La paie est l’une des fonctions les plus essentielles dans toute organisation. En matière de paie, il n’y a pas de place pour l’erreur. La paie doit toujours être effectuée avec précision et à temps.
Ces derniers temps, la technologie a révolutionné le milieu des affaires. Le monde s’est transformé en un petit village où l’embauche de travailleurs internationaux n’a jamais été aussi rapide et facile.
Toutefois, les entreprises se rendent compte que respecter les lois et les législations locales devient plus difficile, plus coûteux et plus long à mesure qu’elles accèdent à de nouveaux marchés internationaux.
C’est pourquoi nombre d’entre elles se tournent vers des prestataires de services de paie internationale pour être en conformité avec les réglementations locales. Mais comment choisir le bon prestataire ? Quels sont les principaux critères à prendre en compte avant de prendre une décision ? Ce sont les questions auxquelles nous répondons dans cet article.
Qu'est-ce que l'externalisation de la paie internationale ?
Les services d’externalisation de la paie internationale prennent en charge le paiement de vos employés dans le monde entier.
Les services d’externalisation de la paie internationale permettent non seulement de calculer la paie, mais vont bien au-delà. Ils peuvent également inclure la gestion des avantages sociaux, la déclaration des impôts, la conformité et bien d’autres choses encore.
Un prestataire de paie internationale de qualité offre des connaissances spécifiques à chaque pays pour vous aider à embaucher comme un local et à gérer les paiements de vos employés à l’échelle mondiale.
Un tel partenariat vous permet de garder l’esprit tranquille, en sachant que vous disposez des outils adéquats pour payer vos employés et vos impôts en temps voulu.
Sur le plan légal, un prestataire de paie internationale aide les entreprises à se conformer aux lois du travail locales et internationales. Il connaît les tenants et aboutissants des lois locales, quel que soit l’endroit où vous embauchez.
Qu'est-ce qui peut vous amener à externaliser votre gestion de la paie internationale ?
1 - Vous avez besoin d’une expertise en fiscalité
En tant qu’employeur, vous n’êtes probablement pas totalement au fait des lois et règlements du pays où vos employés travaillent en matière de paie. C’est pourquoi il est important de faire appel à un expert en fiscalité qui vous aidera à vous tenir au courant des variations des lois sur l’emploi, surtout si vous embauchez à l’échelle internationale.
Les prestataires de services de paie internationale ont généralement recours à des logiciels de paie pour automatiser le calcul des impôts, des retenues et des déclarations. Ces outils permettent de prendre en compte tout un ensemble de règles liées à la paie dans différents pays et de les appliquer au calcul. Ils sont régulièrement mis à jour pour garantir la conformité avec les changements législatifs. Les prestataires de services de paie internationale sont également responsables de toute amende ou pénalité que vous subissez en cas d’erreur.
1 - Vous avez besoin d’une expertise en fiscalité
En tant qu’employeur, vous n’êtes probablement pas totalement au fait des lois et règlements du pays où vos employés travaillent en matière de paie. C’est pourquoi il est important de faire appel à un expert en fiscalité qui vous aidera à vous tenir au courant des variations des lois sur l’emploi, surtout si vous embauchez à l’échelle internationale.
Les prestataires de services de paie internationale ont généralement recours à des logiciels de paie pour automatiser le calcul des impôts, des retenues et des déclarations. Ces outils permettent de prendre en compte tout un ensemble de règles liées à la paie dans différents pays et de les appliquer au calcul. Ils sont régulièrement mis à jour pour garantir la conformité avec les changements législatifs. Les prestataires de services de paie internationale sont également responsables de toute amende ou pénalité que vous subissez en cas d’erreur.
2 - Vous n’avez pas les ressources nécessaires en interne
La gestion de la paie en interne requiert des ressources dédiées, notamment du temps et du personnel qualifié. Si votre entreprise recrute à l’international, les ressources nécessaires à la gestion de la paie peuvent doubler, tripler, voire quadrupler. Vous aurez besoin d’experts de la paie dans les pays où vous embauchez pour assurer la conformité.
Un prestataire de paie internationale prend en charge toutes les tâches liées à la paie des employés, au paiement des impôts et à l’expertise législative. Votre prestataire s’occupe de ces mêmes tâches pour chaque pays où vous embauchez. Cela vous permet non seulement de gagner du temps, mais aussi de garantir une gestion centralisée et organisée de la paie de vos employés internationaux. En libérant ce temps, vous pouvez vous concentrer sur des fonctions plus stratégiques.
