La Check-List qu’il vous faut pour un Onboarding virtuel réussi !
L’onboarding des nouveaux employés est la toute première impression qu’une entreprise donne à ses nouveaux talents. Elle permet également aux responsables de créer un planning et de se concentrer stratégiquement sur les sujets que les nouveaux employés devront maîtriser pour obtenir des résultats. L’onboarding virtuel prend une place de plus en plus importante dans les entreprises du monde entier, notamment depuis l’augmentation du télétravail. Pourtant, il ne faut pas sous-estimer les défis liés à ce nouveau mode d’intégration.
Dans cet article, nous vous proposons une check-list dédiée à l’onboarding virtuel afin que votre processus donne à vos nouveaux employés le sentiment de se sentir les bienvenus. Maîtrisez le processus d’onboarding à distance, en amont de l’entrée en fonction jusqu’aux premiers mois qui suivent.
Rapide résumé : les 3 phases de l’onboarding
Le processus d’onboarding peut se résumer en 3 phases : la phase de pré-intégration, la phase d’entrée et la phase d’intégration. Ces trois phases sont axées sur des questions et défis clés différents auxquels l’entreprise et le salarié sont confrontés.
La phase de pré-intégration :
L’objectif de cette phase est de préparer l’employé au succès. Elle lui montre qu’il a signé un contrat avec une entreprise professionnelle et impliquée dans le bon déroulement de son travail. Cette phase commence immédiatement après l’embauche d’un nouveau talent. La priorité est accordée à la mise en place et à la gestion de l’organisation par le département des ressources humaines et le manager responsable du nouveau talent. Si cette phase est correctement réalisée, l’employé peut commencer à travailler dès le premier jour. La priorité est donnée à une bonne communication et à un accès direct au matériel et outils nécessaires.
La phase d’entrée :
Le but de cette phase est de présenter à l’employé sa nouvelle entreprise, les différents équipes, habitudes, processus, projets, la culture organisationnelle et les procédures de travail. Cette phase comprend la première semaine de travail mais couvre globalement les trois premiers mois dans le nouveau poste ou la nouvelle entreprise. La phase d’entrée est la plus importante pour retenir le talent car elle donne généralement une première impression et une idée de ce que va être le poste dans l’entreprise.
La phase d’intégration :
L’objectif est l’intégration complète du nouvel employé à tous les niveaux : socialement, professionnellement et culturellement. La durée de cette phase dépend de l’employé et peut varier de 3 à 12 mois. Cette phase peut inclure des activités visant à renforcer l’esprit d’équipe, des formations, des sessions de feedback, des projets et bien d’autres choses encore.
Nous avons mis au point une check-list complète et astucieuse visant à réussir les 3 phases de l’onboarding dans un environnement de télétravail.
Check-list pour l’onboarding virtuel : la phase de pré-intégration
| ⬜️ | Optez pour un outil de signature électronique pour une gestion plus facile et efficace des documents. |
| ⬜️ | Rassemblez toutes les informations personnelles nécessaires et les copies des documents obligatoires tels que le numéro de sécurité sociale, le numéro de passeport ou d’un document d’identité valide ainsi qu’une copie de ce document, les informations bancaires… |
| ⬜️ | Vérifiez que vous êtes conforme à la législation locale en matière de protection des données personnelles pour éviter le détournement de données. |
| ⬜️ | Mettez en place l’infrastructure informatique afin de générer rapidement les badges des employés, l’accès au portail de l’entreprise, la connexion aux outils de communication interne, etc. |
| ⬜️ | Préparez le lieu de travail des nouveaux talents à la maison en leur envoyant tout le matériel nécessaire ou faites-les venir au bureau afin de le récupérer (ordinateur portable de la société, téléphone, clavier…) |
