Meistern Sie Virtuelles Onboarding Mit Unserer Checkliste
Das Onboarding neuer Mitarbeiter gibt den allgemeinen Ton der neuen Beschäftigung an sowie hat entscheidenden Einfluss auf den ersten EIndruck des Mitarbeiters. Zudem ermöglicht es den Managern, das Onboarding so zu gestalten, dass erste Ergebnisse frühzeitig erzielt werden können. Vor allem in der jetzigen Zeit, in der das Arbeiten von zu Hause größtenteils die Arbeit in einem Großraumbüro ersetzt hat, gewinnt das virtuelle Onboarding an Bedeutung. Allerdings bringt es Herausforderungen mit sich, denen sich weder Manager noch Mitarbeiter bei einem persönlichen Onboarding-Prozess stellen mussten.
Wir geben Ihnen die ultimative Checkliste für virtuelles Onboarding an die Hand, um einen erfolgreichen und strategischen Prozess zu schaffen, der Ihre Mitarbeiter willkommen heißt – von der Zeit vor dem ersten Tag bis zu den ersten Monaten danach.
Erklärt: Die 3 Onboarding Phasen
Der Onboarding-Prozess kann in 3 Phasen unterteilt werden: die Preboarding-, Einstiegs- & Integrationsphase. Alle drei konzentrieren sich auf verschiedene Schlüsselthemen & Herausforderungen, mit denen das Unternehmen und der Mitarbeiter konfrontiert werden.
Preboarding Phase
Ziel dieser Phase ist es, den Mitarbeiter von Anfang an auf Erfolgskurs zu bringen. Diese Phase beginnt unmittelbar nach der Einstellung eines neuen Talents und priorisiert den gesamten organisatorischen Prozess, in den die Personalabteilung und der verantwortliche Manager verwickelt sind. Bei Erfolg kann der Mitarbeiter sofort am ersten Tag seine Arbeit aufnehmen. Eine gute Kommunikation und der Zugang zu Informationsmaterial stehen im Vordergrund.
Eintrittsphase
Das Ziel dieser Phase ist es, den Mitarbeiter in das neue Unternehmen einzuführen, einschließlich der Teams, Routinen, Prozesse, Projekte, Organisationskultur und Arbeitsabläufe. Diese Phase beinhaltet die erste Arbeitswoche, umfasst aber insgesamt die ersten drei Monate in der neuen Position. Diese Phase ist die wichtigste für die Bindung von Talenten, da sie für den ersten Eindruck verantwortlich ist und den allgemeinen Ton der Beschäftigung vorgibt.
Integrationsphase
Das Ziel ist die vollständige Integration des neuen Mitarbeiters auf allen Ebenen, sozial, fachlich & kulturell. Die Dauer dieser Phase hängt vom Mitarbeiter & Unternehmen selbst ab und kann von 3 bis 12 Monaten variieren. Diese Phase kann teambildende Maßnahmen, Schulungen, Feedbackgespräche, Projekte und mehr beinhalten.
Wir haben die ultimative virtuelle Onboarding-Checkliste zusammengestellt, mit der Sie alle drei Phasen in einer Remote-Umgebung meistern können. So geht’s:
Preboarding Checkliste
| ⬜️ | Denken Sie über die Einführung von E-Signatur-Tools nach, um eine einfachere & effizientere Dokumentenverwaltung zu ermöglichen. |
| ⬜️ | Sammeln Sie alle notwendigen persönlichen Informationen und Kopien der erforderlichen Dokumente, wie z. B. Sozialversicherungsnummer, Ausweisnummer & -kopien, Bankkontodaten u.v.m. |
| ⬜️ | Vergewissern Sie sich, dass Ihre digitale Datensicherheit mit den lokalen Gesetzen übereinstimmt |
| ⬜️ | Beginnen Sie mit der Einrichtung der IT-Infrastruktur, einschließlich Mitarbeiterausweisen, Zugang zum Unternehmensportal, Logins für Videokonferenz-Tools u.v.m. |
| ⬜️ | Bereiten Sie den Home Office Arbeitsplatz des Mitarbeiters vor, indem Sie alle notwendigen Geräte per Post senden oder sie den Mitarbeiter ins Büro kommen lassen, um diese selbst abzuholen (Firmen-Laptop, Telefon, Desktop, Tastatur,…) |
| ⬜️ | Schicken Sie ein Begrüßungspaket mit Informationsmaterial, einschließlich Informationen zu Produkten/Dienstleistungen, Unternehmensstruktur, Hierarchie, Kultur u.v.m. |
