Die Herausforderungen

Eine steigende Zahl von Bewerbern, die eine effizientere Organisation fordern

Die richtige Einschätzung von Talenten im Vorstellungsgespräch aus der Ferne

Den richtigen Bewerber mit den entsprechenden Fähigkeiten für die Stelle finden

Identifizierung der Soft Skills der Bewerber

Unsere Tipps

Entscheiden Sie sich für ein automatisiertes digitales System, um den Einstellungsprozess zu verwalten

Schreiben Sie eine genaue Stellenbeschreibung, um Ihre zukünftigen Talente gezielt anzusprechen

Bereiten Sie ein solides Auswahlverfahren vor (Vorstellungsgespräch, Vorauswahltests…)

Wählen Sie ein Videoformat für Interviews

Entscheiden Sie sich für eine einfach zu bedienende Plattform für die Durchführung von digitalen Vorstellungsgesprächen (z.B. zoom)

Bereiten Sie im Voraus die Fragen vor, die Sie stellen möchten, und lassen Sie den Bewerbern genügend Zeit, um Fragen über Ihr Unternehmen und die Stelle zu stellen.

Möchten Sie mehr wissen? Lesen Sie unseren Blogpost über die Rekrutierung aus dem Home Office!

Die Herausforderungen

Wird der neue Mitarbeiter gut in das Team integriert?

Hat das Teammitglied ein gutes Verständnis der verwendeten Instrumente und der Arbeitsweise des Unternehmens?

Wird das Zugehörigkeitsgefühls des Neuankömmlings zum Unternehmen gefördert?

Unsere Tipps

Vergewissern Sie sich vor dem Starttermin, dass Sie dem neuen Teammitglied alle notwendigen Informationen zur Verfügung stellen (Zeitpläne, Zugang zu kollaborativer Software, Dokumentation…)

Organisieren Sie am ersten Tag ein Videomeeting, um das neue Talent in das Team einzuführen und das Unternehmen und dessen Systeme zu erklären.

Stellen Sie das neue Teammitglied anderen wichtigen Kontaktpersonen individuell vor, um ein erstes Kennenlernen zu ermöglichen.

Fühlen Sie sich frei, den neuen Mitarbeiter zu fragen, was ihm gefallen hat und was er am Ende des Tages vermisst hat.

Seien Sie in den folgenden Wochen und Monaten erreichbar und reaktiv, wenn das neue Mitglied irgendwelche Wünsche hat, lassen Sie ihm aber auch genügend Selbständigkeit.

Seit Beginn stellt Novative neue Talente ein und bringt sie an Bord. Lernen Sie mehr über die Erfahrungen von Julia, Natasha, Shawnessy und Valentine, die jeweils in einem anderen Land arbeiten und doch Teil des gleichen Teams sind!

Julia – Digital Marketing & Sales Assistent – Deutschland

« Ich glaube, was ich bei den Vorstellungsgesprächen mit dem Novative-Team wirklich geschätzt habe, war die Freundlichkeit und die warme Atmosphäre, die ich sofort am Telefon gespürt habe. Das ist nochmal umso wichtiger, da man bei einem Telefonat nicht auf die Hilfe von Körpersprache und Mimik zurückgreifen kann. »

« Alles in allem bewerte ich meinen Rekrutierungsprozess von zu Hause als positiv.  Dieser hat sich überhaupt nicht wie ein Rekrutierungs-Prozess angefühlt. Es war wie ein ganz normales Gespräch, bei dem beide Parteien auf derselben Ebene waren und ihre Position verstanden.»

« Was die Einarbeitung angeht, so war ich sehr froh, dass ich einen Arbeitsplan mit Aufgaben und Besprechungen erhielt, noch bevor ich meinen ersten Tag begann. Darin waren die Aufgaben aufgelistet, die ich jeden Tag erledigen sollte, so dass ich gleich zu Beginn nützlich sein konnte. »

Shawnessy – Payroll Specialist – USA

« Bei meinen ersten Gesprächen mit Novative war die größte Herausforderung der Zeitunterschied. Wir verabredeten Skypes und kommunizierten regelmäßig per E-Mail. Ich einigte mich mit meinen Managern auf einen Stundensatz und schickte monatlich Abstimmungskalkulationen. »

« Onboarding aus dem Home Office muss nahtlos verlaufen und dem neuen Mitarbeiter das Gefühl geben, Teil des Teams zu sein. Das ist besonders schwierig aus der Ferne, jedoch machbar wenn darauf wertgelegt wird.»

