Conseils pour manager efficacement différents modes de travail

2020 a été une année de grands changements pour le monde du travail. Un grand nombre d’employés ont vu leur quotidien changer en passant d’un mode de travail à 100% au bureau au télétravail. La tendance indique également que peu d’entreprises souhaitent faire revenir leurs employés à plein temps au bureau. Les entreprises ont constaté avec surprise que le travail à distance est plus rentable, plus productif et plus satisfaisant pour les employés.

Cependant, de nombreux chefs d’équipes se retrouvent confrontés à plusieurs défis notamment pour coordonner les différents modes de travail (télétravail, travail sur site…) tout en maintenant l’esprit d’équipe et en répondant aux divers besoins des employés.

Découvrez les différents modes de travail qui peuvent être envisagés pour votre équipe et comment assurer un management efficace et fluide.

Le télétravail

Le télétravail permet aux professionnels de choisir librement l’endroit où ils veulent travailler. Ils sont libres de travailler où bon leur semble tant qu’ils réalisent efficacement leurs tâches avec les résultats escomptés. Certains employeurs peuvent toutefois limiter cette flexibilité dans le cadre d’un accord contractuel pour mettre en place des mesures de contrôle. Ainsi, les employeurs peuvent fixer des heures de travail et des réunions. Ce mode de travail permet également aux recruteurs d’embaucher plus facilement des personnes en dehors du pays où se trouve les bureaux. Ils peuvent alors embaucher des employés qualifiés et créer un vivier de talents à l’échelle mondiale.

Le travail sur site

Travailler au bureau ou sur site est le mode de travail le plus traditionnel. Les employés se rendent sur leurs lieux de travail et travaillent au même endroit que leurs collègues. En général, chaque employé dispose d’un bureau et peut utiliser des salles de réunions. Ce mode de travail implique que les employés résident à proximité des lieux.

Le travail en mode hybride

Le mode de travail hybride est la voie de l’avenir comme le laissent penser les recherches. Les employés travaillent généralement un nombre déterminé de jours dans la semaine à distance et se rendent au bureau le reste du temps. Le défi de ce mode de travail est de répondre aux besoins des employés, qu’ils soient sur place ou en télétravail.

Bien organiser la gestion des différents modes de travail pour répondre aux divers besoins de vos équipes peut être délicat, mais pas impossible. Les étapes ci-dessous vous aideront à favoriser un environnement de travail heureux et productif. Valorisez chaque besoin de manière égale et maintenez un bon esprit d’équipe. Vos équipes sont hybrides ? Découvrez nos conseils pour manager efficacement les employés en télétravail et ceux sur site.

Fournissez le même équipement à vos employés peu importe le lieu où ils travaillent

Ce n’est pas parce que vos employés ne disposent pas de bureau sur leur lieu de travail qu’ils n’en ont pas besoin du tout. Pour qu’ils aient les mêmes chances d’être productifs et de réussir que vos collaborateurs sur site, vous devez leur fournir tout l’équipement dont ils peuvent avoir besoin. Par exemple, un ordinateur portable, un deuxième écran, un siège de bureau et l’accès à des logiciels spécifiques.

Établir des règles et des limites claires

Communiquer les règles et les limites pour le télétravail y compris les heures de travail standards, la flexibilité du travail, la disponibilité des réunions et les processus de l’entreprise. En outre, assurez-vous que l’employé à distance sait exactement qui contacter pour quelle question. Les contacts pour l’informatique et les RH sont un excellent moyen de commencer.

Assurez la sécurité des données

Dans un environnement de travail à distance, vous n’avez généralement pas toujours l’œil sur la sécurité des données de l’entreprise. Assurez-vous que les directives de votre entreprise à ce sujet sont appliquées et mettez en place des restrictions sur le travail dans les cafés ou autres si vous vous inquiétez de la sécurité de vos données.

Outils de vidéo-conférence

Les logiciels de vidéo-conférence et de collaboration (Teams, Webex, Slack, etc.) sont indispensables si vous souhaitez avoir des équipes productives et collaboratives. De plus, cela permet aux travailleurs à distance d’entrer en contact facilement avec ceux qui sont présents sur site ou avec d’autres personnes en télétravail afin qu’ils se sentent moins « seuls ».

Conversations en tête à tête

Dites OUI aux conversations en tête à tête avec vos employés à distance ! Sinon, vous avez peu de chance de bien les connaître, de connaître leurs difficultés, leurs succès et d’établir une relation de confiance. Prévoyez des réunions régulières, écoutez et faites savoir à vos employés qu’ils sont importants.

Adoption d’un logiciel RH

Le logiciel RH est le meilleur outil pour planifier les congés, vérifier les horaires de travail et la disponibilité de vos équipes. Il vous permet de voir simplement qui travaille quand et d’avoir une vue d’ensemble des personnes disponibles au bureau et à distance. De plus, les télétravailleurs disposent d’un outil facile d’utilisation pour suivre leurs horaires, vérifier leurs heures supplémentaires, prendre leurs congés annuels ou simplement voir qui travaille pour planifier les congés en conséquence.

Utilisez votre espace de travail

Les travailleurs sur site utiliseront l’espace de bureau différemment, d’où la nécessité de le réorganiser et de le restructurer. Moins de travailleurs partageront le même bureau mais plus de travailleurs se retrouveront ensemble dans les salles de réunion. Créez davantage d’espaces de collaboration et de salles de réunions pour répondre à ces nouveaux besoins.

Mettez en place un système de réservation de salles avec outils de visioconférence

Essayez de mettre en place une solution qui permette de réserver des salles en même temps que de programmer des vidéo-conférences. Vous vous demandez pourquoi ? Dans un environnement de travail hybride, il y aura de nombreuses réunions auxquelles les travailleurs sur site et les travailleurs à distance devront participer. S’ils ne peuvent pas réserver à l’avance, les collègues risquent de perdre 10 minutes pour trouver une salle. De plus, des salles sans outils de visio-conférence risque de ne pas faciliter la communication.

Clarifiez les règles & les attentes

Il est presque impossible de faire fonctionner le mode de travail hybride si vous ne fournissez pas d’informations suffisantes à vos employés. Indiquez clairement aux employés quand ils doivent être au bureau, dans quelle mesure ils peuvent choisir leurs jours de travail à distance et comment communiquer. Vous minimiserez les malentendus dès le début.

Appliquez les mêmes conseis que pour les travailleurs sur site et en télétravail

Veillez à prendre en considération toutes les astuces mentionnées ci-dessus pour les télétravailleurs et travailleurs sur site. Les employés hybrides cumulent l’ensemble de ces besoins car ils alternent plusieurs lieux de travail.

Si vous voulez en savoir plus sur la façon dont un logiciel RH intelligent et facile d’utilisation peut vous aider vous et votre équipe à améliorer votre productivité et votre efficacité, consultez cette page.