Rapide résumé : les 3 phases de l’onboarding

Le processus d’onboarding peut se résumer en 3 phases : la phase de pré-intégration, la phase d’entrée et la phase d’intégration. Ces trois phases sont axées sur des questions et défis clés différents auxquels l’entreprise et le salarié sont confrontés.

La phase de pré-intégration :

L’objectif de cette phase est de préparer l’employé au succès. Elle lui montre qu’il a signé un contrat avec une entreprise professionnelle et impliquée dans le bon déroulement de son travail. Cette phase commence immédiatement après l’embauche d’un nouveau talent. La priorité est accordée à la mise en place et à la gestion de l’organisation par le département des ressources humaines et le manager responsable du nouveau talent. Si cette phase est correctement réalisée, l’employé peut commencer à travailler dès le premier jour. La priorité est donnée à une bonne communication et à un accès direct au matériel et outils nécessaires.

La phase d’entrée :

Le but de cette phase est de présenter à l’employé sa nouvelle entreprise, les différents équipes, habitudes, processus, projets, la culture organisationnelle et les procédures de travail. Cette phase comprend la première semaine de travail mais couvre globalement les trois premiers mois dans le nouveau poste ou la nouvelle entreprise. La phase d’entrée est la plus importante pour retenir le talent car elle donne généralement une première impression et une idée de ce que va être le poste dans l’entreprise.

La phase d’intégration :

L’objectif est l’intégration complète du nouvel employé à tous les niveaux : socialement, professionnellement et culturellement. La durée de cette phase dépend de l’employé et peut varier de 3 à 12 mois. Cette phase peut inclure des activités visant à renforcer l’esprit d’équipe, des formations, des sessions de feedback, des projets et bien d’autres choses encore.

Nous avons mis au point une check-list complète et astucieuse visant à réussir les 3 phases de l’onboarding dans un environnement de télétravail.

Le premier jour

	Prévoyez une courte réunion de bienvenue avec l’équipe pour discuter de sujets pertinents comme les horaires des réunions d’équipes, les projets en cours ou l’organisation du travail.
	Planifiez un appel avec le service informatique pour clarifier les bases de l’infrastructure informatique de l’entreprise, du VPN, recevoir les identifiants de connexion nécessaires pour les nouveaux membres de l’équipe et leur présenter les grandes lignes en matière de protection de données.
	Présentez les personnes de contact les plus importantes aux nouveaux employés.
	Organisez une réunion avec le supérieur hiérarchique direct et le nouvel employé pour discuter des tâches, des responsabilités et des attentes du nouvel employés et pour clarifier les potentielles questions qu’il pourrait avoir.

La première semaine

	Demandez à chaque membre direct de l’équipe du nouvel employé de prendre une courte pause virtuelle de 15 minutes pour donner plus de détails sur la future collaboration.
	A la fin de la journée, prévoyez 15 minutes de réunion entre le nouvel employé et le collègue que vous avez désigné pour répondre à ses questions afin de faire le point sur la journée.
	Clarifiez le cadre du travail dans l’entreprise notamment les règles de l’équipe, les heures de travail de base, l’organisation des réunions, le suivi du temps, etc.
	Présentez aux employés les outils les plus utilisés dans l’entreprise.
	Programmez 30 à 45 minutes pour une présentation détaillée de l’entreprise tout au long de la semaine. Présentez l’entreprise en elle-même, les produits, les services, etc. Evitez les réunions trop longues.
	Faites une présentation de votre secteur d’activité et vos principaux concurrents.
	Organisez un appel avec le service informatique (si nécessaire) pour clarifier tout problème ou question qui aurait pu survenir ou pour débloquer les accès aux outils et plateformes.
	Prévoyez une réunion feedback entre le responsable et le nouvel employé à la fin de la semaine pour clarifier les malentendus, les difficultés ou les questions de l’employé. Donnez-leur un aperçu de ce qui est prévu pour la deuxième semaine.

Grâce à cette check-list, vous devriez être en mesure d’embaucher de grands talents, de retenir vos employés et de leur permettre de s’intégrer aisément dans votre entreprise pour un retour sur investissement rapide.