| ⬜️ | Envoyez un colis de bienvenue contenant du matériel d’information et des informations sur les produits / services de l’entreprise, la hiérarchie, la culture d’entreprise et toute autre information que vous jugez pertinente. |
| ⬜️ | Offrez à vos nouveaux talents un petit cadeau de bienvenue comme une tasse avec le logo de l’entreprise par exemple. |
| ⬜️ | Présentez aux nouveaux employés un ou plusieurs collègues à qui ils pourront demander de l’aide tout au long du processus d’onboarding. |
| ⬜️ | Insistez sur la disponibilité constante du département des ressources humaines ou de leurs collègues pour toute question. |
| ⬜️ | Informez votre équipe de l’arrivée des nouvelles recrues. |
| ⬜️ | Envoyez le planning de la première afin que les nouveaux employés puissent savoir à quoi s’attendre. |
| ⬜️ | Organisez un appel vidéo avec les membres directs de leur équipe pour présenter les nouveaux venus. |
Check-list pour l’onboarding virtuel : la phase d’entrée
Le premier jour
| ⬜️ | Prévoyez une courte réunion de bienvenue avec l’équipe pour discuter de sujets pertinents comme les horaires des réunions d’équipes, les projets en cours ou l’organisation du travail. |
| ⬜️ | Planifiez un appel avec le service informatique pour clarifier les bases de l’infrastructure informatique de l’entreprise, du VPN, recevoir les identifiants de connexion nécessaires pour les nouveaux membres de l’équipe et leur présenter les grandes lignes en matière de protection de données. |
| ⬜️ | Présentez les personnes de contact les plus importantes aux nouveaux employés. |
| ⬜️ | Organisez une réunion avec le supérieur hiérarchique direct et le nouvel employé pour discuter des tâches, des responsabilités et des attentes du nouvel employés et pour clarifier les potentielles questions qu’il pourrait avoir. |
La première semaine
| ⬜️ | Demandez à chaque membre direct de l’équipe du nouvel employé de prendre une courte pause virtuelle de 15 minutes pour donner plus de détails sur la future collaboration. |
| ⬜️ | A la fin de la journée, prévoyez 15 minutes de réunion entre le nouvel employé et le collègue que vous avez désigné pour répondre à ses questions afin de faire le point sur la journée. |
| ⬜️ | Clarifiez le cadre du travail dans l’entreprise notamment les règles de l’équipe, les heures de travail de base, l’organisation des réunions, le suivi du temps, etc. |
| ⬜️ | Présentez aux employés les outils les plus utilisés dans l’entreprise. |
| ⬜️ | Programmez 30 à 45 minutes pour une présentation détaillée de l’entreprise tout au long de la semaine. Présentez l’entreprise en elle-même, les produits, les services, etc. Evitez les réunions trop longues. |
| ⬜️ | Faites une présentation de votre secteur d’activité et vos principaux concurrents. |
| ⬜️ | Organisez un appel avec le service informatique (si nécessaire) pour clarifier tout problème ou question qui aurait pu survenir ou pour débloquer les accès aux outils et plateformes. |
| ⬜️ | Prévoyez une réunion feedback entre le responsable et le nouvel employé à la fin de la semaine pour clarifier les malentendus, les difficultés ou les questions de l’employé. Donnez-leur un aperçu de ce qui est prévu pour la deuxième semaine. |
Check-list pour l’onboarding virtuel : la phase d’intégration
| ⬜️ | Discutez des possibilités de formation |
| ⬜️ | Programmez un événement pour tous les nouveaux venus |
| ⬜️ | Mettez en place différentes activités pour renforcer l’esprit d’équipe |
| ⬜️ | Discutez avec le salarié de la méthode d’onboarding, de ce qu’il a aimé et ce qui lui a manqué |
| ⬜️ | Programmez des feedback réguliers |
| ⬜️ | Optez pour un logiciel d’onboarding adapté pour des résultats plus rapides et de meilleures performances. |
| ⬜️ | Maintenez le lien entre le collègue que vous avez désigné pour accompagner le nouveau salarié afin de faciliter l’intégration dans l’entreprise. |
Grâce à cette check-list, vous devriez être en mesure d’embaucher de grands talents, de retenir vos employés et de leur permettre de s’intégrer aisément dans votre entreprise pour un retour sur investissement rapide.
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