Relevez tous les défis les plus courants en matière de paie internationale ! Les entreprises qui sont implantées dans plusieurs pays du monde savent à quel point il peut être complexe de gérer les différents systèmes de paie, locaux et nationaux. Au début, il peut vous sembler facile de gérer la paie de vos propres salariés mais en regardant de près la législation, vous pouvez vous trouver confronté à certains défis. Afin de vous assurer d’être conforme & que vos employés soient heureux, vous devez prendre conscience des potentielles embûches sur votre chemin qui peuvent s’avérer coûteuses si elles ne sont pas évitées dès le début.
Consultez notre liste des défis les plus courants de la paie internationale. Apprenez maintenant pour éviter les problèmes plus tard.
#Défi n°1 : Être conforme à la législation de chaque pays
Vous êtes une entreprise internationale implantée dans plusieurs pays du monde ? Dans ce cas, vous savez déjà combien il est important de rester au fait de la législation locale, de varier les paiements d’impôts et de prendre en compte la complexité des différents systèmes de reporting internationaux. Garder la trace de ces variables et s’assurer que tout fonctionne correctement peut représenter une charge de travail considérable pour vos experts de la paie.
L’externalisation de votre paie auprès d’un seul et unique prestataire de paie et non un pour chaque pays est une option de choix ! Ce partenaire vous aidera à optimiser vos processus, à réduire le temps consacré à la paie et vous garantira que vous agissez conformément aux réglementations locales, 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 !
Astuce : Assurez-vous que les services du partenaire de paie que vous avez choisi couvrent tous les pays dans lesquels vous opérez afin d’éviter de changer de prestataire par la suite.
#Défi n°2 : Alignement des processus
Différents prestataires de paie pour chaque pays impliquent différents processus. Intégrer un nouvel employé, mettre à jour les données de l’entreprise ou gérer la distribution des fiches de paie peut rapidement se complexifier si vos employés se trouvent dans différents pays. Si l’on considère que l’analyse des données joue un rôle clé dans de nombreuses entreprises, avoir un prestataire de paie dans chaque pays ne facilite pas la tâche. L‘utilisation de divers formats de données ne permettra pas de réaliser une comparaison simple et précise entre les différents pays. Les équipes chargées de la paie, déjà très occupées, pourront alors se retrouver dépassées.
En faisant appel à un unique prestataire pour votre paie internationale, vous alignez vos processus. Vous prenez en charge la gestion de vos employés et fournissez les données nécessaires à votre prestataire pendant que ce dernier s’occupe des détails administratifs. Il génèrera les documents nécessaires, s’assurera du respect des délais, s’occupera du règlement des impôts et des cotisations de sécurité sociale et vous fournira un ensemble de données faciles à analyser.
Astuce : Demandez à votre fournisseur de services de paie internationale ses méthodes et son fonctionnement pour aligner les processus. Demandez-lui également comment il compte communiquer avec vous afin d’estimer la charge de travail restante.
#Défi n°3 : Etendre l’activité dans de nouveaux pays
Etendre son activité dans de nouveaux pays où vous n’avez pas encore d’entité sur place peut vous conduire à des situations peu familières. Les défis les plus courants sont la barrière de la langue, les problèmes de conformité, la nécessité de créer une entité ou bien les différences culturelles. Tous ces éléments peuvent constituer une barrière à votre expansion si vous n’en tenez pas compte dès le départ. Ces aspects doivent être clarifiés avant d’envoyer vos employés dans le ou les pays en question afin de s’assurer que leurs salaires et activités soient conformes aux législations locales et nationales.
Si vous choisissez un partenaire de paie internationale, il s’en chargera pour vous. Vous n’avez qu’à lui fournir les données et informations requises. Un partenaire international peut vous offrir son expertise dans le pays et assurer une mise en œuvre et une phase de transition en douceur.
Astuce : Contactez votre fournisseur de paie internationale dès que vous avez concrétisé votre projet d’expansion. Il aura ainsi le temps de s’entretenir avec les autorités, de créer une entité ou d’enregistrer vos employés. Vous pouvez demander un calendrier de mise en œuvre du projet afin d’y voir plus clair.
#Défi n°4 : La sécurité des données
La sécurité des données est devenue l’un des plus grands défis des entreprises. Opérer dans un environnement mondial n’est pas une mince affaire. Chaque pays a des mesures différentes en matière de confidentialité des données et si vous ne les connaissez pas en détail, vous pourriez vous retrouver en grande difficulté. En particulier quand il s’agit de données sensibles liées à la paie des employés.
Un prestataire de paie à l’international dispose d’une expertise locale et a la connaissance des processus de sécurité des données dans les différents pays. Il vous garantira que vos données et celles de vos employés sont protégées conformément aux normes en vigueur.
Astuce : Avant de signer un contrat avec un partenaire de paie internationale, veillez à demander plus d’informations au sujet des politiques de confidentialité des données au sein de l’entreprise.
#Défi n°5 : Intégration des technologies
Il n’y a rien de pire que de devoir se connecter à différents portails et plateformes pour obtenir toutes les informations dont vous avez besoin. C’est un problème majeur pour les entreprises qui travaillent avec des fournisseurs de paie distincts dans différents pays. Chaque fournisseur a une manière différente de traiter les informations. Certains peuvent être en mesure d’intégrer leur logiciel de paie & de ressources humaines à celui que vous utilisez déjà mais d’autres n’offrent pas cette possibilité. Et dans le dernier cas, il sera complexe de récupérer et d’exporter les données nécessaires.
Un unique prestataire pour la paie internationale est votre meilleur allié. Il est en mesure de vous fournir une solution dans laquelle toutes les données sont stockées et accessibles à partir d’une seule plateforme. En fonction du logiciel utilisé, il pourra même l’intégrer à votre logiciel de gestion.
Astuce : Vérifiez auprès de votre fournisseur de services de paie internationale si son système peut s’intégrer à votre infrastructure informatique en place.
Quels sont vos plus grands défis en matière de paie internationale ? Dites-nous tout dans les commentaires !
Êtes-vous à la recherche d’un prestataire pour aligner l’ensemble de vos processus de paie ? Prenez contact avec notre équipe !
