La digitalisation des documents RH | Conseils pour le télétravail

Comment la gestion électronique des documents (GED) peut améliorer les conditions du télétravail

Nous avons tous et toutes eu l’occasion de nous familiariser avec le télétravail au cours de l’année passée. La plupart des entreprises ont déjà surmonté les premiers obstacles et se concentrent maintenant sur l’amélioration des processus de télétravail.

Dans ce contexte, le rôle des RH est devenu encore plus vital : garantir la continuité des activités. Les RH deviennent de plus en plus digitales. De nombreux outils digitaux couvrent des processus RH comme la gestion des absences ou la planification des activités. Or, le sujet des documents RH est davantage mis de côté.

La gestion manuelle des documents en télétravail peut vite devenir un casse-tête. Il faut les scanner et les envoyer par email, cela prend du temps et l’organisation en pâtit. Les informations contenues dans les documents sont en plus généralement très sensibles. Il est donc essentiel que vos documents RH soient stockés et partagés de manière sécurisée.

Dans cet article nous allons voir comment un système de gestion électronique des documents est bénéfique pour le télétravail, le rendant efficace et sûr.

Accessibilité

Un système de gestion des documents vous permettra d’aligner l’ensemble de vos processus RH, peu importe l’endroit depuis lequel vous travaillez. Basé sur une plateforme en ligne, les documents sont facilement accessibles. Une hiérarchie peut être définie dans le système afin de donner des droits d’accès, de modification ou de partage des documents aux différents membres de l’entreprise. Cette option peut se configurer sur toute une série d’appareils, y compris les smartphones. Gardez le contrôle sur vos documents même lorsque les environnements de travail changent.

Collaboration facilitée

Partager des documents et fichiers est super facile avec un outil de gestion électronique des documents (GED). Peu importe où vous ou vos destinataires se trouvent. Les droits d’accès peuvent être utiles dans le cadre d’une collaboration car vous pouvez les limiter à la lecture seule, etc. Les modifications sont faciles à suivre grâce au contrôle de version. Profitez du fait que tous vos documents se trouvent en un seul endroit pour faciliter la collaboration.

Sécurité assurée

Aujourd’hui, la sécurité des données est une grande priorité pour toute entreprise. Vos employés et votre équipe des ressources humaines doivent avoir l’assurance que leurs données sont toujours stockées dans un endroit sécurisé. Recourir à des méthodes manuelles telles que les courriers électroniques ou la numérisation des documents n’est pas fiable. Choisir un système de gestion électronique des documents (GED) est une alternative assurant la sécurité de vos données et offrant à vos employés une meilleure expérience professionnelle.

Les petits détails qui mènent au succès

Le télétravail est source d’un grand nombre de défis pour les employés comme pour les employeurs. Les grands sujets du télétravail comme l’équipement par exemple sont évidements importants à considérer. Pourtant, ce sont les petits détails tels que l’utilisation d’un système de gestion des documents qui permettront de renforcer la stratégie de télétravail. Grâce à ce système, vous pourrez également passer simplement d’un environnement de travail à un autre tout en gardant accès aux informations nécessaires.

NOVA Smart NG

Si vous recherchez un système de gestion électronique des documents fiable et sécurisé, Nova Smart NG s’adapte aux besoins de votre entreprise.

Découvrez-en plus !