« Der Hauptvorteil der Arbeit aus dem Home Office besteht darin, dass der Standort kein Hindernis mehr darstellt. Die Unternehmen können ihre Fixkosten senken, da sie weniger Platz für die Unterbringung ihrer Mitarbeiter benötigen. Für die Mitarbeiter bedeutet dies mehr Flexibilität und eine bessere Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben. Ein weiterer Nebeneffekt ist, dass viele Menschen nicht mehr zur Arbeit pendeln, was gut für die Umwelt ist. »

Natasha – Marketing Manager – UK

« Das Vorstellungsgespräch bei Novative von zu Hause nahm weniger Zeit in Anspruch als ein persönliches Gespräch. Es kamen keinerlei Reise- und Zeitkosten auf. Am Ende des Prozesses hatte ich ein persönliches Gespräch, bei dem ich die Leute persönlich kennenlernen konnte. »

« Ich denke, die größte Herausforderung bei der Rekrutierung von zu Hause ist das Onboarding. Dieser Prozess muss nahtlos sein und dem neuen Mitarbeiter das Gefühl geben, Teil des Teams zu sein. »

« Der größte Vorteil der Arbeit aus dem Home Office besteht darin, dass dem Mitarbeiter die Arbeit für internationale Unternehmen ermöglicht wird und als Bewerber einen größeren und spannenderen Pool an Beschäftigungsmöglichkeiten hat. »

Valentine – Digital Marketing & Sales Assistent – Frankreich

« Der Einstellungsprozess bei Novative verlief recht schnell, und ich glaube, das ist ein Vorteil. Wenn man auf der Suche nach einer Stelle ist, ist es wichtig, zeitnah Feedback zu erhalten. Ich habe die Gespräche und den ersten Kontakt mit meinen Vorgesetzten sehr genossen. »

« Ich wurde aus Frankreich rekrutiert und hatte noch nicht die Gelegenheit, meine Kollegen persönlich kennenzulernen. Jedoch habe ich bereits das Gefühl, dass ich sie kenne. Was mir an der Einarbeitung bei Novative gefallen hat, ist, dass ich gleich am ersten Tag den richtigen Leuten vorgestellt wurde. So konnte ich schnell um Hilfe bitten, wann immer ich sie brauchte. »

Erklärt: Die 3 Onboarding Phasen

Der Onboarding-Prozess kann in 3 Phasen unterteilt werden: die Preboarding-, Einstiegs- & Integrationsphase. Alle drei konzentrieren sich auf verschiedene Schlüsselthemen & Herausforderungen, mit denen das Unternehmen und der Mitarbeiter konfrontiert werden.

Preboarding Phase

Ziel dieser Phase ist es, den Mitarbeiter von Anfang an auf Erfolgskurs zu bringen. Diese Phase beginnt unmittelbar nach der Einstellung eines neuen Talents und priorisiert den gesamten organisatorischen Prozess, in den die Personalabteilung und der verantwortliche Manager verwickelt sind. Bei Erfolg kann der Mitarbeiter sofort am ersten Tag seine Arbeit aufnehmen. Eine gute Kommunikation und der Zugang zu Informationsmaterial stehen im Vordergrund.

Eintrittsphase

Das Ziel dieser Phase ist es, den Mitarbeiter in das neue Unternehmen einzuführen, einschließlich der Teams, Routinen, Prozesse, Projekte, Organisationskultur und Arbeitsabläufe. Diese Phase beinhaltet die erste Arbeitswoche, umfasst aber insgesamt die ersten drei Monate in der neuen Position. Diese Phase ist die wichtigste für die Bindung von Talenten, da sie für den ersten Eindruck verantwortlich ist und den allgemeinen Ton der Beschäftigung vorgibt.

Integrationsphase

Das Ziel ist die vollständige Integration des neuen Mitarbeiters auf allen Ebenen, sozial, fachlich & kulturell. Die Dauer dieser Phase hängt vom Mitarbeiter & Unternehmen selbst ab und kann von 3 bis 12 Monaten variieren. Diese Phase kann teambildende Maßnahmen, Schulungen, Feedbackgespräche, Projekte und mehr beinhalten.

