Eine Erfolgreiche Angebotsanfrage Erstellen
Eine Angebotsanfrage schreiben (Englisch: Request for Proposal (RFP)) zählt normalerweise zu den ersten Schritten für eine Organisation, die ihre globale Gehaltsabrechnungsstrategie ändert und einen neuen Anbieter wählen möchte.
Überraschenderweise berücksichtigen viele Organisationen den richtigen Prozess nicht und verwenden alte Angebotsanfragen oder überstürzen den Ablauf komplett. Derartige Aktionen bringen das Projekt nicht zu einem guten Start. Die Anbieter sind nicht in der Lage, eine Lösung anzubieten, die alle Bedürfnisse Ihrer Organisation abdecken.
Daher ist es wichtig, eine RFP zu erstellen, die alle Informationen enthält, die erforderlich sind, um Ihrem Unternehmen die richtige Lösung für die globale Gehaltsabrechnung anzubieten.
In diesem Beitrag befassen wir uns mit den 4 Best Practices bei der Erstellung einer perfekten RFP für die globale Gehaltsabrechnung.
Eine klare, interne Projekt-Guidline Erstellen
Um eine erfolgreiche Angebotsanfrage schreiben zu können & durchzuführen, sollten Sie einen internen Projektleitfaden entwerfen. Skizzieren Sie, wer von Anfang an in das Projekt einbezogen werden muss, damit sich die Kollegen auf den Prozess vorbereiten können. Ein klarer Aktionsplan wird helfen hervorzuheben, wer in den Frage- und Anforderungsprozess der Ausschreibung einbezogen werden muss, wie die Ausschreibung veröffentlicht wird & wer die Vorschläge von den Anbietern erhält. Zudem geht hervor, wie die Vorschläge bewertet und ausgewertet werden und wer an der Prüfung & Beantwortung der Vorschläge beteiligt wird. Die Festlegung von Zeitrahmen für den Prozess wird dazu beitragen, das Projekt zusammenzuhalten und voranzubringen.
Die speziellen Anforderungen Ihrer Personalabrechnung
Jede Organisation hat einzigartige Anforderungen an die Gehaltsabrechnung. Wenn Sie die Fragen für Ihre Angebotsanfrage entwerfen, stellen Sie sicher, dass diese auf den Anbieter ausgerichtet sind, der Ihre spezifischen Gehaltsabrechnungsanforderungen lösen möchte. Das Ziel der RFP ist es nicht, allgemeine Informationen von Ihren Dienstleistern zu verlangen, dies sollte bereits vorher abgedeckt worden sein. Strukturieren Sie Ihre RFP so, dass Sie Ihre globalen Lohnabrechnungsprioritäten kommunizieren. Dies wird den Anbietern helfen, mit der besten Lösung für Ihr Unternehmen zu antworten.
Formulieren Sie Ihre Fragen mit Bedacht
Sobald Sie Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungsbedürfnisse priorisiert haben, ist es wichtig, dass Sie Ihre Frage so formulieren, dass Sie verstehen, wie der Anbieter Ihre Bedürfnisse lösen wird. Halten Sie sich von „Ja“ oder „Nein“ Fragen fern (es sei denn, dies ist wirklich notwendig). Dadurch erhalten Sie einen minimalen Einblick, wie Sie das Beste aus der Lösung herausholen können.
Angebotsanfrage Schreiben- Was MUSS rein
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Projekt Überblick
Kurze Einleitung in das Projekt, damit der Dienstleister von Beginn an weiß, ob dieser den Service bringen kann.
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Informationen über Ihr Unternehmen
Ein grober Überblick über Ihr Unternehmen – nicht zu lange.
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Projektziel
Identifizieren Sie klar, welche Ziele Sie mit Ihrer globalen Personalabrechnung erreichen möchten.
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Projektumfang
Die genaue Ausführung der Details innerhalb einer Angebobtsanfrage sind essentiell für den Erfolg der Implementierung. Genauso wie eine ungenaue Frage, wird Ihnen ein ungenauer Projektumfang wenig zufriedenstellende Ergebnisse liefern.
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Zeitplan
Es ist wichtig, dem Dienstleister einen Ausblick zu geben, bis wann Sie eine Implementierung der neuen globalen Strategie wünschen. Dies ermöglicht dem Dienstleister Ihnen frühzeitig die Einhaltung oder Nichteinhaltung des Zeitplans mitzuteilen.
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Mögliche Hindernisse
Seien Sie ehrlich & teilen Sie dem Dienstleister mögliche Schwierigkeiten oder Probleme mit. Einer der Hauptwerte von NOVATIVE ist gegenseitiges Vertrauen. Um dies zu erreichen, muss die Ehrlichkeit von beiden Seiten aus gegeben sein. Zudem wird es helfen, die Dienstleister auszusortieren, die diese möglichen Probleme nicht lösen können.
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Budget
Natürlich ist es genauso wichtig, offen und ehrlich über das zur Verfügung stehende Budget zu sprechen. Je mehr Sie Überraschungen vermeiden können, desto besser!
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Was Sie von einem Dienstleister für Globale Gehaltsabrechnung erwarten
Weitere Überraschungen können durch das Mitteilen von Ihren Erwartungen an einen globalen Partner für Personalabrechnung eliminiert werden. Formulieren Sie, welche Punkte (Zeit, Budget, …) für Ihr Projekt sehr wichtig sind & erwähnen Sie, dass Sie die Anfrage basierend auf diesen Punkten bewerten.
Warum dieser Artikel für Sie wichtig sein sollte
Die Aussicht, eine RFP zu verfassen, kann entmutigend sein. Der Prozess kann Ihrem internen Team jedoch einen klaren Einblick geben, was von dem Projekt erwartet wird und welche Ziele erreicht werden sollen. Wenn Sie diese einfachen Tipps befolgen, sollten Sie den Anfang machen, den Sie für die Erstellung und Durchführung einer erfolgreichen Angebotsanfrage benötigen.
