Seitdem Computer und moderne Technologie zu einem festen Bestandteil unseres täglichen Lebens geworden sind, haben Unternehmen mehr und mehr diesen Trend zur Digitalisierung aufgegriffen. Die Liebe zu Excel-Tabellen hat vermutlich die Integration digitaler Prozesse nicht unbedingt unterstützt. Jedoch ist es jetzt an der Zeit, manuelle Prozesse zu minimieren und die Personalabteilung durch den Einsatz effizienter Software zu optimieren. Wenn es um das Spesenmanagement geht, gibt es viele Optionen, aber welche Software sollte Ihr Unternehmen wählen?
Wir haben einige Funktionen von Spesensoftware gesammelt, die definitiv in Betracht gezogen werden sollten. Analysieren Sie diese genau, bevor Sie sich Hals über Kopf in eine Lösung stürzen, die für Ihr Unternehmen nicht geeignet ist.
ERSTER SCHRITT: VERSTEHEN SIE IHRE BEDÜRFNISSE
Bevor Sie eine Spesensoftware implementieren, müssen Sie die Bedürfnisse und Anforderungen Ihres Unternehmens verstehen. Jede Branche, jedes Unternehmen und jede Abteilung wird Spesensoftware anders, aber auch mehr oder weniger benutzen. Daher ist das Verständnis der Probleme in der bisherigen manuellen Spesenverwaltung für eine erfolgreiche Implementierung von entscheidender Bedeutung. Viele Unternehmen sind mit den folgenden Problemen konfrontiert:
- Langwieriger Prozess der Verwaltung verschiedener Excel-Tabellen
- Zeitaufwändige Prozesse zum Einreichen von Quittungen, zur Genehmigung und Ablehnung von Ausgaben sowie die Koordination mit der Buchhaltung.
- Falsche oder verspätete Abgabe von Spesenabrechnungen
- Vermeidbare Rückerstattungsfehler, die zu überhöhten Ausgaben führen
Diese Schwierigkeiten können dazu führen, dass Spesenprozesse und Rückerstattungen wertvolle Zeit in Anspruch nehmen. Dabei könnten Sie die Zeit besser für andere Aufgaben innerhalb des Unternehmens nutzen.
DARAUF MÜSSEN SIE BEI EINER SOFTWARE ACHTEN
Um sich von manuellen Prozessen zu befreien und alle Probleme zu lösen, mit denen Sie derzeit konfrontiert sein könnten, ist es wichtig, die richtige Software für Ihr Unternehmen zu wählen. Dabei ist es wichtig die Funktionen der jeweiligen Spesensoftware auf Ihre Anwendung in der Zukunft zu testen. Wir haben einige Funktionen analysiert, die Sie definitiv in Erwägung ziehen solten, um zukünftige Probleme zu vermeiden.
Kompatibel mit Mehreren Währungen
Geschäftsreisen in die USA oder nach China, Büros in der Schweiz und in Japan: Dazu muss Ihre Spesensoftware in der Lage sein, verschiedene Währungen zu verarbeiten. Dies ist ein wichtiges Merkmal, das während des gesamten Prozesses bis hin zur Rückerstattung nötig ist. Wenn diese Funktion in der von Ihnen gewählten Software nicht verfügbar ist, wird Ihr Team große Schwierigkeiten haben, Mitarbeiter korrekt zu begleichen.
Einfache & Digitale Genehmigung
Die manuelle Verwaltung Ihrer Ausgaben mit Hilfe von Excel-Tabellen, verlangt ein stetiges Hin-und Her von Emails, um die Genehmigung der Spesen abzuschließen. Mit einer geeigneten Spesenverwaltungssoftware sollten Sie sich nicht darum kümmern müssen. Mit der richtigen Software können Sie den verschiedenen Teammitgliedern unterschiedliche Rollen und Zugriffsrechte zuweisen und sie sofort benachrichtigen, wenn ein Schritt erforderlich ist, um den Spesenprozess fortzusetzen.
Keine Papierbelege Mehr
Sicherstellen, das alle Quittungen gesammel und keine Quittung fehlt, um Ihre Mitarbeiter korrekt zu entschädigen, sollte Ihrer Vergangenheit angehören. Mit einer geeigneten Spesensoftware sollten die Mitarbeiter in der Lage sein, sofort ein Foto der Quittung zu machen, diese zu kategorisieren und einzureichen. Der Prozess wird automatisch effizienter, umweltfreundlicher und ermöglicht einen schnelleren Genehmigungs- oder Ablehnungsprozess. Das Ergebnis? Die Mitarbeiter werden sich freuen, das Geld in kürzester Zeit wieder auf ihren Bankkonten zu sehen.
Ausgabenüberwachung in Echtzeit
Die Einhaltung eines Budgets und die Überwachung der Ausgaben kann eine knifflige Aufgabe sein, wenn eine Excel-Tabelle täglich aktualisiert werden muss. Fehler sind da nicht allzu fern. Mit der richtigen Software zur Spesenverwaltung sollte dies überflüssig sein. Die Spesensoftware sollte überFunktionen zur Budgetbestimmung, -kontrolle & analyse verfügen.
Einfache Integration mit anderer Software
Eine doppelte Dateneingabe verschlingt definitiv viel Zeit, ohne große Auswirkungen zu haben. Es sollten deshalb alle erdenklichen Maßnahmen ergriffen werden. Unternehmen, die ihre Spesen manuell verwalten, müssen die gesammelten Informationen erneut in die Gehaltsabrechnungssoftware ihrer Wahl eingeben. Dies lässt sich leicht vermeiden. Achten Sie bei der Wahl einer Spesensoftware auf die Möglichkeit, die Software in Ihr aktuelles Gehaltsabrechnungsprogramm zu integrieren. Auf diese Weise können Sie effizienter arbeiten und Ihre Prozesse abteilungsübergreifend optimieren.
Garantierte Betriebsfähigkeit
In Zeiten wie diesen macht sich jeder Gedanken darüber, wie sein Unternehmen weiter wachsen kann. Die unterschiedlichen Arbeitsorte der Mitarbeiter machen verschiedene Prozesse schwieriger. Besonders beim Spesenmanagement kann dies ein heikles Thema sein, wenn die Mitarbeiter immer noch Quittungen in Papierform einreichen müssen und E-Mails zu Genehmigungszwecken hin- und hergeschickt werden müssen. Die von Ihnen gewählte Software sollte sich leicht an verschiedene Arbeitsumgebungen und unterschiedliche Berechtigungen anpassen lassen. Mit der Wahl einer Spesenmanagement-Software entscheiden Sie sich für einen digitalen Prozess, der für alle beteiligten Parteien leicht zugänglich ist.
Dies sind nur einige wenige Funktionen der Spesensoftware, auf die Sie achten müssen. Jedes Unternehmen wird zusätzliche Funktionen benötigen. Daher ist es entscheidend, verschiedene Software zu benchmarken und zu sehen, ob sie den Bedürfnissen Ihres Unternehmens entspricht.
Schauen Sie sich unser Nova Smart-Spesenmanagementmodul an und kontaktieren Sie uns, um zu sehen, wie wir unsere Software an Ihre Bedürfnisse anpassen können.