Wir haben die ultimative virtuelle Onboarding-Checkliste zusammengestellt, mit der Sie alle drei Phasen in einer Remote-Umgebung meistern können. So geht’s:

Der Erste Tag

	Planen Sie ein kurzes Begrüßungsgespräch mit dem direkten Team, in dem relevante Themen besprochen werden.
	Richten Sie ein Gespräch mit der IT-Abteilung ein, um die Grundlagen der IT-Infrastruktur des Unternehmens zu klären, benötigte Zugangsdaten und VPN zu erhalten und sie in die allgemeinen Datenschutzrichtlinien einzuführen.
	Stellen Sie die wichtigsten Ansprechpartner vor.
	Vereinbaren Sie ein Treffen mit dem direkten Vorgesetzten und dem neuen Mitarbeiter, um über die Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Erwartungen des neuen Mitarbeiters zu sprechen und eventuelle Fragen zu klären.

Die Erste Woche

	Lassen Sie jedes direkte Teammitglied des neuen Mitarbeiters eine kurze virtuelle Kaffeepause von 15 Minuten einrichten, um die zukünftigen Arbeitsüberschneidungen zu klären.
	Planen Sie am Ende eines jeden Tages 15-minütige Q&A Gespräche zwischen Buddy und neuem Mitarbeiter ein.
	Klären Sie die Rahmenbedingungen der Arbeit im Unternehmen, einschließlich Teamregeln, Kernarbeitszeiten, Organisation von Meetings, Zeiterfassung etc.
	Machen Sie sie mit den gängigen Unternehmensportalen oder den verwendeten Tools vertraut
	Planen Sie über die Woche verteilt 30- 45 min. ausführliche Firmenpräsentationen ein, in denen das Unternehmen selbst, seine Produkte & Dienstleistungen etc. vorgestellt werden. Vermeiden Sie „Zoom“-Ermüdung.
	Halten Sie eine Präsentation über die Branche & ihre Hauptkonkurrenz
	Richten Sie ein Gespräch mit der IT ein (falls nötig), um eventuell aufgetretene Probleme oder Fragen zu klären oder einen noch nicht vorhandenen Zugang zu klären.
	Führen Sie am Ende der Woche ein Feedback-Gespräch zwischen der Führungskraft & dem neuen Mitarbeiter, um eventuelle Missverständnisse, Unklarheiten oder Fragen des Mitarbeiters zu klären. Geben Sie ihnen einen kleinen Überblick darüber, was in der zweiten Woche auf diesen zukommt (falls noch nicht klar).

Mit dieser Checkliste für virtuelles Onboarding sollten Sie in der Lage sein, großartige Talente einzustellen, Ihre Mitarbeiter zu binden und ihnen zu ermöglichen, sich von Anfang an in Ihr Unternehmen zu integrieren. Ein sofortiger Return on Investment steht dann nichts mehr im Weg.

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#1 Alle gleich behandeln

Eine Teambesprechung in einem Besprechungsraum anzusetzen, führt dazu, dass die Teammitglieder schon vor Beginn der Besprechung miteinander sprechen. Das Resultat ist, dass wertvolle Informationen geteilt werden, die andere im Home Office möglicherweise verpassen. Dies kann schnell zu einer Situation führen, in der sich Home Office Mitarbeiter von wichtigen Gesprächen ausgeschlossen fühlen.

Um eine solche Situation zu vermeiden, lassen Sie jedes Teammitglied von seinem Schreibtisch aus teilnehmen und versammeln Sie nicht alle Mitarbeiter in einem Besprechungsraum. Natürlich ist dies am ehesten möglich, wenn die Mitarbeiter ihr eigenes Büro für sich haben. Dies verringert jedoch das Risiko, dass wertvolle Informationen weitergegeben werden, bevor sich die nicht anwesende Teammitglieder eingewählt haben.

#2 Digitale Tools zur Verbesserung der Teamdynamik einsetzen

Digitale Tools bieten eine große Chance, die Kommunikation zu verbessern. Sie bringen Teammitglieder zusammen, die sich nicht oft in Person sehen. Erweitern Sie Ihre Kommunikationsplattformen von reinen E-Mails mit weiterer Software wie Teams oder Webex. Planen Sie regelmäßige Kaffeetreffen mit dem Team, um die Gespräche zu imitieren, die natürlich in einem Büro stattfinden. Teams bietet zusätzlich eine Vielzahl von Apps, die Ihrem Team helfen, effizienter zu arbeiten, aber auch den Teamgeist fördern, wie z. B. Feedbackhilfen oder Abstimmungsoptionen.

