Ist die Verwaltung von Abwesenheiten aus dem Home Office eine Herausforderung? Verändern Sie dies mit unseren Top-Tipps und Best Practices zu einem Erfolg! Abwesenheitsmanagement im Home Office made easy!
Das Personalmanagement hat sich im letzten Jahr erheblich weiterentwickelt und wird sich in Zukunft zweifellos noch mehr verändern. Insbesondere ist der Anteil an Mitarbeitern, die aus dem Home Office arbeiten, deutlich angestiegen. Die Verwaltung von Abwesenheiten ist somit nicht mehr so einfach wie früher. Früher konnte man einfach schnell den Nachbarsschreibtisch kontrollieren und wusste so schnell, wer anwesend und wer abwesend war. Mit der vermehrten Arbeit im Home Office ist dies nicht so einfach. Die ständige Kommunikation via Computer sind die meisten nicht gerade gewohnt.
Das ist jedoch nicht die einzige Herausforderung. Eine weitere besteht darin, Fehlzeiten zu reduzieren und eine positive und fröhliche Atmosphäre am Arbeitsplatz zu fördern – gerade deshalb, da jeder alleine zu Hause sitzt.
Lesen Sie unsere Top-Tipps und Best Practices, um diese Herausforderungen erfolgreich zu meistern!
Unsere Top Tipps für das Abwesenheitsmanagement aus dem Home Office!
#1 Entscheiden Sie sich für ein Intelligentes & Digitales System
Ein intelligentes System hilft Ihnen, nicht den Überblick zu verlieren.
Ein intelligentes HR-Software-System integriert eine Reihe von Modulen und Funktionalitäten, um bestens auf Ihre Bedürfnisse einzugehen. Es berücksichtigt die Abwesenheitsdaten Ihrer Mitarbeiter und integriert diese in die Gehaltsabrechnung oder die Arbeitsplanung mit ein. Zudem bietet Ihnen das digitale System eine Reihe von Analysen basierend auf der Anzahl der Abwesenheiten, der Art der Abwesenheiten und vieles mehr. Im Kontext von Home Office Arbeit wird ein HRMS-System Ihr bester Verbündeter sein, um ein effizientes und genaues Abwesenheitsmanagement zu gewährleisten.
#2 Verwalten Sie Effizient COVID-19-bezogene Abwesenheiten
Schneller Zugriff auf Daten von COVID-19-bezogenen Abwesenheiten.
Die Pandemie hat so manche Herausforderung für Personaler mit sich gebracht. Die Gründe für eine Abwesenheit reichten von Krankheit über Kinderbetreuung bis zu Arbeitern, die komplett Ihre Arbeit unterbrechen mussten. Das machte die Verwaltung der Abwesenheiten nicht ganz einfach. Manager und HR erkannten schnell, dass ein digitales und intelligentes System benötigt wurde, um viel Zeit zu sparen & Klarheit zu schaffen.
#3 Seien Sie sich über Ihre Erwartungen im Klaren
Klare Kommunikation verhilft zu Klarheit und Organisation.
Bei Home Office Arbeit ist es wichtiger denn je, eine klare Kommunikation in den Vordergrund zu stellen. Es ist ratsam, Richtlinien mit Bedingungen, Erwartungen und Zielen aufzustellen. Für das Abwesenheitsmanagement ist dies mehr als empfehlenswert. Sie sollten Ihrem Team klar mitteilen, wann eine Arbeitspflicht herrscht (bestimmte Zeitfenster, bestimmte Tage…) und für welche spezifischen Gründe diese ausgesetzt werden kann. Die effektivste Lösung ist es, diese Regeln digital festzuhalten, so dass jeder jederzeit darauf zugreifen kann.
#4 Ermutigen Sie Ihr Team, Ihre Urlaubstage Frühzeitig zu Planen
Die Urlaubsplanung wird Ihre Mitarbeiter motivieren & gibt Ihnen Zeit zur Vorbereitung und Organisation.
Was gibt es motivierenderes, als zu wissen, dass man bald in den Urlaub fährt? Das ist definitiv einer der Hauptvorteile, wenn man seinen Urlaub im Voraus plant! Ihre Mitarbeiter werden produktiver und motivierter sein und seltener ungerechtfertigte Abwesenheiten haben. Ermutigen Sie sie auch, eine lange Pause zu machen, damit sie sich vollständig erholen und in bester Verfassung zurückkommen können! Für Sie als Arbeitgeber bedeutet das Wissen, wann Ihre Teammitglieder frei haben, dass Sie die Arbeit und Verantwortlichkeiten sofort auf andere Mitarbeiter verteilen können – ohne böse Überraschungen zu erleben..
#5 Seien Sie Flexibel & Verfügbar
Zeigen Sie Ihren Mitarbeitern, dass Sie sich um ihr Wohlbefinden kümmern.
In unvorhergesehenen Zeiten wie der COVID-19-Pandemie ist es entscheidend, verständnisvoll und flexibel zu sein. Außerdem indem Sie flexible Arbeitszeiten zulassen, minimieren Sie das Risiko unerwarteter Abwesenheiten und zeigen Ihren Mitarbeitern, dass Sie ihnen vertrauen. Einige Ihrer Teamkollegen sind vielleicht Eltern und werden es zu schätzen wissen, wenn sie ihren Arbeitstag anders gestalten können, um die Balance zwischen Berufs- und Familienleben zu managen. Wenn Sie stets für Ihre Mitarbeiter erreichbar sind, können Sie die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter verstehen. Es kann schwierig sein, den Fortschritt und die Leistungen von Mitarbeitern konkret zu messen. Deshalb spielt die Kommunikation eine große Rolle. Vergessen Sie nicht, ihnen zu danken und zu gratulieren, das ist ein großer Motivationsschub!
#6 Fördern Sie eine positive Atmosphäre am Arbeitsplatz
Wenn sich Ihre Mitarbeiter am Erfolg des Unternehmens beteiligt fühlen, erbringen sie bessere Leistungen.
Die Aufrechterhaltung einer positiven & freundlichen Atmosphäre bei der Arbeit ist essentiell für ein funktionierendes digitales Team. Machen Sie es sich zum Ziel, regelmäßige Meetings mit Ihrem Team einzuplanen, sei es eine einfache 10 min Kaffee-Pause. Halten SIe die gleichen kleinen Gewohnheiten bei, die Sie im Büro hatten, wie Kaffeezeit, Entspannungsmoment, etc.
#7 Sammeln & Analysieren von Abwesenheitsdaten der Mitarbeiter
Die Analyse von Abwesenheitsdaten ermöglicht das Erkennen von Abwesenheitsmustern.
Abwesenheitsdaten sind ein sehr nützliches Werkzeug, um Abwesenheitsmuster zu erkennen. Wenn Sie zum Beispiel in den Zahlen sehen können, dass es viele unerwartete und ungeplante Abwesenheiten gibt, können Sie versuchen, dies zu ändern, indem Sie einen anderen Managementansatz wählen oder geänderte Arbeitspläne implementieren. Es öffnet auch die Tür, um mit Ihrem Team zu kommunizieren und sie zu fragen, wie sie sich bei der Arbeit fühlen und welche Arbeitszeiten diese bevorzugen. So können Sie einfach Fehlzeiten reduzieren und die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen.
