L’évaluation de performance et ses défis

Lorsque l’on parle d’évaluations annuelles et semestrielles des employés, les avantages l’emportent largement sur les inconvénients.

Lorsqu’elles sont mal effectuées, les évaluations de performance des employés peuvent créer du stress sur le lieu de travail. Elles peuvent même susciter l’appréhension chez les employés. C’est pourquoi les employés ont l’impression que les évaluations des performances ne sont pas représentatives de tout le travail qu’ils accomplissent et qu’elles ne reflètent pas leurs performances comme elles le devraient.

Lorsqu’elles sont correctement effectuées, les évaluations de performance des employés sont un élément crucial pour maintenir un espace de travail sain. Elles permettent de favoriser une culture d’ouverture, de confiance et de respect.

Le succès ou l’échec d’un lieu de travail dépend souvent de l’efficacité et de l’ouverture de ses canaux de communication. Une communication fréquente après une évaluation officielle est la clé de l’efficacité à long terme. En outre, la transparence est essentielle au maintien du bien-être dans votre entreprise.

La transparence est la clé

Réaliser une évaluation de performance ne signifie pas qu’il faille analyser le travail de chaque personne avec un microscope. Il s’agit plutôt d’une invitation à la conversation entre les employés et la direction. Permettez à vos employés de s’exprimer franchement en veillant à ce que leur emploi ne soit pas menacé s’ils le font. La transparence est vitale. Cela signifie que la direction devra parfois écouter et reconnaître les préoccupations de ses employés, même si elles peuvent parfois être difficiles à entendre.

La culture du feedback

Les employés ont besoin de retours réguliers sur ce qu’ils font afin de savoir où ils en sont. Ils ne veulent pas être laissés dans l’ignorance à propos de leur situation dans l’entreprise. Très souvent, les employés qui sont stressés par leurs performances sont vos meilleurs éléments. Vous devez mettre en place un processus d’évaluation officiel pour leur faire savoir qu’ils sont performants afin de maintenir leur motivation.

Les évaluations de performance des employés sont un excellent moyen d’entamer ces conversations. Faites savoir à vos employés où ils se situent exactement, que ce soit positif ou moins positif. Si un employé travaille bien, il doit le savoir. S’il ne va pas bien, il faut lui donner des objectifs à atteindre pour réussir.

Améliorez à la fois l’engagement et la performance de vos équipes

L’engagement des employés s’améliore lorsque l’évaluation de leurs performances est efficace. Les évaluations de performances modifient la façon dont un employé perçoit son travail. Certains employés sont de grands travailleurs indépendants et sont très rarement reconnus pour leurs contributions. D’autres sont d’excellents employés mais ont besoin d’un peu plus de structure.  Les évaluations peuvent leur permettre de repenser leurs performances du point de vue de leur contribution aux grands objectifs de l’entreprise.

Lorsque les employés comprennent l’importance du travail qu’ils accomplissent, ils se sentent automatiquement plus engagés dans l’entreprise dans son ensemble. Lorsqu’une personne se rend au travail en sachant que ses tâches sont un élément important d’un mécanisme plus vaste, ses responsabilités sont plus gratifiantes. Lorsque cette même personne se rend au travail avec l’idée qu’elle ne fait qu’accomplir un ensemble répétitif de tâches peu inspirées, ses performances commencent à en pâtir.

Conseil : Saviez-vous que les employés qui ont des entretiens hebdomadaires avec leur responsable sont 5 fois moins susceptibles de perdre de l’intérêt pour l’entreprise ? Engagez davantage vos employés en programmant des petites réunions régulières & améliorez leurs performances. 

Meilleure communication entre tous les niveaux

Les évaluations de performance permettent de favoriser la communication entre les propriétaires, la direction et les employés. Lorsque la communication est défaillante, les employés peuvent commencer à spéculer et se retrouver dans un cycle de pensées négatives qui auraient pu être évitées si elles avaient été communiquées correctement. Donner la priorité à la communication permet aux employés d’avoir une vue d’ensemble et les aide à trouver leur place au sein de l’organisation. Ils sont beaucoup plus susceptibles d’augmenter leurs performances et de fournir des résultats satisfaisants, s’ils se sentent écoutés et impliqués.

L’évaluation de la performance des employés est un excellent outil pour accroître la performance de vos employés et celle de l’entreprise – mais ce n’est pas le seul. Des contrôles réguliers sont tout aussi importants que le feedback formel pour maintenir un haut niveau d’engagement et un faible taux de rotation du personnel. Nous explorerons dans une deuxième partie d’autres avantages qu’offrent les évaluations de performance, ne manquez pas la suite !

Vous souhaitez automatiser le processus d’évaluation et le rendre plus simple pour vous et vos employés ? Alors consultez notre module d’évaluation des performances et contactez notre équipe. Nous sommes là pour vous aider à améliorer l’expérience de vos employés et à promouvoir une éthique de travail positive.