Vous souhaitez simplifier le processus d’onboarding ? Avec notre logiciel Nova Smart NG, vous pouvez rationaliser et gérer de manière complètement numérique le processus d’embauche et d’intégration.  Suivez ce lien ou contactez-nous ici pour en savoir plus.

Les défis

Un nombre important de candidats qui demande une organisation plus efficace

Les entretiens d’embauche à distance

Repérer les compétences d’un candidat en adéquation avec le poste

Identifier les soft skills des candidats

Nos conseils

Optez pour un système automatisé pour la gestion du processus de recrutement

Rédigez avec précision la fiche de poste pour cibler efficacement votre futur talent

Préparez un processus de sélection solide (entretiens, tests de pré-sélection…)

Privilégiez le format vidéo pour les entretiens

Choisissez une plateforme facile d’utilisation pour les entretiens d’embauche

Préparez à l’avance les questions que vous souhaitez poser et laissez aux candidats tout le temps nécessaire pour poser des questions

Vous voulez en savoir plus ? Consultez notre article consacré au recrutement à distance ! 

Les défis

S’assurer de la bonne intégration de la nouvelle recrue à l’équipe

Faire en sorte que le nouveau talent ait une bonne compréhension des outils utilisés et du fonctionnement de l’entreprise

Favoriser le sentiment d’appartenance du nouveau venu à l’entreprise

Nos conseils

Avant le jour J, veillez à donner l’ensemble des informations nécessaires au nouveau membre de l’équipe (horaires, accès aux logiciels collaboratifs, documentation…)

Le Jour J, organisez une réunion vidéo pour présenter la nouvelle recrue à l’équipe et lui expliquer le fonctionnement de l’entreprise et les outils utilisés

Présentez individuellement le nouveau talent aux personnes avec qui il sera en contact dans le cadre de ses missions afin de créer un premier contact

N’hésitez pas à lui demander à la fin de sa première journée ce qu’il ou elle a apprécié et ce qui lui a manqué

Dans les semaines et mois suivants, soyez disponible et réactif s’il ou elle a des demandes tout en lui laissant de l’autonomie

Depuis quelques années, Novative recrute et intègre de nouveaux talents dans ses équipes. Découvrez les témoignages de Julia, Natasha, Shawnessy et Valentine qui travaillent chacune dans un pays différent tout en formant partie de la même équipe !

Julia – Assistante Marketing Digital & Ventes – Travaille depuis l’Allemagne

« Je crois que ce j’ai vraiment apprécié dans les entretiens d’embauche que j’ai eu avec l’équipe de Novative, c’est la gentillesse et l’atmosphère chaleureuse que j’ai tout de suite ressenties au téléphone. C’est d’autant plus important lorsqu’on recrute à distance que l’impact du langage corporel et des expressions faciales est absent.  »

« Dans l’ensemble, le processus de recrutement à distance avec Novative m’a paru très positif d’autant plus qu’il ne ressemblait pas à un recrutement classique mais plutôt à une conversation normale où les deux parties sont au même niveau et comprennent leur position. »

« Pour ce qui est de l’onboarding, j’ai été très heureuse de recevoir un planning de travail avec des tâches et des réunions avant même de commencer ma première journée. Ce planning m’a aidé à savoir à quoi m’attendre le premier jour. »

Shawnessy – Spécialiste de la paie – Travaille depuis les États-Unis

« Le plus grand défi de l’onboarding et du travail à distance a été le décalage horaire. Nous avons alors mis en place des appels Skype et communiquions régulièrement par mail. Je me suis mise d’accord avec mes managers sur un montant horaire et j’envoyais des feuilles d’heures pour le rapprochement mensuel. »

« L’onboarding à distance doit être un processus transparent afin de donner au nouvel employé le sentiment de faire partie de l’équipe. »

« L’avantage du télétravail, c’est que la localisation n’est plus un obstacle et le bassin de recrutement s’est considérablement élargi. Les entreprises peuvent réduire leurs frais généraux grâce à la réduction de l’espace nécessaire pour accueillir leurs salariés. Les employés ont plus de flexibilité et un meilleur équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée. De plus, beaucoup d’employés n’ont plus à se déplacer pour se rendre au travail ce qui est bénéfique pour l’environnement. »

