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Hybrid Teams Managen | Das Müssen Sie Darüber Wissen | Home Office

Patricia Maniscalco — Mon, 15 Feb 2021 14:58:08 +0000

Best Practice: Wie Sie Hybrid Teams Erfolgreich Managen | Home Office

2020 hat die Arbeitswelt deutlich verändert. Eine signifikante Anzahl von Mitarbeitern hat sich von der 100-prozentigen Arbeit in einem Büro zu einem vollständig dezentralen Arbeitsmodell verlagert. So sind hybride Arbeitsmodelle auf dem Vormarsch.

Viele Teamleiter stehen jedoch vor der Herausforderung, wie sie eine hybride Belegschaft managen und dafür sorgen können, dass sich jedes Teammitglied einbezogen fühlt, unabhängig davon, wo dieser Mitarbeiter arbeitet.

Lassen Sie uns herausfinden, wie Sie Hybrid Teams erfolgreich managene können und wie SIE für das Wohlbefinden Ihrer Mitarbeiter sorgen können.

Möchten Sie herausfinden, wie Sie einen Arbeitsplatz für Remote-, Co-Located- und Hybrid-Mitarbeiter einrichten? Schauen Sie sich diesen Artikel an.

#1 Alle gleich behandeln

Eine Teambesprechung in einem Besprechungsraum anzusetzen, führt dazu, dass die Teammitglieder schon vor Beginn der Besprechung miteinander sprechen. Das Resultat ist, dass wertvolle Informationen geteilt werden, die andere im Home Office möglicherweise verpassen. Dies kann schnell zu einer Situation führen, in der sich Home Office Mitarbeiter von wichtigen Gesprächen ausgeschlossen fühlen.

Um eine solche Situation zu vermeiden, lassen Sie jedes Teammitglied von seinem Schreibtisch aus teilnehmen und versammeln Sie nicht alle Mitarbeiter in einem Besprechungsraum. Natürlich ist dies am ehesten möglich, wenn die Mitarbeiter ihr eigenes Büro für sich haben. Dies verringert jedoch das Risiko, dass wertvolle Informationen weitergegeben werden, bevor sich die nicht anwesende Teammitglieder eingewählt haben.

#2 Digitale Tools zur Verbesserung der Teamdynamik einsetzen

Digitale Tools bieten eine große Chance, die Kommunikation zu verbessern. Sie bringen Teammitglieder zusammen, die sich nicht oft in Person sehen. Erweitern Sie Ihre Kommunikationsplattformen von reinen E-Mails mit weiterer Software wie Teams oder Webex. Planen Sie regelmäßige Kaffeetreffen mit dem Team, um die Gespräche zu imitieren, die natürlich in einem Büro stattfinden. Teams bietet zusätzlich eine Vielzahl von Apps, die Ihrem Team helfen, effizienter zu arbeiten, aber auch den Teamgeist fördern, wie z. B. Feedbackhilfen oder Abstimmungsoptionen.

#3 Unternehmensregeln an Remote-Arbeitseinstellungen anpassen

In den ersten Monaten des Jahres 2020, als hybride Arbeitsmodelle massenhaft eingeführt wurden, konzentrierten sich viele Arbeitgeber auf die psychische Gesundheit, die Bedeutung der Trennung von Arbeit und Familie und die Verbindung von Mitarbeitern. Dies sollte nicht aufhören, wenn die Pandemie vorbei ist.

Das Risiko eines Burnouts und anderen potenziellen Kosten sind im Home Office hoch. Hören Sie deshalb nicht auf, Ihre Unternehmensrichtlinien zu überprüfen. Stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen eine gesunde und empathische Kultur unterstützt, in der Mitarbeiter wachsen und die bestmöglichen Arbeitsergebnisse liefern können.

#4 Hybridarbeit erfordert Flexibilität

Vorbei sind die Zeiten, in denen Mitarbeiter einen 9-to-5-Job anstreben. Flexibilität sind ein weitverbreitetes Auswahlkriterium eine Stelle Anzutreten, sei es um Arzttermine wahrzunehmen oder Kinder abzuholenn. Prüfen Sie, ob Ihre Teammitglieder zu bestimmten Zeiten verfügbar sein müssen oder ob sie eine gewisse Flexibilität bei der Planung ihrer Arbeitszeiten haben können. Einige Kundendienstmitarbeiter müssen vielleicht von 9 bis 17 Uhr arbeiten, aber vielleicht können andere Büromitarbeiter ein wenig flexibler sein. Stellen Sie jedoch sicher, dass Sie wissen, wann welche Mitarbeiter arbeiten und dasd Mitarbeiter, die zusammen arbeiten müssen, überlappende Zeitpläne haben.

#5 Definieren Sie klare Regeln

Um hybrid Teams effektiv zu managen, müssen Sie eine definierte Struktur und klare Regeln haben. Stellen Sie sicher, dass alle Informationen für die Mitarbeiter leicht zugänglich sind. So können sie sie selbst überprüfen und müssen nicht immer wieder die gleichen Fragen stellen. Schreiben Sie auf, welche Meetings in Person abgehalten werden müssen oder wie Abwesenheiten kommuniziert werden müssen.