Collaboration facilitée

Partager des documents et fichiers est super facile avec un outil de gestion électronique des documents (GED). Peu importe où vous ou vos destinataires se trouvent. Les droits d’accès peuvent être utiles dans le cadre d’une collaboration car vous pouvez les limiter à la lecture seule, etc. Les modifications sont faciles à suivre grâce au contrôle de version. Profitez du fait que tous vos documents se trouvent en un seul endroit pour faciliter la collaboration.

Sécurité assurée

LES FONCTIONNALITÉS À RECHERCHER DANS UN LOGICIEL DE NOTES DE FRAIS

Pour vous libérer des processus manuels et résoudre tous les problèmes que vous pouvez rencontrer actuellement, il est important de choisir le bon logiciel pour votre entreprise, celui qui offre toutes les fonctionnalités dont vous pourriez avoir besoin à l’avenir. Découvrez les fonctionnalités d’un logiciel de gestion des notes de frais qui méritent une attention toute particulière afin d’éviter les futurs points de blocage.

La compatibilité avec différentes devises

Voyage d’affaires aux États-Unis et en Chine, bureaux en Suisse et au Japon… Votre logiciel doit être capable de traiter les notes de frais dans différentes devises. C’est une caractéristique importante à prendre en compte tout au long du processus, de l’ajout au remboursement de la note de frais. Si cette fonctionnalité n’est pas disponible dans le logiciel que vous avez choisi, votre équipe risque d’avoir du mal à rembourser correctement les employés et se verra confrontée à un ensemble de complications.

Un processus simple et numérisé

Lorsque vous traitez les notes de frais manuellement à l’aide de feuilles de calcul Excel, vous devez collecter tous les justificatifs papier et les envoyer avec une fiche de données au manager responsable pour obtenir son approbation. Avec un logiciel de notes de frais, vous ne devriez pas avoir à vous préoccuper de ça. Un bon logiciel vous permettra d’attribuer différents rôles et droits d’accès aux membres de votre équipe et de les informer immédiatement lorsqu’une étape est nécessaire pour la suite du processus.

Pas besoin de justificatifs papier

Rassembler les reçus et s’assurer qu’il n’en manque aucun pour rembourser les employés avec précision et assurer une comptabilité harmonieuse sera désormais de l’histoire ancienne. Avec un logiciel de gestion des notes de frais, les employés pourront prendre immédiatement une photo de leur justificatif, l’ajouter sur la plateforme et le classer selon sa nature. C’est ainsi plus efficace, plus écologique et cela permet également d’accélérer le processus de validation ou de refus de la note de frais. Vos employés seront ravis de se voir rembourser leurs notes de frais en un rien de temps !

Un contrôle des dépenses optimisé avec une visibilité en temps réel

Respecter un budget et contrôler les dépenses peut s’avérer être une tâche délicate quand vous devez mettre quotidiennement à jour votre tableur Excel. Les erreurs ne sont pas loin. Un logiciel de gestion des notes de frais performant dispose d’une fonction vous permettant de fixer un budget et de savoir facilement quand ce dernier est atteint.

Une intégration simple avec d’autres logiciels

La double saisie de données prend beaucoup de temps sans pour autant avoir d’impact significatif. I faut donc prendre toutes les mesures possibles pour l’éviter. Les entreprises qui s’occupent des notes de frais manuellement vont parfois devoir entrer à nouveau les données collectées dans leur logiciel de paie. Cette double saisie peut être éliminée. Au moment de choisir votre logiciel de notes de frais, il est judicieux de prêter attention à la possibilité d’intégrer votre futur logiciel à votre logiciel de paie actuel. Si l’intégration est possible, vous travaillerez beaucoup plus efficacement et optimiserez vos processus dans tous les départements.

Une continuité de l’activité garantie

Dans des situations comme celle que l’on vit actuellement, il n’est pas rare de voir les entreprises s’inquiéter de la continuité de leurs activités quand leurs employés se retrouvent séparés et travaillent à distance. La gestion des notes de frais, en particulier, peut être un sujet délicat à traiter entre les justificatifs papier qui doivent être transmis par les employés et les va-et-vient des e-mails pour obtenir l’approbation des notes de frais. Le logiciel que vous allez choisir doit pouvoir s’adapter facilement à divers environnements de travail et à différents droits d’accès. En optant pour un logiciel de notes de frais, vous choisissez un processus numérisé et facilement accessible par l’ensemble des personnes concernées.

Il ne s’agit là que de quelques fonctionnalités d’un logiciel de notes de frais à prendre en considération au moment faire votre choix. Chaque entreprise aura besoin de fonctions supplémentaires propres à son activité. Il est donc crucial de procéder à une étude comparative des différents logiciels du marché afin de trouver celui qui sera adapté à votre entreprise.

Découvrez notre module Nova Smart pour la gestion des notes de frais et contactez-nous pour voir comment nous pouvons personnaliser et adapter notre logiciel à vos besoins spécifiques.

Lisez-en plus au sujet des notes de frais :

5 avantages des notes de frais électroniques

Les avantages d’un logiciel de notes de frais

Quels bénéfices tire-t-on de l’usage de Nova Smart App ?