Natasha – Responsable Marketing – Travaille depuis le Royaume-Uni

« L’entretien à distance avec Novative a pris moins de temps qu’un entretien en face à face. Ca permet de gagner du temps et d’éviter les coûts liés au déplacement. J’ai eu un entretien en face à face à la fin du processus et j’ai été ravie de pouvoir rencontrer mes futurs collaborateurs en personne. »

« Je pense que le plus grand défi dans le processus à distance, c’est l’onboarding. Il faut qu’il soit transparent et précis afin de donner au nouvel employé le sentiment de faire partie de l’équipe même s’il est loin et c’est ce que j’ai tout de suite ressenti avec Novative. »

« L’un des plus grands avantages du télétravail, c’est de pouvoir travailler pour des entreprises internationales. En tant que candidat, vous disposez d’un plus grand nombre d’opportunités d’emploi ! »

Valentine – Assistante Marketing Digital & Ventes – Travaille depuis la France

« Le processus de recrutement avec Novative a été plutôt rapide et je trouve que c’est un avantage. Quand on recherche du travail, on aime bien être rapidement fixé et cela a été le cas. J’ai tout de suite apprécié les échanges que j’ai eu avec les managers. »

« J’ai été recrutée depuis la France et je n’ai pas encore eu l’occasion de rencontrer en chair et en os mes collègues de travail et pourtant, j’ai déjà la sensation des les connaître. Ce que j’ai aimé dans l’onboarding avec Novative, c’est que j’ai tout de suite été présentée aux personnes qu’il fallait et à qui j’ai pu demander de l’aide chaque fois que j’en avais besoin. »

#1 Traiter tous les employés de la même manière

Programmer une réunion dans une salle de réunion incite les employés à parler avant même que la réunion ne débute. Ils peuvent alors partager des informations précieuses que les autres peuvent manquer s’ils ne sont pas encore présents. Cela peut vite devenir une source de confusion et donner un sentiment d’exclusion aux employés en télétravail qui ne prennent pas part à ces conversations.

Pour éviter une telle situation, faites participer chaque membre de l’équipe depuis son bureau et ne réunissez pas tous les employés dans une seule et même salle. Bien entendu, c’est plus facile à organiser si chaque employé dispose de son propre bureau. Toutefois, cela réduit le risque des informations importantes soient partagées avant que les membres de l’équipe à distance n’aient rejoint la réunion.

#2 Mettre en place des outils numériques pour une meilleure dynamique d’équipe

Les outils numériques sont un atout considérable pour une communication fluide. Ils permettent de maintenir le contact entre les membres de l’équipe qui ne se voient pas régulièrement en face à face. Optez pour le digital et passez du simple courrier électronique à des logiciels plus complets comme Teams ou Webex. Organisez régulièrement des réunions café avec vos équipes pour que vos collaborateurs puissent profiter de moments de détente comme s’ils étaient au bureau. Teams propose également un panel de fonctionnalités et applications pour permettre aux employés de gérer plus facilement leur temps, de planifier des projets, de participer au brainstorming d’idées ou encore de commenter le travail de leurs collègues.

#3 Adapter les règles de l’entreprise aux conditions de travail à distance

Dans les premiers mois de 2020, alors que les modèles de travail hybrides commençaient à prendre une place considérable, les employeurs se sont concentrés sur la santé mentale de leurs salariés et notamment sur l’importance de la séparation entre le travail et la famille ainsi que le droit à la déconnexion. Ces sujets risquent de continuer d’impacter la vie des entreprises même une fois la pandémie terminée.

Le risque d’épuisement professionnel ou burnout est élevé lorsqu’on travaille à domicile. C’est pour cette raison qu’il est important de revoir très régulièrement les politiques de l’entreprise. Assurez-vous que votre entreprise promeut une culture saine et compatissante où les employés peuvent s’épanouir et obtenir les meilleurs résultats possibles au travail.

