semble augmenter alors qu’elle est déjà l’une des trois principales causes de l’absentéisme chez les employés. 

Présentéisme

Le présentéisme est un terme utilisé pour décrire les employés qui, bien qu’ils soient malades, viennent travailler. Une étude de 2018 indique qu’un nombre impressionnant d’employés, 86%, disent avoir été témoin de présentéisme dans leur entreprise. Alors que les chercheurs indiquent clairement que la productivité et l’efficacité d’un employé malade au travail sont réduites d’un tiers voire plus, certaines entreprises pensent encore qu’un employé malade au travail est préférable à un employé absent toute une semaine. Or, cette pratique peut en réalité être plus néfaste que bénéfique.  Les employés peuvent contaminer leurs collègues et, dans un effet boule de neige, réduire encore plus la productivité si d’autres employés sont malades. En travaillant malades, il est également possible qu’ils mettent plus de temps à se remettre.

Congéisme

Le congéisme définit les employés qui prennent du temps pour travailler, faire des heures supplémentaires ou bien se rendre sur le lieu de travail alors qu’ils sont en vacances. Il s’agit d’une pratique courante qui a pris de l’importance au fil des années. Plus de 69% des personnes interrogées dans le cadre d’une étude récente ont déclaré avoir été confrontées à des cas de congéisme dans leur entreprise et à des employés qui faisaient des heures supplémentaires pour respecter les délais. 

Stratégies pour plus de bien-être au travail et une plus grande efficacité

Pour lutter contre l’absence des employés ou d’autres habitudes de travail malsaines, l’entreprise et les managers doivent mettre en place des mesures pour favoriser le bien-être. Les managers doivent placer l’employé au centre de leurs actions. Voici quelques-unes des nombreuses stratégies que vous pouvez mettre en oeuvre en tant qu’employeur pour libérer le plein potentiel de vos collaborateurs.

Comprendre les causes de l’absence

Sans collecter les données sur les absences et sans faire un suivi régulier, vous courez le risque de ne pas savoir retenir vos talents. Il faut veiller à ne pas négliger les signaux d’alerte qui indiquent parfois un épuisement mental ou physique réduisant ainsi la performance globale des employés. Optez pour un logiciel qui vous offre de la visibilité sur les absences et vous permet d’agir de manière proactive avant qu’il ne soit trop tard. Ne vous contentez pas de collecter des données, mais utilisez-les pour identifier les causes des absences, du stress ou du présentéisme. 

Mettez en place une stratégie pour le bien-être

Mettre en place une stratégie entièrement dédiée au bien-être de vos collaborateurs vous permettra de montrer à vos employés qu’ils sont reconnus pour leur travail et pour la valeur qu’ils apportent à l’entreprise. Une telle stratégie vous permettra de fixer des objectifs et de tester leur efficacité. Adaptez-les si les résultats escomptés ont été atteints ou s’ils sont encore loin d’être atteints.

Proposez différents types de congés

Permettez à vos employés de prendre des congés non seulement pour les vacances, mais aussi pour d’autres circonstances telles qu’une urgence familiale, un déménagement ou bien une garde d’enfants. De cette manière, vous favorisez un environnement de travail sain où les employés se sentent considérés. Un logiciel d’absence peut vous aider à définir différentes catégories et à suivre en temps réel les demandes et les absences. 

Formez vos managers

Les managers directs des employés sont ceux qui les connaissent le mieux. Ils les voient généralement au quotidien et peuvent repérer certains comportements qui mettent en péril leur santé mentale ou physique. C’est pourquoi il est nécessaire de former les responsables hiérarchiques ou les chefs de service afin qu’ils puissent repérer le présentéisme, le congéisme ou tout autre comportement contre-productif qui nuit à l’employé et au service dans leurs performances. Ils doivent pouvoir agir immédiatement et favoriser une culture d’entreprise où le bien-être est une priorité. Cela profitera à l’ensemble de l’entreprise et se traduira par une augmentation de la productivité et de la satisfaction des employés.

Prendre la mesure de la charge de travail pour minimiser le stress

Une charge de travail trop conséquente apparait comme étant la cause numéro 1 des absences liées au stress. Vous devez savoir reconnaître quand la liste des tâches d’un employé n’est pas gérable et pouvoir les soutenir. Intervenez, montrez à votre employé qu’il est important et trouvez des solutions pour qu’ils parviennent à obtenir les meilleurs résultats sans sacrifier son bien-être. Un employé ne peut pas être performant s’il est épuisé et ne reçoit pas de reconnaissance. Mettre ses employés sous pression n’aidera pas à atteindre les objectifs fixés.

Mettre à jour la stratégie de présence de l’entreprise

Les entreprises doivent vérifier si leur stratégie de présence est toujours adaptée à l’ère du travail actuelle. Les employés et les générations Z et Y recherchent plus de flexibilité dans leurs horaires de travail. Ne pas répondre à leurs besoins pourrait être à l’origine d’un mécontentement, d’absentéisme, d’une baisse d’efficacité ou bien il pourrait s’avérer plus difficile de retenir ces talents au sein de l’entreprise.

Analyse de la culture d’entreprise

La culture d’entreprise joue un rôle important dans le fait que les employés se sentent obligés de travailler pendant les vacances ou de se faire porter pâle. Façonnez une culture de travail positive avec des règles et des structures solides. Faites en sorte que les employés soient suffisamment à l’aise pour profiter de leurs vacances bien méritées pour se détendre, au lieu de les passer à tenter de réduire leur charge de travail. Sinon, cela va à l’encontre du but recherché et crée un cercle vicieux de surmenage, de stress et d’insatisfaction qui déteint lentement sur le succès de l’entreprise.

Prendre soin de vos salariés ne signifie pas nécessairement qu’il faille investir beaucoup de ressources. Faire preuve d’empathie et intervenir lorsque la santé physique ou menacée est bien plus important. Montrez à vos employés que votre entreprise leur accorde la priorité et vous verrez que les niveaux d’absence et de performance évolueront pour le mieux.