Depuis que l’informatique et les nouvelles technologies font partie intégrante de notre vie quotidienne, les entreprises ont suivi la tendance en numérisant leurs processus. Cependant, cette numérisation est parfois considérablement ralentie par l’utilisation massive des feuilles de calcul Excel pour tout type de tâches. Il est temps de réduire ces processus manuels et d’optimiser vos RH grâce à des logiciels performants et efficaces. En matière de gestion des notes de frais, les options sont nombreuses. Alors laquelle choisir pour votre entreprise ? Voici les principales fonctionnalités d’un logiciel de notes de frais à prendre en considération avant de précipiter votre choix vers une solution non adaptée à votre entreprise et vos activités.
PREMIÈRE ÉTAPE : COMPRENDRE LES BESOINS DE VOTRE ENTREPRISE
Avant d’avoir recours à un logiciel de gestion des notes de frais, vous devez comprendre les besoins et les exigences de votre entreprise. Selon le secteur, l’entreprise ou le service, l’utilisation d’un logiciel de notes de frais va varier et sera plus ou moins fréquente. C’est pourquoi il est essentiel de comprendre les pièges de la gestion manuelle des notes de frais pour réussir à tirer profit d’un logiciel. De nombreuses entreprises se retrouvent confrontées aux problèmes suivants :
- Des processus fastidieux pour la gestion des différentes feuilles de calcul Excel
- Des temps de traitement trop longs pour la récupération des reçus, la validation ou le refus des notes de frais et pour l’harmonisation avec la comptabilité.
- Une gestion incorrecte ou tardive des notes de frais.
- Des erreurs de remboursement évitables qui peuvent être la cause de dépenses excessives.
Ces éventuels défis peuvent causer du retard dans la gestion des notes de frais et leur remboursement. Gagner du temps sur ces processus vous permettra d’en dédier davantage à d’autres tâches dans l’entreprise.
LES FONCTIONNALITÉS À RECHERCHER DANS UN LOGICIEL DE NOTES DE FRAIS
Pour vous libérer des processus manuels et résoudre tous les problèmes que vous pouvez rencontrer actuellement, il est important de choisir le bon logiciel pour votre entreprise, celui qui offre toutes les fonctionnalités dont vous pourriez avoir besoin à l’avenir. Découvrez les fonctionnalités d’un logiciel de gestion des notes de frais qui méritent une attention toute particulière afin d’éviter les futurs points de blocage.
La compatibilité avec différentes devises
Voyage d’affaires aux États-Unis et en Chine, bureaux en Suisse et au Japon… Votre logiciel doit être capable de traiter les notes de frais dans différentes devises. C’est une caractéristique importante à prendre en compte tout au long du processus, de l’ajout au remboursement de la note de frais. Si cette fonctionnalité n’est pas disponible dans le logiciel que vous avez choisi, votre équipe risque d’avoir du mal à rembourser correctement les employés et se verra confrontée à un ensemble de complications.
Un processus simple et numérisé
Lorsque vous traitez les notes de frais manuellement à l’aide de feuilles de calcul Excel, vous devez collecter tous les justificatifs papier et les envoyer avec une fiche de données au manager responsable pour obtenir son approbation. Avec un logiciel de notes de frais, vous ne devriez pas avoir à vous préoccuper de ça. Un bon logiciel vous permettra d’attribuer différents rôles et droits d’accès aux membres de votre équipe et de les informer immédiatement lorsqu’une étape est nécessaire pour la suite du processus.
Pas besoin de justificatifs papier
Rassembler les reçus et s’assurer qu’il n’en manque aucun pour rembourser les employés avec précision et assurer une comptabilité harmonieuse sera désormais de l’histoire ancienne. Avec un logiciel de gestion des notes de frais, les employés pourront prendre immédiatement une photo de leur justificatif, l’ajouter sur la plateforme et le classer selon sa nature. C’est ainsi plus efficace, plus écologique et cela permet également d’accélérer le processus de validation ou de refus de la note de frais. Vos employés seront ravis de se voir rembourser leurs notes de frais en un rien de temps !
Un contrôle des dépenses optimisé avec une visibilité en temps réel
Respecter un budget et contrôler les dépenses peut s’avérer être une tâche délicate quand vous devez mettre quotidiennement à jour votre tableur Excel. Les erreurs ne sont pas loin. Un logiciel de gestion des notes de frais performant dispose d’une fonction vous permettant de fixer un budget et de savoir facilement quand ce dernier est atteint.
Une intégration simple avec d’autres logiciels
La double saisie de données prend beaucoup de temps sans pour autant avoir d’impact significatif. I faut donc prendre toutes les mesures possibles pour l’éviter. Les entreprises qui s’occupent des notes de frais manuellement vont parfois devoir entrer à nouveau les données collectées dans leur logiciel de paie. Cette double saisie peut être éliminée. Au moment de choisir votre logiciel de notes de frais, il est judicieux de prêter attention à la possibilité d’intégrer votre futur logiciel à votre logiciel de paie actuel. Si l’intégration est possible, vous travaillerez beaucoup plus efficacement et optimiserez vos processus dans tous les départements.
Une continuité de l’activité garantie
Dans des situations comme celle que l’on vit actuellement, il n’est pas rare de voir les entreprises s’inquiéter de la continuité de leurs activités quand leurs employés se retrouvent séparés et travaillent à distance. La gestion des notes de frais, en particulier, peut être un sujet délicat à traiter entre les justificatifs papier qui doivent être transmis par les employés et les va-et-vient des e-mails pour obtenir l’approbation des notes de frais. Le logiciel que vous allez choisir doit pouvoir s’adapter facilement à divers environnements de travail et à différents droits d’accès. En optant pour un logiciel de notes de frais, vous choisissez un processus numérisé et facilement accessible par l’ensemble des personnes concernées.
Il ne s’agit là que de quelques fonctionnalités d’un logiciel de notes de frais à prendre en considération au moment faire votre choix. Chaque entreprise aura besoin de fonctions supplémentaires propres à son activité. Il est donc crucial de procéder à une étude comparative des différents logiciels du marché afin de trouver celui qui sera adapté à votre entreprise.
Découvrez notre module Nova Smart pour la gestion des notes de frais et contactez-nous pour voir comment nous pouvons personnaliser et adapter notre logiciel à vos besoins spécifiques.