#4 Travail hybride = Flexibilité

L’époque où les employés occupaient un emploi de 9h à 17h et n’avaient pas la possibilité de se rendre chez le médecin ou d’aller chercher leurs enfants est révolue. Voyez si les membres de votre équipe peuvent se rendre disponibles à certaines heures ou s’ils peuvent bénéficier d’une certaine souplesse dans l’aménagement de leurs horaires. Certains employés peuvent avoir besoin de travailler de 9h à 17h comme les équipes du service client par exemple mais les autres collaborateurs peuvent se permettre d’être un peu plus flexibles. Assurez-vous simplement de savoir quand les employés travaillent et que les employés travaillant au même endroit aient des horaires qui se chevauchent.

#5 Définir des règles claires

Pour manager efficacement des équipes hybrides, vous devez disposer d’une structure définie et de règles claires et précises. Assurez-vous que toutes les informations soient facilement accessibles pour les employés. Ils pourront ainsi les consulter eux-mêmes pour éviter de se poser sans cesse les mêmes questions. Donnez-leur accès à une plateforme où ils pourront voir les réunions qui doivent se dérouler en face à face, les règles liées aux absences ou encore vérifier les jours où les employés sont sur site et ceux où ils travaillent à distance.

Collaboration facilitée

Partager des documents et fichiers est super facile avec un outil de gestion électronique des documents (GED). Peu importe où vous ou vos destinataires se trouvent. Les droits d’accès peuvent être utiles dans le cadre d’une collaboration car vous pouvez les limiter à la lecture seule, etc. Les modifications sont faciles à suivre grâce au contrôle de version. Profitez du fait que tous vos documents se trouvent en un seul endroit pour faciliter la collaboration.

Sécurité assurée

Le télétravail

Le télétravail permet aux professionnels de choisir librement l’endroit où ils veulent travailler. Ils sont libres de travailler où bon leur semble tant qu’ils réalisent efficacement leurs tâches avec les résultats escomptés. Certains employeurs peuvent toutefois limiter cette flexibilité dans le cadre d’un accord contractuel pour mettre en place des mesures de contrôle. Ainsi, les employeurs peuvent fixer des heures de travail et des réunions. Ce mode de travail permet également aux recruteurs d’embaucher plus facilement des personnes en dehors du pays où se trouve les bureaux. Ils peuvent alors embaucher des employés qualifiés et créer un vivier de talents à l’échelle mondiale.

Le travail sur site

Travailler au bureau ou sur site est le mode de travail le plus traditionnel. Les employés se rendent sur leurs lieux de travail et travaillent au même endroit que leurs collègues. En général, chaque employé dispose d’un bureau et peut utiliser des salles de réunions. Ce mode de travail implique que les employés résident à proximité des lieux.

Le travail en mode hybride

Le mode de travail hybride est la voie de l’avenir comme le laissent penser les recherches. Les employés travaillent généralement un nombre déterminé de jours dans la semaine à distance et se rendent au bureau le reste du temps. Le défi de ce mode de travail est de répondre aux besoins des employés, qu’ils soient sur place ou en télétravail.

Bien organiser la gestion des différents modes de travail pour répondre aux divers besoins de vos équipes peut être délicat, mais pas impossible. Les étapes ci-dessous vous aideront à favoriser un environnement de travail heureux et productif. Valorisez chaque besoin de manière égale et maintenez un bon esprit d’équipe. Vos équipes sont hybrides ? Découvrez nos conseils pour manager efficacement les employés en télétravail et ceux sur site.

Fournissez le même équipement à vos employés peu importe le lieu où ils travaillent

Ce n’est pas parce que vos employés ne disposent pas de bureau sur leur lieu de travail qu’ils n’en ont pas besoin du tout. Pour qu’ils aient les mêmes chances d’être productifs et de réussir que vos collaborateurs sur site, vous devez leur fournir tout l’équipement dont ils peuvent avoir besoin. Par exemple, un ordinateur portable, un deuxième écran, un siège de bureau et l’accès à des logiciels spécifiques.

Établir des règles et des limites claires

Communiquer les règles et les limites pour le télétravail y compris les heures de travail standards, la flexibilité du travail, la disponibilité des réunions et les processus de l’entreprise. En outre, assurez-vous que l’employé à distance sait exactement qui contacter pour quelle question. Les contacts pour l’informatique et les RH sont un excellent moyen de commencer.