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Warum Sie Auf Digitale HR Dokumente Umsteigen Sollten | Arbeiten im Home Office

Patricia Maniscalco — Thu, 04 Feb 2021 12:44:38 +0000

Wie digitale HR Dokumente die Arbeit von zu Hause Verbessern Kann

Wir alle haben uns im letzten Jahr mit dem Thema Home Office vertraut gemacht. Die anfänglichen Schwierigkeiten wurden bereits überwunden. Jetzt geht es darum, die Prozesse für die Arbeit aus dem Home Office weiter zu optimieren.

Die Arbeit der Personalabteilung und die damit einhergehenden Aufgaben sind so immer mehr in den Mittelpunkt gerückt. Diese muss die Kontinuität des Unternehmens sicherstellen. Damit dies in der heutigen Arbeitswelt mit flexiblen Arbeitsmodellen funktioniert, führt kein Weg an der Digitalisierung der Prozesse vorbei. Für Prozesse wie Abwesenheitsmanagement und Personaleinsatzplanung gibt es viele digitale Tools auf dem Markt. Ein übersehener Bereich jedoch sind häufig digitale HR-Dokumente, die genauso wichtig sind.

Das manuelle Verwalten von Dokumenten von zu Hause kann frustrierend sein. Der Scanner wird dabei zu Ihrem besten Freund und das Email-Programm wird zu Ihrem Assistenten, um die Aufgaben erfüllen zu können. Jedoch ist dieser Prozess zeitaufwändig und schwer zu handhaben.

Deshalb finden Sie in diesem Artikel Vorteile einer digitaler HR Dokumente & wie diese die Arbeit von zu Hause erleichtern kann.

Einfacher & Ortsunabhängiger Zugriff

Eine Personalakte innerhalb einer Software optimiert Ihre HR-Prozesse. Egal wo Sie arbeiten, Ihre Personalabteilung sowie Ihre Mitarbeiter können auf ausgewählte digitale HR Dokumente immer und überall zugreifen. Innerhalb des Systems können Hierarchien festgelegt werden, die es bestimmten Rollen ermöglichen, auf Dokumente zuzugreifen bzw. sie zu bearbeiten und freizugeben. Dies kann auf einer Reihe von Geräten erfolgen, einschließlich mobiler Geräte. Halten Sie Ihre Dokumentenstrategie robust, auch wenn sich die Arbeitsumgebung ändert.

Einfache Zusammenarbeit

Das Teilen von Dokumenten und Dateien ist über ein E-Dokumenten-Tool super einfach. Dabei spielt es keine Rolle, wo Sie oder die Empfänger sich befinden. Die Zugriffsrechte können bei der Zusammenarbeit nützlich sein, da Sie auf „Nur-Lesen“ oder andere Optionen beschränken können. Änderungen sind durch die Versionskontrolle leicht nachvollziehbar. Profitieren Sie davon, dass sich alle Ihre Dokumente an einem zentralen Ort befinden, um so die Zusammenarbeit zu erleichtern.

Sicherheit Als Selbstverständlichkeit

Datensicherheit hat heute für jedes Unternehmen eine hohe Priorität. Ihre Mitarbeiter und die Personalabteilung müssen die Gewissheit haben, dass die Daten stets sicher gespeichert sind. Manuelle Methoden wie E-Mail oder das Einscannen von Dokumenten sind nicht sicher und können schnell zum Problem werden. Die Verwendung einer Software für die digitale Personalakte ist sicher. Diese ist vertrauenswürdig und bietet Ihren Mitarbeitern ein besseres Arbeitserlebnis.

Details, die zum Erfolg Führen

Home Office stellt sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber eine Reihe von Herausforderungen dar. Die großen Details für das Arbeiten von zu Hause, wie z. B. die Ausrüstung, sind wichtig. Doch es sind die kleinen Details wie der Einsatz eines Managementsystems, die zu einer erfolgreichen Arbeit von zu Hause führen. Es wird auch super einfach sein, auf jede beliebige Arbeitsumgebung umzusteigen, zu der sich Ihr Unternehmen entscheidet.

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Anwesenheit im Home Office verwalten | Tipps für den Arbeitgeber

Patricia Maniscalco — Mon, 14 Dec 2020 13:22:41 +0000

Als Entscheidungsträger hat dieses Jahr möglicherweise dazu geführt, dass Sie die internen Strategien Ihres Unternehmens überdacht haben. Sie konzentrieren sich nun viel mehr auf die Zielerreichung und die Leistung Ihrer Mitarbeiter (entdecken Sie unsere Top-Tipps für eine Leistungsbeurteilung aus dem Home Office) statt auf Anwesenheit zu gewissen Uhrzeiten. Um diese neuen Strategien umzusetzen, benötigt es ein gegenseitiges Vertrauensverhältnis, das auf Wertschätzung und Respekt beruht. Trotzalledem benötigen Sie die richtigen Werkzeuge, um die Zeit effizient aus dem Home Office zu verwalten. Dies wird nicht nur jetzt unheimlich wichtig sein, sondern auch in der Zukunft nicht wegzudenken sein.