#3 Unternehmensregeln an Remote-Arbeitseinstellungen anpassen

In den ersten Monaten des Jahres 2020, als hybride Arbeitsmodelle massenhaft eingeführt wurden, konzentrierten sich viele Arbeitgeber auf die psychische Gesundheit, die Bedeutung der Trennung von Arbeit und Familie und die Verbindung von Mitarbeitern. Dies sollte nicht aufhören, wenn die Pandemie vorbei ist.

Das Risiko eines Burnouts und anderen potenziellen Kosten sind im Home Office hoch. Hören Sie deshalb nicht auf, Ihre Unternehmensrichtlinien zu überprüfen. Stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen eine gesunde und empathische Kultur unterstützt, in der Mitarbeiter wachsen und die bestmöglichen Arbeitsergebnisse liefern können.

#4 Hybridarbeit erfordert Flexibilität

Vorbei sind die Zeiten, in denen Mitarbeiter einen 9-to-5-Job anstreben. Flexibilität sind ein weitverbreitetes Auswahlkriterium eine Stelle Anzutreten, sei es um Arzttermine wahrzunehmen oder Kinder abzuholenn. Prüfen Sie, ob Ihre Teammitglieder zu bestimmten Zeiten verfügbar sein müssen oder ob sie eine gewisse Flexibilität bei der Planung ihrer Arbeitszeiten haben können. Einige Kundendienstmitarbeiter müssen vielleicht von 9 bis 17 Uhr arbeiten, aber vielleicht können andere Büromitarbeiter ein wenig flexibler sein. Stellen Sie jedoch sicher, dass Sie wissen, wann welche Mitarbeiter arbeiten und dasd Mitarbeiter, die zusammen arbeiten müssen, überlappende Zeitpläne haben.

#5 Definieren Sie klare Regeln

Um hybrid Teams effektiv zu managen, müssen Sie eine definierte Struktur und klare Regeln haben. Stellen Sie sicher, dass alle Informationen für die Mitarbeiter leicht zugänglich sind. So können sie sie selbst überprüfen und müssen nicht immer wieder die gleichen Fragen stellen. Schreiben Sie auf, welche Meetings in Person abgehalten werden müssen oder wie Abwesenheiten kommuniziert werden müssen.

Einfache Zusammenarbeit

Das Teilen von Dokumenten und Dateien ist über ein E-Dokumenten-Tool super einfach. Dabei spielt es keine Rolle, wo Sie oder die Empfänger sich befinden. Die Zugriffsrechte können bei der Zusammenarbeit nützlich sein, da Sie auf „Nur-Lesen“ oder andere Optionen beschränken können. Änderungen sind durch die Versionskontrolle leicht nachvollziehbar. Profitieren Sie davon, dass sich alle Ihre Dokumente an einem zentralen Ort befinden, um so die Zusammenarbeit zu erleichtern.

Sicherheit Als Selbstverständlichkeit

Ist Ihr Team im Home Office oder auch im Büro? Das Jahr 2020 hat massive Veränderungen für die Belegschaft mit sich gebracht. Die Mehrzahl der Arbeitnehmer wurde von  100 Prozent Büroarbeit zu Home Office verpflichtet. Die Trends zeigen zudem, dass nur wenige Unternehmen zur vollständigen Büroarbeit zurückkehren wollen. Unternehmen haben überraschenderweise festgestellt, dass das Home Office kosteneffizienter und produktiver ist. Außerdem konnten viele eine höhere  Mitarbeiterzufriedenheit verzeichnen.

Viele Teamleiter stehen jedoch vor der Herausforderung, wie sie Mitarbeiter mit verschiedenen Arbeitsorten richtig einrichten und wie sie den Teamgeist aufrechterhalten können.

Lassen Sie uns herausfinden, welche unterschiedlichen Arbeitsmodelle in Ihrem Team in Frage kommen und wie SIE eine reibungsloses Onboarding gewährleisten können.