Assurez la sécurité des données

Dans un environnement de travail à distance, vous n’avez généralement pas toujours l’œil sur la sécurité des données de l’entreprise. Assurez-vous que les directives de votre entreprise à ce sujet sont appliquées et mettez en place des restrictions sur le travail dans les cafés ou autres si vous vous inquiétez de la sécurité de vos données.

Outils de vidéo-conférence

Les logiciels de vidéo-conférence et de collaboration (Teams, Webex, Slack, etc.) sont indispensables si vous souhaitez avoir des équipes productives et collaboratives. De plus, cela permet aux travailleurs à distance d’entrer en contact facilement avec ceux qui sont présents sur site ou avec d’autres personnes en télétravail afin qu’ils se sentent moins « seuls ».

Conversations en tête à tête

Dites OUI aux conversations en tête à tête avec vos employés à distance ! Sinon, vous avez peu de chance de bien les connaître, de connaître leurs difficultés, leurs succès et d’établir une relation de confiance. Prévoyez des réunions régulières, écoutez et faites savoir à vos employés qu’ils sont importants.

Adoption d’un logiciel RH

Le logiciel RH est le meilleur outil pour planifier les congés, vérifier les horaires de travail et la disponibilité de vos équipes. Il vous permet de voir simplement qui travaille quand et d’avoir une vue d’ensemble des personnes disponibles au bureau et à distance. De plus, les télétravailleurs disposent d’un outil facile d’utilisation pour suivre leurs horaires, vérifier leurs heures supplémentaires, prendre leurs congés annuels ou simplement voir qui travaille pour planifier les congés en conséquence.

Utilisez votre espace de travail

Les travailleurs sur site utiliseront l’espace de bureau différemment, d’où la nécessité de le réorganiser et de le restructurer. Moins de travailleurs partageront le même bureau mais plus de travailleurs se retrouveront ensemble dans les salles de réunion. Créez davantage d’espaces de collaboration et de salles de réunions pour répondre à ces nouveaux besoins.

Mettez en place un système de réservation de salles avec outils de visioconférence

Essayez de mettre en place une solution qui permette de réserver des salles en même temps que de programmer des vidéo-conférences. Vous vous demandez pourquoi ? Dans un environnement de travail hybride, il y aura de nombreuses réunions auxquelles les travailleurs sur site et les travailleurs à distance devront participer. S’ils ne peuvent pas réserver à l’avance, les collègues risquent de perdre 10 minutes pour trouver une salle. De plus, des salles sans outils de visio-conférence risque de ne pas faciliter la communication.

Clarifiez les règles & les attentes

Il est presque impossible de faire fonctionner le mode de travail hybride si vous ne fournissez pas d’informations suffisantes à vos employés. Indiquez clairement aux employés quand ils doivent être au bureau, dans quelle mesure ils peuvent choisir leurs jours de travail à distance et comment communiquer. Vous minimiserez les malentendus dès le début.

Appliquez les mêmes conseis que pour les travailleurs sur site et en télétravail

Veillez à prendre en considération toutes les astuces mentionnées ci-dessus pour les télétravailleurs et travailleurs sur site. Les employés hybrides cumulent l’ensemble de ces besoins car ils alternent plusieurs lieux de travail.

Si vous voulez en savoir plus sur la façon dont un logiciel RH intelligent et facile d’utilisation peut vous aider vous et votre équipe à améliorer votre productivité et votre efficacité, consultez cette page.

#1  Optez pour un système intelligent

Grâce à un système intelligent, vous avez à tout moment une vue d’ensemble précise de l’activité et présence de votre équipe. 

Un logiciel RH intelligent est un système qui va intégrer un ensemble de modules et de fonctionnalités pour vous proposer la meilleure expérience possible. Il va prendre en compte les données d’absences de vos salariés et les intégrer dans le calcul de la paie, dans la planification des tâches ou encore vous proposer tout une série d’analyses en fonction du nombre d’absences, du type d’absence et bien plus encore. Dans un contexte de télétravail, ce sera l’un de vos meilleurs alliés pour assurer une gestion des absences précise et efficace. Vous n’avez pas encore opté pour un SIRH? Découvrez comment bien choisir son logiciel RH !