Entdecken Sie in diesem Blogpost Top-Tipps für ein effektives Management der Anwesenheit im Home Office!

Unsere Top Tipps für Zeitmanagement im Home Office!

#1 Pflegen Sie eine vertrauensvolle Beziehung zu Ihrem Team

Für Personalverantwortliche ist es entscheidend, ein Vertrauensverhältnis zu den Mitarbeitern zu pflegen. Auch wenn das Ergebnis im Vordergrund steht, muss sichergestellt werden, dass die aufgewendete Zeit korrekt ist. Vertrauen ist hierzu der Schlüssel zum Erfolg!

Die Erfassung der Arbeitszeiten direkt auf einer benutzerfreundlichen und digitalen Plattform ist hierfür vermutlich die einfachste Lösung. Unsere Nova Smart NG Software zum Beispiel bietet mehrere Lösungen für die Zeiterfassung: ein einfacher Klick auf den Stundenzähler von einem Computer oder einem Smartphone reicht aus um die Arbeitszeiterfassung zu starten. Haben Sie mehrere Projekte am laufen, für die Sie speziell Stunden verbuchen müssen? Dann können Sie dies ganz einfach innerhalb der Software eingeben.

#2 Erlauben Sie flexible Arbeitszeiten

Mitarbeiter im Home Office benötigen mehr Flexibilität bei ihren Arbeitszeiten. Durch den Wegfall der Anreise zum Arbeitsplatz können sie ihren Tag früher/später beginnen und früher/später beenden. Zudem ergeben sich neue Möglichkeiten die Arbeitszeiten flexibel an soziale Gegebenheiten anzupassen, z.B können Eltern Abends arbeiten, wenn die Kinder im Bett sind. Wenn Sie mehr Flexibilität bei den Arbeitszeiten gewähren, zeigen Sie Ihren Mitarbeitern, dass Ihnen ihr Wohlbefinden wichtig ist und dass Sie bereit sind, sich Ihnen anzupassen. Dies bringt einen großen Motivationsschub mit sich und resultiert in einer erhöhten Produktivität.

Mit Hilfe einer Software können Sie die Kontrolle über diese Flexibilität behalten, indem Sie Zeitfenster für die Anwesenheitspflicht einrichten, die Arbeitszeiten kontrollieren oder die Anwesenheitsraten mit konkreten und angepassten Berichten analysieren.

#3 Entscheiden Sie sich für eine effiziente und fließende Kommunikation

Das Arbeiten aus dem Home Office kann zu Missverständnissen führen. Diese beeinträchtigen dann meist die Arbeitsatmosphäre im Unternehmen und verschwenden wertvolle Zeit. Eine klare Kommunikationsstruktur, spezifische Prozesse & zentrales Management der Arbeitszeit kann hierbei schon helfen. Dies sollte alles autonom vom Mitarbeiter verwaltet werden und vom Arbeitnehmer eingesehen werden, um eine Echtzeitkontrolle zu gewährleisten.

Eine digitale Lösung ist hierfür meist die einfachste und effizienteste Lösung. Jeder Akteur Ihres Unternehmens hat einen spezifischen Zugang zur Software und kann seine Abwesenheitsanträge (Krankheit, Urlaub, Umzug, etc.) stellen. Zudem gewährt diese schnellen Einblick in die geleisteten Stunden. Die Personalabteilung und die Manager erhalten Benachrichtigungen, um Anfragen zu akzeptieren oder abzulehnen, während Ihre Mitarbeiter einen zentralen Überblick darüber haben. Eine reibungslose, schnelle und effiziente Kommunikation ist deshalb garantiert.

#4 Messen Sie die Auswirkungen der Pandemie auf Ihr Unternehmen

Die Messung der Auswirkungen der diesjährigen Pandemie auf die Abwesenheiten und folglich auf das Unternehmen ermöglicht Ihnen, präzise Ziele für das neue Jahr zu setzen. Sie sollten einen detaillierten Bericht für Ihr Top-Management bereitstellen. Dieser kann helfen die Abwesenheitsdaten im Zusammenhang mit COVID-19 zur allgemeinen Analyse der Auswirkungen der Pandemie auf das Unternehmen zu bewerten.

#5 Motivieren Sie Ihre Teams mit frühzeitiger Planung

Die Vorbereitung von Arbeitsplänen für das kommende Jahr zeigt, dass das Unternehmen positive in die Zukunft blickt und Arbeitnehmer dies ebenfalls können. Es trägt zur Dynamik des Unternehmens bei und verbessert die Organisation erheblich. Sie können die Zeitpläne Ihrer Teams im Vorraus planen, Veranstaltungen hinzufügen, eine Liste von Vertretungen erstellen oder sogar die Zeitpläne nur mit dem betroffenen Team teilen.

Kontaktieren Sie uns für eine kostenlose Demo unseres HRIS NOVASmart.

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