Home Office

Home Office ermöglicht es Fachkräften, frei zu wählen, wo sie arbeiten möchten. Es steht ihnen offen,  solange sie effizient arbeiten und die erwarteten Ergebnisse liefern können. Einige Arbeitgeber können jedoch die Flexibilität im Rahmen einer vertraglichen Vereinbarung einschränken. Auf diese Weise können Arbeitgeber für Ihr Team im Home Office Kernarbeitszeiten und Meetings festlegen. Diese Art der Arbeit erlaubt es Personalvermittlern, Mitarbeiter regions- und länderübergreifend in Betracht zu ziehen. Dies erlaubt den Zugriff auf einv viel breiteren und qualifizierteren Talentpool.

Büro

Büroarbeit ist die traditionellste Art zu arbeiten: Mitarbeiter pendeln in ein gemeinsames Bürogebäude, um von Angesicht zu Angesicht mit ihren Kollegen zu arbeiten. Normalerweise hat jeder Mitarbeiter einen eigenen Schreibtisch und Besprechungsräume zur Verfügung. Diese Art der Arbeit erlaubt nur die Einstellung von Mitarbeitern in der näheren Umgebung des Standorts.

Hybrid

Hybride Arbeitsmodelle sind der Weg der Zukunft, wie Untersuchungen zeigen. Diese Mitarbeiter arbeiten in der Regel eine bestimmte Anzahl von Tagen pro Woche im Home Office und kommen für den Rest der Zeit in ein Büro. Die Herausforderung bei diesem Modell besteht darin, die Bedürfnisse der Mitarbeiter für beides, Home Office und Büro, zu gewährleisten.

Das Einrichten von Arbeitsplätzen für verschiene Arbeitsmodelle, ist schwierig aber machbar. Beachten Sie die folgenden Schritte und kommen Sie einer glücklichen und produktiven Arbeitsumgebung näher. Schätzen Sie die unterschiedlichen Bedürfnisse gleichwertig ein & halten Sie den Teamgeist hoch. Sie haben eine hybride Belegschaft? Berücksichtigen Sie die Tipps für Home Office- & Büroarbeiter.

Stellen Sie die gleiche Ausstattung bereit

Nur weil Ihre Mitarbeiter keinen Schreibtisch in einem Ihrer Büros haben, heißt das nicht, dass sie keinen brauchen. Um sicherzustellen, dass sie die gleichen Chancen haben, produktiv und erfolgreich zu sein, wie Ihre Mitarbeiter an einem Ihrer Standorte, müssen Sie diese gerecht ausstatten. Das bedeutet, dass Sie alle Geräte anschaffen sollten, die Sie normalerweise auch anschaffen würden. Beispiele wären ein Laptop, ein zweiter Bildschirm, ein Bürostuhl und der Zugang zu spezieller Software.

Legen Sie klare Regeln & Grenzen fest

Kommunizieren Sie die Regeln und Grenzen für eine Home Office Position, einschließlich Kernarbeitszeiten, Arbeitsflexibilität, Verfügbarkeit für Meetings und Unternehmensprozesse. Stellen Sie außerdem sicher, dass der Arbeitnehmer genau weiß, an wen er sich bei welchem Problem wenden muss. Ansprechpartner für IT und HR sind ein guter Anfang.

Sorgen Sie für Datensicherheit

Bei einem Team im Home Office haben Sie in der Regel keinen Überblick darüber, wie sicher Ihre Firmengeheimnisse sind. Vergewissern Sie sich, dass die Datensicherheitsrichtlinien Ihres Unternehmens eingehalten werden. Legen Sie Beschränkungen für die Arbeit in Cafés oder ähnlichem fest, wenn Sie sich Sorgen um die Datensicherheit machen.

Tools für Videokonferenzen

Videokonferenz- und Kollaborationssoftware (teams, webex, slack, etc.) sind ein Muss, wenn Sie eine produktive und kollaborative Teamumgebung haben wollen. Außerdem können sich Home Office Mitarebeiter auf diese Weise leicht mit Mitarbeitern an anderen Standorten verbinden, was das Arbeiten weniger „einsam“ macht.

1:1-Gespräche

Eins-zu-Eins-Gespräche sind ein großes JA, wenn es um Hoem Office geht. Es gibt sonst wenig bis gar keine Möglichkeit, Ihren Mitarbeiter kennenzulernen, etwas über seine Schwierigkeiten zu erfahren und eine vertrauensvolle Beziehung aufzubauen. Planen Sie regelmäßige Videokonferenzen, hören Sie zu und lassen Sie Ihren Mitarbeiter wissen, dass er wichtig ist.