#2 Administrez efficacement les absences liées à la COVID-19

Une vue d’ensemble claire et globale des absences sera un atout pour la gestion des absences en lien avec la COVID-19. 

Avec la COVID-19, les départements RH ont rapidement été débordés. Entre les absences pour maladie, celles pour garde d’enfants, les salariés devant cesser l’activité temporairement et ceux devant continuer à plein temps, la gestion des absences n’a pas été de tout repos. Les managers et gestionnaires RH se sont vite rendu compte qu’il était nécessaire de mettre en place un système numérique et intelligent pour gagner un temps considérable et y voir plus clair.

#3  Soyez clair au sujet de vos attentes

En communiquant clairement sur les moments où vos employés sont supposés travailler, vous serez mieux organisé et éviterez les absences imprévues. 

En télétravail, il est plus important que jamais de faire de la communication une priorité. Il est conseillé de rédiger une politique de télétravail reprenant les conditions, attentes et objectifs. Pour la gestion des absences, c’est même plus que recommandé. Vous devez clairement indiquer à vos équipes quels sont les moments où il est obligatoire de travailler (créneaux horaires spécifiques, jours spécifiques…). La solution la plus efficace serait de fournir à vos employés un espace partagé avec l’ensemble de ces règles afin que chacun puisse y avoir accès et se tenir informé.

#4  Encouragez vos équipes à planifier leurs vacances

Planifier ses vacances à l’avance est motivant pour les employés et vous permet de vous organiser et d’être préparé au moment où ils seront en congé. 

Quoi de plus motivant que de savoir que vous allez être en vacances bientôt ? C’est l’un des principaux avantages de planifier ses vacances à l’avance ! Vos employés seront plus productifs et motivés et seront moins susceptibles d’être absents sans justification. Encouragez-les également à prendre des vacances longues afin qu’ils puissent se reposer véritablement et revenir en pleine forme ! Pour vous, en tant qu’employeur, savoir quand les membres de vos équipe sont en congé vous permet de répartir immédiatement le travail et les responsabilités entre les autres employés.

#5  Soyez flexible et disponible

En étant flexible et disponible, vous montrez à vos employés que vous portez de l’intérêt à leur bien-être et à leur vie privée.

Dans un contexte inédit comme celui de la pandémie de COVID-19, il est primordial de se montrer compréhensif et flexible. En autorisant des horaires de travail plus flexibles, vous limitez le risque d’absences imprévues. Vous montrez à vos collaborateurs que vous leur faites confiance pour faire leur travail de manière responsable. Certains de vos employés sont certainement parents et apprécieront de pouvoir organiser leur journée de travail autrement pour respecter l’équilibre entre vie professionnelle et vie familiale. En étant disponible, vous identifierez facilement les besoins de vos employés. Il peut être difficile de mesurer concrètement les progrès et avancées des collaborateurs en télétravail, c’est pourquoi la communication est cruciale. N’oubliez pas de les remercier et les féliciter souvent, c’est un super coup de pouce à la motivation !

#6 Maintenez une ambiance chaleureuse avec vos équipes

Une ambiance conviviale et chaleureuse au travail est l’un des premiers facteurs du bien-être au travail. Lorsque vos salariés se sentent impliqués dans la vie de l’entreprise, ils sont plus performants.

Maintenir une ambiance positive et chaleureuse au travail alors que la plupart des membres de l’équipe sont derrière un écran est un défi, mais c’est possible ! Vous pouvez toujours mettre en place les mêmes petites habitudes que celles que vous aviez au bureau : heure du café, moments de détente…

#7 Analysez les données d’absence

Analyser les données d’absence de vos employés vous permet de voir si votre management est efficace et d’identifier les différents schémas d’absence. 

Les données d’absence sont un outil puissant pour identifier les schémas d’absence. Par exemple, si vous voyez dans les chiffres qu’il y a un grand nombre d’absences injustifiées et non planifiées, vous pouvez essayer d’y remédier en changeant d’approche managériale ou en modifiant les plannings. Ces données sont également une porte ouverte à la communication et vous permettront d’en discuter avec vos équipes pour savoir quel est leur ressenti en télétravail.