3- Vous souhaitez davantage de sécurité pour vos données
Les prestataires de services de paie internationale sont des entreprises qui investissent dans des technologies de pointe et assurent un stockage redondant des données* ainsi que de multiples emplacements de serveurs. La sécurité des données sensibles est une priorité pour ces entreprises.
De ce fait, l’externalisation de la paie peut atténuer les risques d’être victime d’une attaque de phishing. Les prestataires de services de paie assurent la sécurité en limitant l’accès aux données aux seuls utilisateurs autorisés afin d’empêcher la divulgation d’informations sensibles. Ils utilisent généralement des pares-feux, un système de filtrage des noms de domaine (DNS) et une technologie anti-hameçonnage, anti-spam et anti-virus.
* En un mot, le stockage redondant des données offre une sécurité en temps réel contre les pannes de disque dur. En d’autres termes, il s’agit de stocker les données à plusieurs endroits. L’idée est que les autres disques durs de la matrice peuvent immédiatement intervenir et résoudre le problème sans aucun temps d’arrêt.
4- Vous voulez économiser
À long terme, l’externalisation de la paie peut être plus avantageuse que la paie en interne. L’externalisation de la paie vous fait économiser de l’argent car vous n’avez pas à payer pour la formation du personnel, la correction des erreurs ou la mise à jour de toutes les solutions logicielles.
Les principaux critères à prendre en compte pour choisir le bon prestataire de paie internationale.
1 - La protection des données
Lorsque l’on travaille avec des données sensibles telles que des données personnelles confidentielles, des coordonnées, des comptes bancaires et des salaires, la sécurité doit être la priorité absolue.
Vous craignez peut-être de donner à quelqu’un l’accès à des informations sensibles sur les employés. C’est une crainte naturelle. C’est pourquoi vous devez rechercher un prestataire qui fait de la sécurité de vos données sa priorité.
Un excellent prestataire de services de paie doit être en mesure de fournir un accès simple à vos données de paie sans sacrifier la sécurité essentielle. Les informations importantes relatives à la paie doivent être stockées sur des serveurs protégés et disposer d’un poste de sauvegarde physique en cas d’urgence.
Assurez-vous que le prestataire offre une sécurité en termes de confidentialité, d’intégrité et de disponibilité des informations reconnues comme critiques pour le fonctionnement et l’administration du prestataire.
Avant de choisir votre futur prestataire de paie internationale, veillez à ce que ce dernier respecte scrupuleusement les lois sur la protection des données dans chaque pays où il opère (comme le RGPD en Europe). Un autre bon indicateur de la protection des données est la conformité à certaines normes telles que la norme ISO 27001. Cette conformité signifie que le prestataire s’est soumis à un processus d’audit rigoureux validant la protection de ses données de paie. La norme ISO 27001 représente également un engagement d’amélioration continue de la sécurité.
2 - L'expertise fiscale
Les réglementations fiscales changent constamment, et ces réglementations peuvent varier considérablement d’un pays à l’autre. Il n’existe pas de solution universelle.
C’est pourquoi il est essentiel de travailler avec un prestataire de paie internationale qui dispose d’un service de conformité fiscale pour vous aider à gérer ces ajustements. Une équipe chargée de la conformité fiscale met à jour les tables d’imposition des salaires chaque année et vous assiste dans le processus de fin d’année fiscale.
Un bon prestataire de paie internationale dispose d’experts en fiscalité dans chaque pays où il opère. Cette équipe est chargée de vérifier vos données pour éviter les erreurs potentielles sur la paie et les impôts.
3- Un service multilingue
De par sa nature même, la paie internationale implique plusieurs cultures, nations et langues. S’il est difficile d’attendre de vos équipes de paie qu’elles parlent plusieurs langues, vous pouvez vous attendre à ce que votre prestataire de paie internationale le fasse.
En outre, un logiciel de paie multilingue permettra aux utilisateurs de passer à la langue qu’ils préfèrent. Cela signifie que chaque personne peut choisir sa langue préférée dans un centre de service partagé. Ainsi, deux personnes peuvent utiliser la plate-forme dans la même section, l’une en français et l’autre en arabe, par exemple.