Implementierung von HR-Software

HR-Software ist das Mittel, um Urlaub zu planen, Arbeitszeiten und Verfügbarkeit zu überprüfen. So können Sie einfach sehen, wann bestimmte Mitarbeiter arbeiten und erhalten einen Überblick darüber, wer im Büro und aus dem Home Office verfügbar ist. Auch Remote-Mitarbeiter können einfach ihre Zeit verfolgen, ihre Überstunden überprüfen, Jahresurlaub eintragen oder einfach sehen, wer arbeitet.

Umstrukturierung des Arbeitsbereiches

Mitarbeiter an verschiedenen Standorten werden den Büroraum anders nutzen, weshalb Sie ihn möglicherweise neu organisieren und umstrukturieren müssen. Weniger Mitarbeiter werden regelmäßig an einem Schreibtisch arbeiten, aber mehr Mitarbeiter werden zusammenkommen, um Besprechungen abzuhalten. Schaffen Sie mehr Räume für die Zusammenarbeit und Besprechungsecken, um diesen neuen Bedürfnissen gerecht zu werden.

Einfache Implementierung von Videokonferenz-Tools mit Raumbuchung

Versuchen Sie, eine Lösung zu implementieren, die die Raumbuchung gleichzeitig mit der Planung von Videokonferenzen ermöglicht. Sie fragen warum? In einer hybriden Arbeitsumgebung wird es viele Besprechungen geben, bei denen Präsenz- Mitarbeiter und Home Office-Mitarbeiter an einem Meeting teilnehmen müssen. Wenn man nicht in der Lage ist, beides im Voraus zu buchen, führt das dazu, dass die Mitarbeiter 10 Minuten der Besprechungszeit verschwenden, um einen Raum zu finden. Auch das Fehlen einer Videokonferenzanlage im Besprechungsraum macht die Einwahl selbst zu einer Herausforderung.

Regeln und Erwartungen klären

Es ist fast unmöglich, ein funktionierenden Arbeitsplatz zu garantieren, wenn Sie dem Mitarbeiter nicht genügend Informationen zur Verfügung stellen. Lassen Sie den Mitarbeiter klar wissen, wann er im Büro sein muss, inwieweit er seine Fernarbeitstage selbst bestimmen kann und wie er kommunizieren soll. So können Sie Missverständnisse von vornherein ausschließen.

Wenden Sie dieselben Tipps an wie für Home Office- und Büro-Mitarbeiter

Achten Sie darauf, die unter Home Office und Büro Arbeiter genannten Punkte zu berücksichtigen. Hybridarbeiter haben beide Bedürfnisse, da sie zwei Arbeitsplätze haben, die sie abwechselnd nutzen.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie eine intelligente und einfach zu bedienende HR-Software Ihnen und Ihrem Team Produktivität und Effizienz bringen kann, schauen Sie sich diese Seite an.

#1  Entscheiden Sie sich für ein Intelligentes & Digitales System

Ein intelligentes System hilft Ihnen, nicht den Überblick zu verlieren.

Ein intelligentes HR-Software-System integriert eine Reihe von Modulen und Funktionalitäten, um bestens auf Ihre Bedürfnisse einzugehen. Es berücksichtigt die Abwesenheitsdaten Ihrer Mitarbeiter und integriert diese in die Gehaltsabrechnung oder die Arbeitsplanung mit ein. Zudem bietet Ihnen das digitale System eine Reihe von Analysen basierend auf der Anzahl der Abwesenheiten, der Art der Abwesenheiten und vieles mehr. Im Kontext von Home Office Arbeit wird ein HRMS-System Ihr bester Verbündeter sein, um ein effizientes und genaues Abwesenheitsmanagement zu gewährleisten.  

#2  Verwalten Sie Effizient COVID-19-bezogene Abwesenheiten

Schneller Zugriff auf  Daten von COVID-19-bezogenen Abwesenheiten.

Die Pandemie hat so manche Herausforderung für Personaler mit sich gebracht. Die Gründe für eine Abwesenheit reichten von Krankheit über Kinderbetreuung bis zu Arbeitern, die komplett Ihre Arbeit unterbrechen mussten. Das machte die Verwaltung der Abwesenheiten nicht ganz einfach. Manager und HR erkannten schnell, dass ein digitales und intelligentes System benötigt wurde, um viel Zeit zu sparen & Klarheit zu schaffen.

#3  Seien Sie sich über Ihre Erwartungen im Klaren

Klare Kommunikation verhilft zu Klarheit und Organisation.