| ⬜️ | Geben Sie ihnen ein kleines Willkommensgeschenk, das Sie Ihren neuen Mitarbeitern normalerweise an ihrem ersten Tag geben würden, z. B. eine Tasse mit dem Firmenlogo oder etwas Ähnliches. |
| ⬜️ | Weisen Sie dem neuen Mitarbeiter einen Buddy zu, der als virtuelle Unterstützung durch den Onboarding-Prozess leitet. |
| ⬜️ | Betonen Sie die ständige Erreichbarkeit der Personalabteilung oder des Buddys für Fragen |
| ⬜️ | Informieren Sie Ihr Team über den Neuankömmling |
| ⬜️ |
Geben Sie die Agenda der ersten Woche durch, damit klar ist, was zu erwarten ist |
| ⬜️ | Richten Sie ein Einführungsgespräch mit ihren direkten Teammitgliedern ein & stellen Sie alle vor |
Eintritts-Checkliste
Der Erste Tag
| ⬜️ | Planen Sie ein kurzes Begrüßungsgespräch mit dem direkten Team, in dem relevante Themen besprochen werden. |
| ⬜️ | Richten Sie ein Gespräch mit der IT-Abteilung ein, um die Grundlagen der IT-Infrastruktur des Unternehmens zu klären, benötigte Zugangsdaten und VPN zu erhalten und sie in die allgemeinen Datenschutzrichtlinien einzuführen. |
| ⬜️ | Stellen Sie die wichtigsten Ansprechpartner vor. |
| ⬜️ | Vereinbaren Sie ein Treffen mit dem direkten Vorgesetzten und dem neuen Mitarbeiter, um über die Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Erwartungen des neuen Mitarbeiters zu sprechen und eventuelle Fragen zu klären. |
Die Erste Woche
| ⬜️ | Lassen Sie jedes direkte Teammitglied des neuen Mitarbeiters eine kurze virtuelle Kaffeepause von 15 Minuten einrichten, um die zukünftigen Arbeitsüberschneidungen zu klären. |
| ⬜️ | Planen Sie am Ende eines jeden Tages 15-minütige Q&A Gespräche zwischen Buddy und neuem Mitarbeiter ein. |
| ⬜️ | Klären Sie die Rahmenbedingungen der Arbeit im Unternehmen, einschließlich Teamregeln, Kernarbeitszeiten, Organisation von Meetings, Zeiterfassung etc. |
| ⬜️ | Machen Sie sie mit den gängigen Unternehmensportalen oder den verwendeten Tools vertraut |
| ⬜️ | Planen Sie über die Woche verteilt 30- 45 min. ausführliche Firmenpräsentationen ein, in denen das Unternehmen selbst, seine Produkte & Dienstleistungen etc. vorgestellt werden. Vermeiden Sie „Zoom“-Ermüdung. |
| ⬜️ | Halten Sie eine Präsentation über die Branche & ihre Hauptkonkurrenz |
| ⬜️ | Richten Sie ein Gespräch mit der IT ein (falls nötig), um eventuell aufgetretene Probleme oder Fragen zu klären oder einen noch nicht vorhandenen Zugang zu klären. |
| ⬜️ | Führen Sie am Ende der Woche ein Feedback-Gespräch zwischen der Führungskraft & dem neuen Mitarbeiter, um eventuelle Missverständnisse, Unklarheiten oder Fragen des Mitarbeiters zu klären. Geben Sie ihnen einen kleinen Überblick darüber, was in der zweiten Woche auf diesen zukommt (falls noch nicht klar). |
Integrations-Phase
| ⬜️ | Sprechen Sie über das Weitere Vorgehen im Bezug auf Weiterbildungsmöglichkeiten |
| ⬜️ | Planen Sie eine Einführungsveranstaltung für alle Neuzugänge |
| ⬜️ | Überlegen Sie sich teambildende Aktivitäten, die Sie leicht umsetzen können |
| ⬜️ | Besprechen Sie mit dem Mitarbeiter den individuellen Einarbeitungsplan für das Onboarding |
| ⬜️ | Planen Sie regelmäßige Feedback-Gespräche |
| ⬜️ | Denken Sie über die Implementierung einer geeigneten Onboarding-Software für schnellere Ergebnisse & bessere Leistung nach |
| ⬜️ | Halten Sie das Work-Buddy-Programm aufrecht, um die Integration ins Unternehmen zu erleichtern |
Mit dieser Checkliste für virtuelles Onboarding sollten Sie in der Lage sein, großartige Talente einzustellen, Ihre Mitarbeiter zu binden und ihnen zu ermöglichen, sich von Anfang an in Ihr Unternehmen zu integrieren. Ein sofortiger Return on Investment steht dann nichts mehr im Weg.
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