4- Une gestion centralisée et consolidée
Les différents prestataires de services de paie utilisent différents SIRH pour stocker les données relatives à chaque pays et à la paie. Cela signifie que, si vous avez recours à plusieurs prestataires, vous devez rassembler manuellement les données de plusieurs systèmes. Le fait d’avoir plusieurs partenaires de paie augmente le risque d’erreur et vous fait perdre du temps car vous devez passer de l’un à l’autre pour récupérer vos données de paie. De plus, en raison des différents systèmes, il est difficile de comparer les données entre les différents pays.
Avec un seul et unique prestataire de paie internationale, ces questions ne se posent pas puisque vous disposez d’une seule plateforme de paie pour toutes vos filiales dans le monde. Un seul endroit, un seul système pour stocker vos données en toute sécurité. Vous pourrez également accéder facilement à vos données, obtenir des informations sur celles-ci et comparer chaque filiale entre elles.
5- Une vision claire des dépenses
Lorsque les entreprises se développent et commencent à se développer à l’étranger, elles doivent adopter les normes salariales des différents pays. Cela signifie qu’une entreprise va embaucher des personnes à différents niveaux de salaire et avec différents plans d’avantages sociaux. Il est difficile pour les entreprises de suivre ces différences. Si l’entreprise se développe dans différents pays, elle aura besoin d’une vue unique et unifiée de toutes les dépenses pour s’assurer que ses ressources sont utilisées efficacement.
Lorsque vous choisissez un prestataire de paie internationale pour externaliser le processus de paie, vous devez vous assurer que vous pouvez facilement contrôler les coûts. Vérifiez que votre entreprise peut gérer et superviser une seule et unique facture avec tous les coûts de la paie, sans frais cachés.
6- La facilité d’utilisation de la plateforme
En général, un prestataire de paie internationale met à disposition de ces clients une plateforme sécurisée sur laquelle les données de la paie sont indiquées pour chaque cycle. La facilité d’utilisation de cette plateforme est un critère essentiel à prendre en compte pour choisir le bon prestataire.
Assurez-vous que votre futur partenaire de paie internationale peut vous fournir une interface de reporting claire qui vous permettra de comprendre facilement les informations et les indicateurs de performance clés de votre traitement de la paie.
Renseignez-vous sur les principales fonctionnalités de la plateforme du prestataire et déterminez si le tableau de bord des rapports de gestion est facile à utiliser et adapté aux besoins de votre entreprise. Une autre fonctionnalité à prendre en compte est l’ESS – portail self-service pour les employés – qui peut être utile aux employés s’ils ont besoin d’accéder à leurs informations personnelles ou de les modifier.
7- Les méthodes de paiement
Avec l’évolution que connaît le monde, de nombreuses nouvelles méthodes de paiement sont introduites. Bien que les paiements SWIFT aient toujours été une excellente option, ils sont désormais démodés. Aujourd’hui, il existe de nombreux fournisseurs qui proposent des paiements internationaux rapides dans la devise de votre choix.
Si votre prestataire de services de paie internationale est en mesure de vous proposer des options de paiement différentes et nouvelles, il peut être intéressant de collaborer avec lui.
8- Le service client
La qualité du service client doit être prise en compte lors du choix d’un prestataire.
Toutes les sociétés d’externalisation de la paie proposent un service client, mais la manière et les délais de réalisation peuvent varier.
C’est pourquoi vous devez vous poser certaines questions lorsque vous déterminez le niveau de service offert par un prestataire de services de paie, par exemple :
- Quelles sont les qualifications du service client en matière de paie ?
- Comment offre-t-il son assistance ? Par téléphone, courriel, chat ou tutoriels préenregistrés ?
- Met-il à disposition un gestionnaire de compte dédié ?
- Combien de temps faut-il pour répondre à une demande ?
- Leur accord de niveau de service (SLA) correspond-il aux besoins de votre entreprise ?
Réfléchissez à vos besoins pour choisir le bon prestataire de paie internationale dont la philosophie de service correspond aux exigences et aux besoins de votre entreprise.
On ne saurait sous-estimer l’importance de choisir le bon prestataire de services de paie internationale. Trouver le prestataire idéal peut vous aider à développer votre entreprise à l’échelle mondiale en vous assurant que vous êtes en conformité avec les réglementations en matière de fiscalité et de paie sur les marchés étrangers.
En vous assurant que vous choisissez le bon prestataire de services de paie internationale, dont les caractéristiques comprennent la sécurité des données, l’expérience des employés, l’intégration facile avec les outils existants et l’évolutivité pour une croissance future, vous faciliterez la croissance de votre entreprise à l’échelle mondiale.
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