Bei Home Office Arbeit ist es wichtiger denn je, eine klare Kommunikation in den Vordergrund zu stellen. Es ist ratsam, Richtlinien mit Bedingungen, Erwartungen und Zielen aufzustellen. Für das Abwesenheitsmanagement ist dies mehr als empfehlenswert. Sie sollten Ihrem Team klar mitteilen, wann eine Arbeitspflicht herrscht (bestimmte Zeitfenster, bestimmte Tage…) und für welche spezifischen Gründe diese ausgesetzt werden kann. Die effektivste Lösung ist es, diese Regeln digital festzuhalten, so dass jeder jederzeit darauf zugreifen kann.

#4 Ermutigen Sie Ihr Team, Ihre Urlaubstage Frühzeitig zu Planen

Die Urlaubsplanung wird Ihre Mitarbeiter motivieren & gibt Ihnen Zeit zur Vorbereitung und Organisation.

Was gibt es motivierenderes, als zu wissen, dass man bald in den Urlaub fährt? Das ist definitiv einer der Hauptvorteile, wenn man seinen Urlaub im Voraus plant! Ihre Mitarbeiter werden produktiver und motivierter sein und seltener ungerechtfertigte Abwesenheiten haben. Ermutigen Sie sie auch, eine lange Pause zu machen, damit sie sich vollständig erholen und in bester Verfassung zurückkommen können! Für Sie als Arbeitgeber bedeutet das Wissen, wann Ihre Teammitglieder frei haben, dass Sie die Arbeit und Verantwortlichkeiten sofort auf andere Mitarbeiter verteilen können – ohne böse Überraschungen zu erleben..

#5  Seien Sie Flexibel & Verfügbar

Zeigen Sie Ihren Mitarbeitern, dass Sie sich um ihr Wohlbefinden kümmern.

In unvorhergesehenen Zeiten wie der COVID-19-Pandemie ist es entscheidend, verständnisvoll und flexibel zu sein. Außerdem indem Sie flexible Arbeitszeiten zulassen, minimieren Sie das Risiko unerwarteter Abwesenheiten und zeigen Ihren Mitarbeitern, dass Sie ihnen vertrauen. Einige Ihrer Teamkollegen sind vielleicht Eltern und werden es zu schätzen wissen, wenn sie ihren Arbeitstag anders gestalten können, um die Balance zwischen Berufs- und Familienleben zu managen. Wenn Sie stets für Ihre Mitarbeiter erreichbar sind, können Sie die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter verstehen. Es kann schwierig sein, den Fortschritt und die Leistungen von Mitarbeitern konkret zu messen. Deshalb spielt die Kommunikation eine große Rolle. Vergessen Sie nicht, ihnen zu danken und zu gratulieren, das ist ein großer Motivationsschub!

#6  Fördern Sie eine positive Atmosphäre am Arbeitsplatz

Wenn sich Ihre Mitarbeiter am Erfolg des Unternehmens beteiligt fühlen, erbringen sie bessere Leistungen.

Die Aufrechterhaltung einer positiven & freundlichen Atmosphäre bei der Arbeit ist essentiell für ein funktionierendes digitales Team. Machen Sie es sich zum Ziel, regelmäßige Meetings mit Ihrem Team einzuplanen, sei es eine einfache 10 min Kaffee-Pause. Halten SIe die gleichen kleinen Gewohnheiten bei, die Sie im Büro hatten, wie Kaffeezeit, Entspannungsmoment, etc.

#7  Sammeln & Analysieren von Abwesenheitsdaten der Mitarbeiter

Die Analyse von Abwesenheitsdaten ermöglicht das Erkennen von Abwesenheitsmustern.

Abwesenheitsdaten sind ein sehr nützliches Werkzeug, um Abwesenheitsmuster zu erkennen. Wenn Sie zum Beispiel in den Zahlen sehen können, dass es viele unerwartete und ungeplante Abwesenheiten gibt, können Sie versuchen, dies zu ändern, indem Sie einen anderen Managementansatz wählen oder geänderte Arbeitspläne implementieren. Es öffnet auch die Tür, um mit Ihrem Team zu kommunizieren und sie zu fragen, wie sie sich bei der Arbeit fühlen und welche Arbeitszeiten diese bevorzugen. So können Sie einfach Fehlzeiten reduzieren und die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen.