Récémment, de nombreuses sociétés ont fait le choix d’externaliser la gestion de leurs services généraux. Pourquoi ? Car les services généraux, au coeur du fonctionnement de l’entreprise, demandent une expertise et un savoir faire bien précis. D’autant plus avec l’arrivée du covid-19 qui n’a fait que renforcer le niveau d’exigence en termes de qualité de service et de conformité. Mais alors, face à cette montée de clients et à la diversité des activités, comment font les entreprises de services généraux pour s’organiser ? La planification est-elle la clé ?
L'importance de la planification
Oui, une bonne planification, c’est la clé de l’organisation. Elle permet de voir clairement quelles sont les prochaines missions et qui est en charge de ces missions.
Les services généraux sont toutes les activités destinées à assurer le bon fonctionnement d’une entreprise. Ils varient du nettoyage à la sécurité en passant par la maintenance ou l’organisation des espaces de travail. Cette variété dans les activités impliquent une variété de missions et donc la nécessité de planifier correctement. Pour les ressources humaines, cela peut vite devenir un casse tête si on ne dispose pas des bons outils.
Logiciel intelligent pour la planification
A l’ère du digital, la mission de planification s’est considérablement simplifiée pour les entreprises de tous secteurs. Pour les services généraux, c’est l’occasion de centraliser les données relatives à leur main d’oeuvre et à leurs activités tout en segmentant les différentes missions.
Un logiciel RH intelligent et performant vous permettra d’assurer le bon déroulement des missions et d’éviter la confusion. Vous pourrez même l’interfacer avec votre logiciel de gestion des services généraux pour plus d’efficacité.
Une bonne planification pour assurer le bon déroulement des missions
Utiliser un outil digital pour la planification des missions de services généraux vous permettra de :
- vous assurer que toutes les missions ont été planifiées selon les termes conclus avec les clients.
- d’éviter les chevauchements de missions.
- de savoir en temps réel qui sont les salariés absents et présents.
- de pouvoir faire des remplacement simplement en cas d’imprévu.
- de partager les emplois du temps avec les équipes.
- d’utiliser des modèles de planning pré-enregistrés pour un gain de temps considérable.
Une vue d'ensemble sur toutes les données
Les entreprises de services généraux vont en général manager une main d’oeuvre assez importante. La gestion des RH sur papier ou feuille Excel dans ces conditions est cauchemardesque. Un logiciel intelligent vous permettra d’avoir une vue d’ensemble sur les collaborateurs, leurs disponibilités, leurs taux d’occupation et les heures effectuées. Toutes les données seront synchronisées et utilisées pour une plus grande efficacité. Vous pourrez également segmenter la planification en fonction des postes et des expertises ou choisir de planifier toutes vos missions à partir d’un même planning.
Intégration avec votre système de gestion
Si vous utilisez déjà un système de gestion des services généraux ou un logiciel de GMAO, sachez qu’il est possible de l’interfacer avec un logiciel de gestion RH. De cette manière, vous aurez accès à tout moment aux données nécessaires pour la planification.
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